Evite el asesinato por PowerPoint Cómo hacer que sus presentaciones sean convincentes y memorables

¿Alguna vez has hecho una presentación de PowerPoint? Por supuesto que si. Si tú dijiste “no,” Te llamaría mentiroso. Muy bien, eso puede ser extremo. Pero la mayoría de nosotros tenemos, ¿verdad? Yo diría que sí. Entonces, ¿cuál es mi punto? Mi punto es que aquí la mayoría de nosotros hemos creado un PowerPoint y hecho una presentación (o lo haremos en algún momento) y, sin embargo, es probable que sea una de las cosas más mal hechas en una computadora.

Las presentaciones que vi hechas en la universidad, tanto por estudiantes y los instructores, eran vergonzosos, por decir lo menos. Desde diapositivas ridículamente largas de instructores hasta estudiantes que parecían no saber cómo leer (que no deberían haber estado haciendo en primer lugar). Las malas presentaciones de PowerPoint son una epidemia en la educación, que luego continúa en el lugar de trabajo. Por supuesto, no se trata solo del PowerPoint en sí, sino también del presentador y de qué tan bien hablan y transmiten la información. Y tocaré sobre eso también.

Comience con un esquema

Al igual que cuando se escribe un informe, es útil tener puntos específicos establecidos. Por lo general, esto es solo para que puedas expresar tus pensamientos. Sin embargo, en un PowerPoint, es agradable para su audiencia ver cómo se presentará la presentación que están a punto de presentar. Los conecta un poco más y los mantiene interesados, especialmente si había algo en la línea de tiempo que los intrigaba. El esquema es simple y solo consiste en las cosas exactas que tiene la intención de cubrir. A veces está bien obtener un poco más de detalle y extender el esquema para brindar más información sobre los subtemas que se tratarán. Esto, sin embargo, depende de la minuciosidad de su presentación y los requisitos del contenido específico que está cubriendo. A continuación se muestra un ejemplo de un esquema en una presentación que hice sobre seguridad informática.

Sea coherente con el tema y el diseño

Hay varios aspectos para mantener las distracciones al mínimo y ser coherente con su tema y diseño a lo largo de su PowerPoint es sin duda un jugador importante en eso. No desea crear ningún pensamiento que altere el enfoque de la audiencia en su contenido y lo que está diciendo. Puede hacer esto no solo manteniendo el tema consistente (eso es bastante sencillo), sino también el diseño. Por ejemplo, si un tema ocupa dos diapositivas, asegúrese de etiquetar la segunda diapositiva y agregar “(Continuado)” Al final del título. Esto mostrará rápidamente a la audiencia que está en el mismo tema, a pesar de cambiar las diapositivas y mantener el enfoque en el tema en lugar de preguntarse de qué se trata esa diapositiva.

Olvídate de imágenes prediseñadas, sonidos locos y transiciones elegantes

Hablando de distracciones, este es otro gran jugador. Algunas imágenes pueden ser buenas. Sin embargo, las imágenes o sonidos irrelevantes (en realidad cualquier sonido) y las transiciones locas no solo distraen mucho a la audiencia, sino que también le dan a su PowerPoint una apariencia menos profesional. Recomendaría mantenerse alejado de la mayoría de estos, como esta cosa esponjosa verde-amarilla-amarilla a continuación.

En la universidad tuve un instructor que amado todas estas cosas. Siento que debería haber enseñado / estar enseñando Kindergarten, si eso te da alguna idea de cómo era ella (y sus presentaciones).

No leas tu PowerPoint. Período.

De Verdad? ¿Todavía lees tus PowerPoints? Realmente espero que no lo hagas. Y no ofenderte si lo haces, pero debes detenerte, por el bien de la humanidad. Bien, ahora que he terminado de burlarme de tu dignidad, déjame preguntarte esto: ¿alguna vez has escuchado a alguien leer algo? Si ellos estan De Verdad bueno en eso, como algunas profesiones requieren, apenas se nota. Pero si son promedio como la mayoría de nosotros, suena monótono y soso. No quieres que otros piensen eso de ti, ¿verdad? Esto vuelve a por qué Estás haciendo la presentación en primer lugar. ¿Lo estás dando porque tú tener ¿a? ¿Porque te gusta el tema? ¿O porque desea que la audiencia absorba la mayor cantidad de conocimiento y contenido posible para realizar cambios positivos? Quizás sean varios, pero es de esperar que el último sea uno de ellos porque, de lo contrario, es poco probable que transmita el contenido que trabajó tan duro para investigar y reunir de una manera que su audiencia haría disfruta aprendiendo y aplicando.

