8 herramientas gratuitas para trabajar y colaborar en línea desde su hogar

El trabajo remoto es una configuración conveniente, gracias a su flexibilidad. Pero si no hay sistemas de acceso, la colaboración en línea con clientes y equipos puede volverse complicada y estresante rápidamente para todos los involucrados.

Para evitar tal escenario en su trabajo de la empresa local, necesita un flujo de trabajo confiable La Guía de Supervivencia para MacBook del Trabajador Remoto La Guía de Supervivencia para MacBook del Trabajador Remoto No podría imaginarse haciendo su trabajo sin su Mac, pero tal vez no esté funcionando con la máxima eficiencia. y un conjunto de herramientas básicas gratuitas, como los que hemos enumerado a continuación. Estas herramientas vienen con las características correctas que un trabajador remoto (¡usted!) Necesita para colaborar con facilidad y eficiencia.

Un convertidor de zona horaria

Es difícil rastrear las zonas horarias para programar llamadas y reuniones en horarios adecuados para todos los miembros del equipo. Tenga a mano un convertidor de zona horaria para visualizar las zonas horarias y determinar los momentos ideales para ponerse en contacto con sus compañeros de equipo o clientes. Prueba cada zona horaria. Es una aplicación basada en la Web que mantiene las matemáticas de zona horaria simples y hermosas.

Alternativas a cada zona horaria: World Time Buddy, Timezone.io

Una plataforma de colaboración y comunidad

Su equipo necesita una oficina virtual. Tecnología de Team Spirit Trumps: Cómo dominar la colaboración remota para equipos en línea Tecnología de Team Spirit Trumps: Cómo dominar la colaboración remota para equipos en línea Colaborar no es más fácil si tiene que trabajar juntos de forma remota y solo comparte Internet como una conexión común La tecnología puede ayudar a navegar el caos. Pero es solo la guinda. - un lugar para todo, desde anuncios importantes del equipo hasta debates relacionados con el trabajo y charlas sobre el agua. Ese es donde puedes comenzar a sentirte como una parte valiosa del equipo en lugar de sentirte como un don nadie trabajando de forma aislada.

Creo que @SlackHQ resolvió el problema del enfriador de agua virtual para nosotros @universalmind #startupchats

- Joe Johnston? (@merhl) 25 de septiembre de 2015

Slack ha funcionado bastante bien Slack hace que la comunicación grupal sea más rápida y fácil Slack hace que la comunicación grupal más rápida y fácil Los correos electrónicos grupales realmente pueden matar la productividad. Es hora de que los clientes de correo descansen y usen servicios de colaboración como el recientemente lanzado Slack. para nosotros en MakeUseOf. No hemos renunciado al correo electrónico, pero ahora lo reservamos para anuncios de elección. Te sugerimos que le des una oportunidad a Slack.

Si su equipo decide ir con Slack, necesitará estos consejos de Slack Obtenga más de Slack con estos 7 consejos Obtenga más de Slack con estos 7 consejos Con una interfaz de usuario inteligente, Slack hace que un flujo de trabajo potencialmente complejo sea simple e intuitivo. Se ha redefinido la comunicación. Aproveche mejor Slack con estos consejos. y la guía de Ryan sobre cómo hacer que Slack funcione con sus servicios favoritos. La mejor manera de hacer que Slack funcione con sus servicios favoritos. La mejor manera de hacer que Slack funcione con sus servicios favoritos. Además de la comunicación, hay muchas maneras de traer información dentro de Slack, pero hay pocas integraciones que le permiten controlar servicios externos desde Slack, hasta ahora. .

Incluso si es un solopreneur, un tablero centralizado como Slack puede funcionar para usted. Experimente con él para ver si puede mejorar la colaboración con sus clientes..

¿Quiere darle a alguien de su equipo una palmada en la espalda por un trabajo bien hecho? Tenemos un canal dedicado de Slack llamado gritar para eso.

Puede adoptar nuestro truco de canal de Slack o probar una herramienta como Pequeñas mejoras, que le permite tener un proceso de retroalimentación de rendimiento personalizado.

