6 maneras de hacer que las personas ocupadas respondan tus correos electrónicos

Cuando pasas junto a alguien en la calle y saludas, ¿cómo te sientes cuando no te saludan? Es sorprendente lo poco que puede hacer sentir una persona la falta de reconocimiento, pero también es sorprendente cuánto puede hacer para alentar una respuesta. Lo mismo es cierto con los correos electrónicos..

Ahora, imagine el escenario inverso. Estás pasando a alguien en la calle y te miran brevemente, te saludan y luego apartan la vista rápidamente. ¿Qué posibilidades hay de que salude? Ahora imagina a una persona mirándote directamente a los ojos, sonriendo ampliamente y saludando, ¡incluso usando tu nombre! Las probabilidades son mucho mejores de que se sienta inspirado para responder en especie.

Lo mismo otra vez, es cierto con los correos electrónicos. Excepto, en lugar de las expresiones faciales o el tono de voz, hay un conjunto completamente diferente de reglas cuando se trata de enviar correos electrónicos que alentarán o desanimarán a una persona a golpear el “respuesta” abotone y conteste. En esta publicación, voy a compartir algunos trucos que aprendí a lo largo de los años: consejos que aumentarán en gran medida su éxito al recibir respuestas por correo electrónico, incluso de personas muy ocupadas.

¿Por qué necesitas una respuesta??

Cuando cambié de trabajo hace unos años, comencé a trabajar en una empresa donde la gente estaba mucho más ocupada que en mi último trabajo. La gente apenas tuvo tiempo de terminar el trabajo del proyecto, por lo que responder correos electrónicos se convirtió en una tarea para priorizar 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada Qué filtros deben tener cada persona en su arsenal para que ¿Su bandeja de entrada es tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Pronto aprendí que si no seguía un cierto formato y enfoque al enviar correos electrónicos a las personas, podría no recibir una respuesta durante muchos días, si es que lo hacía.

Lo primero que debe hacer cuando envía un correo electrónico a alguien, especialmente a alguien que está extremadamente ocupado, es hacer un inventario rápido de sus propios motivos para enviarle un correo electrónico. Si están ocupados y su correo electrónico no es un problema de alta prioridad, probablemente se guardará en algún lugar de una lista de tareas pendientes, solo para tratarlo cuando haya más tiempo para concentrarse en el problema (si es que lo hace) ) Las personas ocupadas tienen dificultades para administrar el correo electrónico. Cuanto más ocupados estén, es menos probable que obtenga una respuesta si no juega bien sus cartas.

Si puede justificar la importancia del problema lo suficiente como para justificar un correo electrónico, entonces, por supuesto, comencemos.

Haga una pregunta - Preferiblemente sobre ellos

En 2012, los investigadores de la Universidad de Harvard realizaron un estudio bastante exhaustivo que incluso involucró escáneres cerebrales, y descubrieron que las personas realmente obtienen un “zumbido bioquímico” de hablar de ellos mismos. Cuanto más poderosa es una persona, como muchas personas extremadamente ocupadas, más disfrutan hablar de sí misma. Después de todo, solo hay tanto decir, correcto?

Esto significa que si cuelga la zanahoria de una pregunta personal dentro de su correo electrónico, básicamente está tentando a esa persona con un alto personal: la oportunidad de un poco de “zumbido” compartiendo algo sobre ellos contigo. Y a algunas personas realmente les gusta la oportunidad de tener una caja de jabón. Así que dáselo.

Simplemente puede preguntar cómo va un proyecto en el que están trabajando. Si está muy cerca de ellos y habla sobre la familia con la frecuencia suficiente, pregunte cómo le está yendo a la familia. Si hay un gran juego del que todos hablan, pregúntales qué piensan. Dales la oportunidad de responderte y “tomar un descanso” de pensar tanto en el trabajo. Puede hacer un seguimiento de su pregunta con la pregunta relacionada con el trabajo que quería hacer en primer lugar, pero la solicitud de una opinión activará la necesidad de un “Tengo la oportunidad de hablar sobre mí” alto.

Bonificación adicional: use algo que ambos tengan en común. Niños Un amor por el beisbol. Sea lo que sea, haga primero esa conexión personal. Es menos probable que la persona archive rápidamente el correo electrónico para más tarde.

Elija una línea de asunto urgente

Las personas ocupadas naturalmente comienzan a priorizar los correos electrónicos y, a veces, ni siquiera abren el correo electrónico para hacerlo. Rápidamente echarán un vistazo a la línea de asunto. Entonces, si desea una respuesta rápida de estas personas, puede imaginar lo importante que es el asunto. Si necesita consejos sobre cómo hacer esto, le recomiendo los consejos de Aaron sobre cómo hacer que su línea de asunto se destaque. Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico se destaque en una bandeja de entrada desordenada Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico se destaque en una bandeja de entrada desordenada. ¿Alguna vez envió un correo electrónico que consideró importante solo para ser respondido muchos días después, o peor aún olvidado? De acuerdo, a veces está fuera de tu control, pero hay cosas que puedes hacer ... en una bandeja de entrada desordenada.

