Agreedo Escriba y administre sus actas de reuniones de negocios gratis en línea

Durante varias semanas, he estado buscando un sitio web o aplicación fácil de usar que me permitiera guardar y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional de documentos de texto ya no es una forma productiva de tomar minutos. Simplemente escribir en un archivo en blanco no permite una colaboración rápida, actualizaciones de los minutos, ni un lugar para hacer copias de seguridad y revisar los minutos pasados.

En enero cubrimos las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales costosas para la colaboración Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis. , pero ahora agregaría Agreedo como una herramienta útil para configurar la agenda, tomar minutos e informar.

Configurar reuniones

Empieza organizando una reunión en Agreedo y enviando una invitación para que los miembros del equipo inicien sesión en el sitio para ver e incluso aportar información a la agenda de la reunión..

Puede configurar reuniones en línea como Públicas, que son visibles para todos, o Privada donde solo es visible para las personas que figuran como asistentes. Puedes seleccionar tener minutos “moderado,” lo que significa que solo el creador de la reunión puede agregar o modificar elementos. Todos los demás participantes solo pueden agregar comentarios.

Cuando envíe invitaciones, los invitados recibirán un correo electrónico con un archivo adjunto de fecha de calendario que se puede abrir en Outlook, Notes o iCal. La herramienta en línea en sí funciona en todos los principales navegadores.

Preparación de reuniones

Agreedo ofrece cuatro puntos diferentes en la agenda: Información, decisión, tarea, y Tema. Estos elementos realmente lo ayudan a ver cuál es la información más importante para agregar a las actas de las reuniones. Normalmente hay mucha discusión y, a veces, argumentos sobre temas muy importantes en una reunión, pero para hacer las cosas, se deben identificar y asignar tareas, y se deben tomar decisiones importantes..

Por lo tanto, antes de que se celebre una reunión, es importante hacer y priorizar una lista de temas de la agenda para la reunión. Si una reunión está compuesta por los mismos miembros del equipo, es posible que desee dejar las minutas sin moderación para que otros puedan agregar elementos a las minutas..

Los elementos de la reunión se pueden mover, pero desafortunadamente no hay forma de asignar tiempos de duración a cada elemento de la agenda, aunque puede configurar una duración para toda la reunión..

También puede colocar subelementos debajo de cada elemento principal, y cada sección de elementos puede ocultarse a medida que se completan en la reunión.

Funciones de colaboración

Lo más útil de Agreedo es que las agendas se publican en línea, lo que permite la colaboración. Los miembros del equipo también pueden iniciar sesión en Agreedo registrándose en el sitio o utilizando su inicio de sesión de Google.

Si permite que las minutas no sean moderadas, los participantes invitados pueden modificar los elementos de la agenda. Esta es una buena idea, pero un proceso más avanzado permitiría que solo los invitados seleccionados modifiquen los elementos de la agenda y no todos los participantes invitados a una reunión.

Si selecciona moderar una reunión, significa que los participantes solo pueden agregar comentarios a los elementos de la agenda. Incluso este tipo de colaboración es útil para hacer que las reuniones sean más productivas porque realmente puede comenzar a recibir aportes a la reunión antes de que se celebre la reunión. Además de los comentarios que se agregan a los elementos de la reunión, también se pueden adjuntar archivos a los elementos de la agenda. Sin embargo, los enlaces a recursos en línea deberán publicarse en la sección de comentarios. No hay una herramienta dedicada para URL.

Otra característica que desearía para Agreedo es que el elemento de Decisión se configure para que se puedan publicar encuestas directas para decir la fecha de un evento, la cantidad de dinero que se gastará para un elemento presupuestado y otras decisiones de votación que deben ser hecho.

Celebrando reuniones

Cuando celebra reuniones, Agreedo incluye un temporizador incorporado. Si está celebrando una reunión en línea, los participantes pueden usar una herramienta como WebEx para ver las actas en línea. O los participantes pueden iniciar sesión en las actas de la reunión y actualizar la página a medida que se actualizan las actas durante la reunión.

Antes y durante la reunión, puede asignar tareas y fechas de vencimiento a las personas en la reunión.

Funciones posteriores a la reunión

Lo que hace que una herramienta en línea como Agreedo sea más útil que los métodos tradicionales es que todos los minutos pueden almacenarse en línea para su revisión, así como imprimirse o exportarse como un documento de Excel. También puede enviar un enlace a las actas en línea. Los participantes pueden recibir recordatorios por correo electrónico sobre las tareas para las que se inscribieron, así como ver todas las tareas que se les asignaron..

También hay un “Seguir” función de reunión que le permite verificar y transferir elementos de la agenda de la reunión anterior a la siguiente. Esto ahorra un poco de tiempo, especialmente para las personas asignadas a tomar minutos y hacer el seguimiento..

Sin duda, muchos usuarios de Agreedo tendrán varias solicitudes de funciones para este sitio en línea, pero por ahora me alegro de que exista, ya que hace mucho tiempo.

Agreedo es actualmente totalmente gratuito sin planes de precios. Háganos saber lo que piensa de este sitio y lo que le gustaría ver agregado a él..

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