Alternativas a la holgura: HipChat, Pie

Una configuración de gestión de proyectos

Elegir una configuración de gestión de proyectos que vaya bien con el flujo de trabajo específico de su equipo requiere un enfoque de prueba y error. Pero Trello es una excelente opción para muchos equipos, gracias a su versatilidad y facilidad de uso. 10 Usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos 10 Usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos Trello es una delicia para los amantes de las listas. Su enfoque de estilo Kanban no estaba destinado solo a la gestión de proyectos. ¿No nos crees? Mire estos diez usos únicos de Trello. .

Trello es capaz de manejar lo que sea que le arrojes. Puede mapear las estrategias de su equipo, establecer objetivos, discutir ideas, asignar tareas, darles seguimiento y hacer mucho, mucho más.

Decida de antemano los patrones de trabajo y sea meticuloso sobre el etiquetado claro y la organización. Esto evitará que sus proyectos de Trello se vuelvan desordenados. Y no olvides agregue búsquedas inteligentes a su flujo de trabajo de Trello!

Alternativas a Trello: Asana, Quip, Podio (nuestros consejos de Podio Cómo realizar un mejor seguimiento y administración de sus proyectos con Podio Cómo realizar un mejor seguimiento y administrar sus proyectos con Podio Las mejores herramientas de administración de proyectos son fáciles de comenzar y lo suficientemente flexibles para crecer con su proyecto. Mostramos usted cómo Podio puede satisfacer las necesidades de su proyecto).

Una herramienta para tomar decisiones

Las discusiones generales del equipo pueden estallar en tangentes y descontrolarse súper rápido. No son propicios para hacer llamadas claras sobre ninguna propuesta dada.

Para simplificar la toma de decisiones, una aplicación de votación es mucho mejor. Recomendamos Loomio, una aplicación de código abierto basada en la Web que agrega claridad al proceso de toma de decisiones..

Con Loomio, puede comenzar una propuesta, establecer una fecha límite para su resultado e invitar a sus compañeros de equipo a votarla. Las personas son libres de elaborar sus elecciones y cambiar su voto. Lo que importa es que todos en el equipo puedan ver de un vistazo hacia dónde se dirige la propuesta.

Alternativa a Loomio: Tricider

Una aplicación de chat de audio / video

Hay momentos en los que necesita tener conversaciones cara a cara con una o más personas de su equipo. Por supuesto, si eres una persona introvertida como yo, podría temer esas llamadas, pero a veces no hay escapatoria. Y cuando tu hacer necesita tener un chat de video (o audio), Google Hangouts es una opción confiable, siempre y cuando tengas una buena conexión a Internet.

Así que sé que esta es una tecnología muy antigua, pero J / usé @Google hangouts 4 en una llamada de trabajo, ¡sentí que estábamos en la misma habitación! #DeskJockeyChronicles

- Jeff Sanders (@ JSAND4MAYOR) 15 de octubre de 2015

Hangouts hace que las videollamadas sean simples Google finalmente hizo una aplicación web de Hangouts y valió la pena Google finalmente hizo una aplicación web de Hangouts y valió la pena Durante mucho tiempo, Hangouts en el escritorio fue una pesadilla. Ahora, tiene una actualización importante en la web en forma de una nueva aplicación web dedicada. , encripta su comunicación, le permite invitar hasta 10 personas a un chat grupal y admite el uso compartido de pantalla. Funciona también en dispositivos móviles.

Alternativas a Google Hangouts: Skype, Appear.in, Sqwiggle [ya no está disponible]

Un servicio para compartir archivos

Un repositorio para almacenar y compartir archivos de proyecto es imprescindible para cualquier equipo, y un servicio de almacenamiento en la nube es la elección perfecta para ese rol. Recomendamos Dropbox, porque sigue siendo la solución de intercambio de archivos segura más intuitiva, y agrega características útiles de colaboración de documentos Mejore la edición colaborativa de archivos de Office con Dropbox y Project Harmony Mejore la edición colaborativa de archivos de Office con Dropbox y Project Harmony Dropbox ha hecho una promesa avanzar hacia la escritura y edición colaborativas. Project Harmony ofrece a los usuarios de Dropbox for Business acceso temprano a una nueva función de colaboración de escritorio. de vez en cuando.

La respuesta de Dropbox a la edición colaborativa de documentos de Google Docs se llama Paper http://t.co/MakL4FR3J0 pic.twitter.com/IPeO8Wrptk

- The Verge (@verge) 18 de octubre de 2015

Elija un plan de Dropbox según el tamaño de su equipo y los requisitos de almacenamiento de archivos. Puede elegir entre Dropbox Basic, Dropbox Pro y Dropbox for Business.

