Conviértete en un jefe en el correo electrónico No dejes que te lleve todo el día

182,900,000,000 correos electrónicos.

182.9 mil millones.

Eso es más de 25 correos electrónicos por cada mente humana en el planeta.

Y eso es justo lo que enviamos en un día (PDF).

Dada la gran cantidad de correos electrónicos que se envían y reciben todos los días, no es de extrañar que esta comunicación electrónica se haya vuelto demasiado difícil de manejar para muchos de nosotros. Pero no se preocupe, aquí hay algunos secretos de productividad que pueden ayudarlo a domar a la bestia.

Usar respuestas enlatadas

No puedo enfatizar la importancia de este. Lo más probable es que responda a muchos correos electrónicos de la misma manera, ya sea rechazando una presentación, reconociendo los esfuerzos de un colega o un simple saludo. Lo único que debe hacer es crear respuestas enlatadas para sus correos electrónicos más utilizados.

Es muy fácil configurar respuestas enlatadas en Gmail Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas ¿No tiene tiempo para preparar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya mal? Fácil, consigue comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? ¡Prueba los correos electrónicos enlatados! Piensa ... o cualquier otro cliente de correo electrónico. No importa cuán rápido sea un mecanógrafo, no es más rápido que dos clics de su mouse, ¿verdad? Ahorre algo de tiempo y haga esto ahora.

Configurar filtros y etiquetas / carpetas

La mejor manera de abordar una sobrecarga es resolverla primero. Eso significa usar filtros y etiquetas / carpetas en su bandeja de entrada. Outlook tiene carpetas, Gmail tiene etiquetas y ambos tienen filtros que puede configurar para enrutar automáticamente su correo electrónico a estas carpetas y etiquetas. Puede configurar filtros avanzados 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada ¿Qué filtros debe tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada sea tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... en Gmail de acuerdo con sus necesidades personalizadas. De hecho, Gmail ofrece llevar automáticamente algún orden a su correo electrónico. 6 formas de recuperar su bandeja de entrada de correo electrónico. 6 formas de recuperar su bandeja de entrada de correo electrónico. ¿Hay algo más útil, frecuente y frustrante como una bandeja de entrada de correo electrónico? Ha existido desde siempre y seguimos usándolo, y mientras lo sigamos usando, la gente como yo ... con su nueva bandeja de entrada prioritaria.

Toman algo de tiempo para configurar y categorizar bien, y el primer mes requiere una aportación constante de su parte. Pero vale la pena su tiempo a largo plazo. No solo coloque las cosas apresuradamente bajo etiquetas y filtros, piénselo y categorice bien porque esta es la automatización que su bandeja de entrada usará por el resto de su vida..

Creo que es mejor hacer una verificación de 3 pasos antes de filtrar un correo electrónico:

1. Pregúntese cuál sería la mejor etiqueta / nombre de carpeta (ya sea existente o no) para este mensaje.
2. Compruebe si ese nombre ya existe, y si no, créelo.
3. Pregúntese si ese nombre debe ser una entidad separada o subcategorizada en una de las carpetas existentes.

Haga esto regularmente y su bandeja de entrada estará mágicamente más limpia.

Lleve su lista de tareas a otra parte

Dilo conmigo amigos: “Tu bandeja de entrada no es tu lista de tareas.” Vivek Haldar de Google escribió sobre esto hace un tiempo y no podría estar más de acuerdo. Aquí está la toma de Haldar:

El correo electrónico es un lugar terrible para una lista de tareas pendientes. Realmente no entiendo cómo se puede agregar GTD al correo electrónico. Un correo electrónico no es procesable. Una vez que lo lea y lo comprenda, puede terminar con una acción clara, pero su bandeja de entrada no es el lugar para empujarlo.

Su correo electrónico es sobre comunicación, así que sea sobre eso. Hay muchas aplicaciones fantásticas para listas de tareas, y recomiendo encarecidamente Any.do o Wunderlist Wunderlist: la mejor aplicación de listas de tareas en el iPhone [iOS] Wunderlist: la mejor aplicación de listas de tareas en el iPhone [iOS] Wunderlist es una de las formas más simples de realizar un seguimiento de lo que debe hacer. Tiene una interfaz de usuario elegante que tiene sentido. Cualquiera puede recogerlo y descubrir cómo ... .

Darse de baja de la basura

No creerá cuántos boletines y otros correos electrónicos no deseados están obstruyendo su bandeja de entrada, a pesar de un filtro de spam. Y una vez que el desorden comienza a acumularse, puede descontrolarse rápidamente. Para detenerlo, debe comenzar a darse de baja y hay un truco realmente fácil para hacerlo..

En su cliente de correo electrónico, solo busque la palabra “darse de baja”. Se adjunta al final de cada boletín, por lo que de repente verá una lista de todos los correos masivos en su bandeja de entrada. Ahora solo ábrelos uno por uno y cancela la suscripción. Recomiendo usar el Panel de vista previa de Gmail cuando haces esto para acelerar las cosas.

También hay complementos y servicios para darse de baja rápidamente de las listas de correo Borrar su bandeja de entrada: darse de baja rápidamente de múltiples boletines con estas herramientas Borrar su bandeja de entrada: darse de baja rápidamente de múltiples boletines con estas herramientas Darse de baja de los boletines es algo más que solo spam. La mayoría de los boletines informativos que llenan nuestra bandeja de entrada no venden medicamentos ni ofrecen premios en metálico: son boletines genuinos de compañías confiables que nosotros mismos suscribimos ... o los agrupamos en resúmenes de correo electrónico..

La pregunta de oro para hacer cada correo electrónico

Este es el problema y es lo que me ha ayudado a mantenerme al tanto de la sobrecarga de mi bandeja de entrada durante el año pasado. Tom Stafford de BBC Future ofreció una pregunta de oro para hacerse al abrir cualquier mensaje:

“Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, ¿saldría a buscarla??”

Si la respuesta es no, no respondas ni elimines sin siquiera abrirla. Es así de simple. No, no te perderás nada enorme: lo he estado haciendo durante un año y realmente funciona. Aquí está la explicación de Stafford para ello:

En ninguna parte es esto más evidente que el correo electrónico grupal y la avalancha de respuestas que invariablemente se produce. Contraataca recordándote a ti mismo que no todos los correos electrónicos tienen que ser respondidos, que muchos problemas serán, y deberían ser, tratados por otras personas. Pregúntese: “Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, ¿saldría a buscarla??” La mayoría de las veces la respuesta es probablemente “no”, y esa es una señal de que alguien más está controlando tu atención.

Comparte tus hacks de correo electrónico

Todos tienen sus propios hacks de correo electrónico para gestionar el desorden y la mejor manera de aprender es compartiéndolos. También tenemos nuestra propia Guía de Gmail para todos. Ayuda, al igual que los consejos de los usuarios profesionales. Si Stafford no hubiera escrito ese artículo, todavía me estaría ahogando en mensajes y siempre estaré agradecido con él por eso..

Entonces, dígame, ¿cómo maneja su sobrecarga de correo electrónico? 3 Consejos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Mostrar y contar] 3 Consejos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Mostrar y contar] La mayoría de nosotros sufre de sobrecarga de información. Estar abrumado con correos electrónicos privados puede no ser un gran problema e ignorar la mitad de los correos electrónicos es realmente aceptable hasta cierto punto. Sin embargo, en una vida profesional ... Aquí no hay respuestas incorrectas, amigos.

Créditos de imagen: Pete, Lars Plougmann