Por último, no hay razón para leer lo que su audiencia puede ver claramente. Su objetivo como presentador es expandirse más allá del propio PowerPoint. El PowerPoint es simplemente una guía y un extenso esquema para que el público lo siga a lo largo de su presentación..

La entrega del contenido es tan importante como el contenido en sí. Aquí hay una solución que he encontrado para este problema, que funciona muy bien para mí. Después de crear su PowerPoint, revíselo y cree un script. El guión puede consistir en cualquier cosa que desee, desde un resumen o resumen de su presentación hasta una imitación completa de lo que pretende decir. A lo largo de la secuencia de comandos, incluya dónde ocurrirán las transiciones de diapositivas para que no se olvide de cambiar las diapositivas mientras realiza su presentación. Está bien mirar hacia abajo para leer, pero ya debe comprender algo de lo que va a decir..

Llegar a la Punto Y asesinar a la saga

Este es el otro lado de no leer lo que vas a decir. Es difícil proporcionar una presentación significativa cada vez que lo único que hace es leer punto tras punto (para eso está el guión). Pero no ponga ese guión en las diapositivas. Eso puede parecer sentido común para usted, pero tenía un instructor cuyas diapositivas estaban tan llenas que tardó mucho en obtener los puntos principales y la información importante de ellas. Muy frustrante al tratar de estudiar. Pero no se trata solo de estudiar, ¿qué tal en un lugar de trabajo cuando su PowerPoint debe ser un recurso para otros? No quieren tomarse el tiempo de explorar sus diapositivas como novelas. Entonces, como dice el título, ve al grano: se llama PoderPunto por una razón, no un “PowerSaga.”

Use medios, pero medios de calidad

Anteriormente hablé sobre no usar imágenes locas, como Clip Art u otros medios de distracción. Esto no significa que no puedas usarlo en absoluto. Fotos, videos, incluso clips de audio tienen su lugar cuando sea relevante. Palabra clave allí. No tenga una foto al azar solo para llenar el espacio. En cambio, encuentre algo que se relacione con lo que está hablando. Es una ventaja si agrega calidad a lo que ya está diciendo, sin embargo, si es solo para hacer que el portaobjetos tenga un aspecto menos estéril, también está bien. Solo asegúrese de que sea relevante para lo que está cubriendo y que no le quite el foco al público.

Use los recursos disponibles para usted

Tal vez ha habido ocasiones en las que tuvo una idea de algo que quería hacer, pero no tenía los conocimientos para implementarlo en su PowerPoint. No te olvides de simplemente buscar en internet. Por supuesto, hay muchos consejos e información en el sitio web de Microsoft y es un gran recurso para cosas como esta. Pero incluso una búsqueda rápida en su motor de búsqueda preferido arrojará resultados fantásticos porque es probable que haya habido alguien más que se haya preguntado lo mismo y haya encontrado una solución.

Todo está en ti, el presentador

Capturar la atención de la audiencia desde el primer momento es crucial para el éxito de su presentación y el impacto que tendrá en ellos. Comience con una línea pegadiza, una estadística intrigante o una pregunta para despertar su curiosidad. Una vez que lo tengas, tienes que mantenerlo. Para ello, siga los consejos anteriores mencionados aquí y otra cosa: la vibra que emite. ¿Estás nervioso? ¿O estás relajado y tú mismo? Necesitas ser el último, sea lo que sea. No se preocupe si siente que su personalidad es inadecuada para el contenido que está presentando; no intente cambiarlo. En cambio, confía en tus instintos y sé tú mismo. Por ejemplo, si eres gracioso, pon tu propio humor aquí y allá. O si eres más serio, haz eso en su lugar. La clave es transmitir confianza en ti mismo, tu trabajo y el contenido que estás presentando.

Práctica. Práctica. Práctica. (Y no lo pospongas)

Entonces, ¿cómo puedes confiar en esas cosas? Simple - practica. Debe tener toda su presentación (no su PowerPoint) memorizada. Hacer esto mejorará el flujo de información, retratará la confianza, evitará presentaciones secas (monótonas) y la lectura de las diapositivas, y captará mejor la atención de la audiencia. Aplazar esto solo aumentará los negativos y disminuirá los positivos. Así que no postergues y mantente a la vanguardia del juego.