La conclusión es esta: si necesita una respuesta de inmediato, ¿por qué su línea de asunto no está precedida por “IMPORTANTE:” o “URGENTE:” ? No hay nada de malo en hacer esto, y en realidad es útil para las personas ocupadas que usan tales líneas de asunto como un indicador visual de qué atacar primero en la bandeja de entrada del correo electrónico. Simplemente no lo hagas por cuestiones tontas y sin importancia, o te convertirás en el “chico que llora como lobo”, y sus correos electrónicos eventualmente serán completamente ignorados!

Mantenlo corto y dulce

Esta es la parte del artículo donde me pongo hipócrita. ¿El tipo que escribe artículos de 2000 palabras le dirá a EE. UU. Que lo mantenga breve y dulce? Sip. Eso es exactamente lo que yo”voy a hacer Estamos hablando de correos electrónicos aquí, y aquí está la lección que el Sr. Wordy aprendió aquí el primer año en su nuevo trabajo: PILE. Es un acrónimo que se me ocurrió. Significa que la gente ignora los correos electrónicos largos.

Después de unos seis meses de personas ignorando mis largos y elaborados correos electrónicos, probé algo nuevo. Comencé a escribir correos electrónicos muy breves que solo indicaban el punto. No proporcioné detalles adicionales, pero al final de los correos electrónicos ofrecí proporcionar más información si la querían.

Empecé a descartar mis correos electrónicos. Cuando pensé que eran lo suficientemente cortos, pasé y corté un poco más. Tienes que preguntarte, ¿esta línea es superflua? ¿Está compartiendo información con el fin de que las personas sepan cuánto sabe, o realmente no importa el problema en cuestión? Corta las palabras. Vaya al punto rápidamente. Cuando comencé a hacer esto, noté que la tasa de respuesta se disparaba. Si puede reducir su correo electrónico a una sola línea, las probabilidades son bastante buenas, obtendrá una respuesta inmediata.

Sobornarlos

Si vamos a ser honestos aquí, entonces debes admitir que, por su naturaleza, los humanos somos un grupo egoísta. Cuando la gente ve que puede haber “algo en el” para ellos, se sienten más obligados a tomar medidas. Puede aprovechar esto en un correo electrónico cerrando su correo electrónico con algo como, “Entonces, contáctame con un buen momento cuando puedas hablar sobre ello con una taza de café - sobre mí!”

¿Una taza de café gratis solo por presionar el botón de respuesta? Ese es un buen incentivo. Y si el problema es aún más importante, por ejemplo, si está tratando de vender algo o ganar un nuevo cliente, continúe y ofrezca comprar el almuerzo. Esa pequeña inversión valdrá la pena. La gente ama un almuerzo gratis.

Involucre a una segunda parte

Si ha enviado un correo electrónico a alguien varias veces, ha probado todas las tácticas enumeradas anteriormente y aún no recibe ninguna respuesta, entonces es hora de sacar las armas grandes. Por lo general, reservo estas dos últimas tácticas para las personas que ignoran crónicamente los correos electrónicos. El primero “Arma grande” El enfoque es atraer a alguien que pueda estar relacionado con la situación. Este podría ser su jefe o una persona adicional con la que está trabajando en el proyecto que se está deteniendo porque la persona no responde su correo electrónico.

Esto no es algo que desee hacer en el primer, segundo o incluso el tercer correo electrónico. Sin embargo, si está siendo ignorado descaradamente, entonces escriba un correo electrónico cortés más, y simplemente envíe una cc a una persona involucrada. Si se trata de alguien más alto, como su jefe, y la otra persona sabe que está en una posición de autoridad, responderán rápidamente. De todos los ignorantes crónicos con los que he tratado a través de los años, esto “cc” El enfoque genera una respuesta el 99 por ciento de las veces. Hay algo en tener una audiencia que transforma el diálogo y de repente lo convierte en una prioridad más alta..

Emitir recordatorios constantemente

Si alguna vez has visto la película Shawshank Redemption, o has leído la novela escrita por Stephen King, entonces quizás recuerdes la parte en la que Andy Dufresne envía una carta cada semana al Senado estatal, pidiendo dinero para una biblioteca de la prisión. Después de recibir unos cientos de dólares y una donación de libros, Andy comienza a enviar dos cartas por semana pidiendo aún más dinero..

El punto de la historia es que la persistencia funciona. Llámelo molesto, agravante o irritante, pero si realmente necesita una respuesta a algo importante, preguntarle constantemente a la persona cortésmente si recibió su último correo electrónico tendrá uno de los dos efectos deseados. Le pedirá a la persona que busque en su bandeja de entrada en busca del correo electrónico del que está hablando, o le hará darse cuenta de que la única forma de hacerlo desaparecer es responder a su correo electrónico. Esta es claramente una solución de último recurso, pero también es una solución que funciona.

¿Qué técnicas utilizas para obtener una respuesta más rápida a tus correos electrónicos? ¿Qué te funciona? Comparta sus propios consejos y sugerencias en la sección de comentarios a continuación.!

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