Además, puede hacer que Dropbox sea más potente agregando servicios de terceros. Por ejemplo, con Balloon.io, puede hacer que los clientes suelten archivos directamente en su Dropbox.

Si Dropbox for Business es excesivo para la configuración de su negocio, pruebe la función de equipo de Dropbox. Le brinda un conjunto de herramientas de colaboración dentro de su cuenta Basic o Pro.

Alternativas a Dropbox: Google Drive, OneDrive

Un servicio de automatización

Ya sea que trabaje solo o en equipo, seguramente habrá tareas repetitivas que ocuparán mucho tiempo. Lo más inteligente es reducir los que no necesitar su entrada y luego automatizarlos usando un servicio como Zapier o IFTTT.

Tenemos muchos recursos aquí en MakeUseOf para ayudarlo a automatizar varios aspectos de su trabajo. Comience con la lista de recetas de IFTTT de Ryan para una colaboración más fácil 7 Recetas IFTTT que debe configurar para facilitar la colaboración con otros 7 Recetas IFTTT que debe configurar para una fácil colaboración con otros Cuando colabora con otros, IFTTT ofrece aún más oportunidades para automatizar y simplificar El proceso de trabajar con otros. Aquí hay 7 recetas útiles para el proyecto que está administrando con otra persona. .

El ingrediente secreto: un sistema de soporte resistente

A pesar de estar bien conectado con tus compañeros de equipo, el trabajo remoto en línea puede hacerte sentir solo, como si estuvieras trabajando en el vacío. Es hasta tú para cuidarse y hacer un esfuerzo enfocado en construir un sistema de apoyo de personas y actividades. Esto lo ayudará a mantener los problemas de salud Regístrese en la vida: los 9 mejores consejos para combatir la fatiga informática y proteger su salud Regístrese en la vida: los 9 mejores consejos para combatir la fatiga informática y proteger su salud ¿Sabía que su estilo de vida sedentario podría estar matando a usted? ¿De adentro hacia afuera? Ryan ya ha presentado un caso sobre posibles riesgos para la salud por estar sentado demasiado tiempo, y para aquellos de nosotros que ... a raya y prosperar a pesar de las presiones del trabajo remoto.

Si desea consejos regulares sobre cómo manejar mejor el trabajo remoto, suscríbase al boletín Remotive.io.

Por qué necesita una estrategia de trabajo remoto

Una mezcla de herramientas por el momento y actividades al azar seguramente hace su trabajo. Pero también crea mucha confusión y es una pérdida de tiempo y recursos..

Configurar un sistema con las herramientas adecuadas puede llevar tiempo, pero vale la pena el esfuerzo. Como parte de un equipo que tiene un flujo de trabajo bastante racionalizado, puedo garantizar los beneficios de este enfoque.

Muy pocas cosas son tan satisfactorias como un flujo de trabajo fluido.

- Gage Glupker (@CheckYourGages) 13 de septiembre de 2015

La conclusión es que es importante trabajar con sus compañeros de equipo o clientes para configurar herramientas compartidas para las tareas regulares. De esa manera, todos pueden seguir un flujo de trabajo estándar, que:

• Toma decisiones innecesarias de la ecuación,
• mejora la comunicación en tiempo real y
• permite a las personas salir del “siempre disponible” modo sin preocuparse de que las cosas salgan mal.

Nota: Dependiendo del tipo de proyectos en los que trabaje su equipo, necesitará herramientas dedicadas para ciertas tareas, como colaborar en documentos Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración efectiva en línea en tiempo real Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración en línea efectiva en tiempo real y obtener comentarios sobre los diseños.

Listo para trabajar más simple y mejor?

Las herramientas enumeradas aquí son un buen lugar para comenzar a mejorar su configuración de colaboración remota. No tiene que obtenerlos todos, solo los que pueden marcar una diferencia significativa en su flujo de trabajo. Cuantas menos aplicaciones, mejor!

¿Qué herramientas digitales usa regularmente para colaborar con personas en proyectos? ¿Cuáles han transformado tu flujo de trabajo? Comparta sus secretos de trabajo remotos con nosotros en los comentarios.

Créditos de imagen: Compañeros de trabajo por VoodooDot a través de Shutterstock