Copia de seguridad (porque su “Papi te enseñó bien”)

Doh! Acabas de guardar tu PowerPoint en un solo lugar: la única unidad flash que tenías. Y en el camino hacia el edificio, lo dejaste caer en un charco de lodo. Espero que siga funcionando: su trabajo / grado y otras personas confían en usted. Si eso nunca te ha pasado, todos sabemos de alguien a quien le ha pasado. Es de sentido común hacer una copia de seguridad, ¡así que hazlo! Es gratis (principalmente) y realmente no hay razón para no hacerlo, excepto por su propia pereza, lo cual es patético que permita que se interponga en el camino. Sabes que te arrepentirías de esas veces que no hiciste una copia de seguridad si algo así te sucediera, así que ¿por qué no evitar todo ese estrés y hacer las cosas bien desde el principio?.

Hay varias formas de hacerlo. Primero, tenga múltiples ubicaciones del mismo archivo en diferentes fuentes. Entonces, si tiene el archivo en su computadora, téngalo también en una unidad flash. Si tiene la intención de traer solo una unidad flash para conectarla a una computadora diferente para dar la presentación, intente usar un servicio en la nube The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive y más The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & Más La escena del almacenamiento en la nube se ha calentado recientemente, con una entrada muy esperada por Google y un renovado SkyDrive de Microsoft. Dropbox no ha sido cuestionado por los principales jugadores durante mucho tiempo, pero eso ha cambiado ... como Dropbox, SugarSync, SkyDrive o Google Drive. También hay una gran cantidad de otros servicios, pero esas son mis opciones preferidas, SugarSync es mi favorito personal SugarSync: el servicio de copia de seguridad y sincronización de archivos gratuitos más completo SugarSync: el servicio de copia de seguridad y sincronización de archivos gratis más completo no es una nueva conversación o tema de ninguna manera. Si buscas en Google “copia de seguridad de archivos” Es probable que se sienta abrumado por los servicios y artículos sobre el tema. Es un vasto ... Otra opción es tener un disco duro portátil y una unidad flash (o dos del mismo tipo de dispositivo), de esa manera, si no está seguro de la fiabilidad de una conexión a Internet, todavía tiene una copia de seguridad. No soy exigente con cómo copias de seguridad, siempre y cuando hacer y es de confianza.

Adicionalmente, guardar mientras escribe su PowerPoint y guión de presentación. Nombra los archivos desde el principio y luego simplemente usa “Ctrl + S” mientras escribes No puedo contar la cantidad de veces que lo hice solo en este artículo. Incluso si piensa en guardar la oración de mitad de período, simplemente hágalo. Solo toma un segundo y ahorra horas de frustración.

Conclusión

Para recapitular, recuerde que hay muchas cosas que puede hacer para que su PowerPoint sea más agradable de leer y simplemente entender. Dicho esto, el otro 50% del peso está determinado por qué tan bien presentas el material. Ambos deben estar al unísono para capturar y retener la atención de la audiencia para garantizar que comprendan completamente el contenido que tanto ha trabajado para preparar. Pero no se detiene ahí. Debe enfocar el contenido a las necesidades e intereses de la audiencia. Si no es su interés particular, puede compensarlo a través de las áreas de presentación del contenido en sí mismo utilizando analogías para relacionarlo con ellos tanto como sea posible y con su propia personalidad. Esas cosas combinadas con la confianza que ganó al estudiar repetidamente su guión de presentación asegurarán que su audiencia permanezca intrigada. Por último, no te olvides de retroceder. Puede parecer una molestia, pero solo recuerda que es mucho más cuando debes recrear todo lo que perdiste.

Para obtener más consejos útiles, consulte 10 consejos de PowerPoint para preparar una presentación profesional. 10 consejos de PowerPoint para preparar una presentación profesional. 10 consejos de PowerPoint para preparar una presentación profesional. Use estos consejos de Microsoft PowerPoint para evitar errores comunes, mantener a su audiencia interesada y crear un profesional. presentación. por Tina y la regla 10-20-30 de PowerPoint por Guy Kawasaki.

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