6 consejos simples para sobrecargar tu flujo de trabajo personal

¿Tiene problemas para mantenerse al tanto de las cosas a pesar de tener las mejores herramientas y un flujo de trabajo optimizado? Tal vez necesitas menos herramientas y un flujo de trabajo más simple.

Mantenerse actualizado sobre lo que la web tiene para ofrecer es estresante. Agregar todo a su flujo de trabajo puede ser desastroso. Usar menos recursos más inteligentes para hacer tu trabajo no es una mala estrategia. Veamos algunas formas posibles en que puede adoptarlo y cómo puede allanar el camino para un ritmo y estilo de trabajo más sanos..

1. Deja que tus herramientas actuales realicen múltiples tareas

Es tentador seguir agregando más aplicaciones y gadgets a su flujo de trabajo para aprovechar todas las funciones útiles que incluyen. Esto solo significa más centros de datos para realizar un seguimiento y hacer que funcionen en armonía.

Tengo demasiadas aplicaciones en mi teléfono. pic.twitter.com/87opchTINW

- Carl Hendrick (@C_Hendrick) 28 de febrero de 2016

Pregúntese qué pueden hacer esas nuevas herramientas que sus herramientas existentes no pueden hacer. ¿Cómo puede hacer que su conjunto actual de herramientas realice las mismas funciones que prometen las nuevas herramientas? ¿Puede su calendario duplicarse como una lista de tareas? Los recordatorios hacen que Google Calendar sea una increíble lista de tareas pendientes Los recordatorios hacen de Google Calendar una increíble lista de tareas ¿Mantiene una lista de tareas y un calendario separado? Introduce fricción porque las tareas y la programación son interdependientes. Google ahora resolvió esto presentando Recordatorios al Calendario de Google en Android. ? ¿Puede Gmail actuar como su lector de RSS? ¿Cómo utilizar Gmail como lector de RSS? ¿Cómo utilizar Gmail como lector de RSS? Puede encontrar una alternativa interesante a Google Reader dentro de Google, una que sabe que no irá a ningún lado: Gmail. Con unos pocos pasos, puede convertir parte de su bandeja de entrada en un lector RSS. ? ¿Puede Trello convertirse en su rastreador de dinero? 10 Usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos 10 Usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos Trello es una delicia para los amantes de las listas. Su enfoque de estilo Kanban no estaba destinado solo a la gestión de proyectos. ¿No nos crees? Mire estos diez usos únicos de Trello. ?

Antes de instalar una nueva aplicación, suscribirse a un nuevo servicio o comprar un nuevo dispositivo, eche un vistazo a las herramientas que ya usa regularmente y vea cómo puede cambiar su propósito. Con este enfoque, no tiene que:

• Gaste dinero en nuevas herramientas cuando sus herramientas existentes (ya pagadas) pueden hacer el trabajo de forma gratuita
• Perder el tiempo configurando las nuevas herramientas, aprendiendo su camino e importando datos en ellas

2. Desterrar tareas adictivas de su computadora principal

Incluso si usa aplicaciones que bloquean la distracción para mantenerse alejado de Facebook, Twitter, su bandeja de entrada, lector de feeds, etc. cuando necesita trabajar, la tentación de echar un vistazo rápido a las últimas actualizaciones sigue siendo.

¿Por qué no eliminar la fuente de la tentación de la ecuación? Separe el juego del trabajo moviendo actividades como Facebooking, verificación de correo y lectura de fuentes desde su computadora principal. Restrinja a un dispositivo secundario como su tableta o una computadora diferente y use su dispositivo principal solo para trabajar.

3. Use archivos de texto donde sea que pueda

Cuando Leo Babauta escribió que guarda todo en archivos de texto, pensé que ese enfoque no podría funcionar para mí. Pero aun así decidí darle una oportunidad.

Después de un poco de experimentación, me di cuenta de que no necesito aplicaciones y servicios adicionales para administrar una parte importante de mi vida digital, pero los uso de todos modos porque es lo que siempre he hecho..

Un archivo de texto sin formato funcionará bien para gran parte de sus datos que se encuentran dispersos en varias plataformas, sitios web y aplicaciones..

Los archivos de texto son simples, livianos y multiplataforma. No necesita instalar aplicaciones o complementos sofisticados para que funcionen. No necesitas registrarte para nada. No tiene que lidiar con problemas de compatibilidad al acceder o compartir los datos que contienen. Esto hace que los archivos de texto sean perfectos para rastrear todo, desde listas de tareas hasta pagos de facturas y los libros que desea leer..

Una aplicación decente para tomar notas 6 Aplicaciones modernas para tomar notas para mantener sus pensamientos organizados 6 Aplicaciones modernas para tomar notas para mantener sus pensamientos organizados ¿Alguna vez se le escapó un pensamiento y desearía haberlo escrito? No volverá a suceder cuando tenga una de estas aplicaciones modernas a su alcance. con una función de búsqueda es lo único que necesita para manejar archivos de texto. Brownie señala si es compatible con Markdown y la sincronización de almacenamiento en la nube. Incluso el bloc de notas predeterminado que viene incluido con su sistema operativo funcionará rápidamente. Uso Letterspace (OS X, iOS) para tomar notas y no puedo recomendarlo lo suficiente.

Hay tareas para las que necesita algo más poderoso que un archivo de texto, pero esas tareas son probablemente menos de lo que imagina. Además, este enfoque podría no funcionar para usted, pero aún es algo en lo que debe pensar.

4. Opte por herramientas no intrusivas

Las herramientas que no se ejecutan bien o tienen interfaces torpes a menudo son una pérdida de tiempo. Tiene que pasar mucho tiempo buscando su interfaz de usuario, buscando características ocultas o poco intuitivas y deshaciendo los cambios que ha realizado..

Ahí es donde apreciará la genialidad de una herramienta no intrusiva, una que le permite concentrarse en la tarea en cuestión sin hacer que se detenga de vez en cuando para encontrar esta función o recordar cómo funciona..

Sabemos que es posible que no pueda elegir sus herramientas en algunos casos, como en los esfuerzos de colaboración. Pero al menos donde tenga la libertad de elegir, elija herramientas que prometan mantenerse fuera de su camino una vez que las domine. No necesitan ser demasiado simples o minimalistas. Deben sentirse tan intuitivos para que los uses que olvides que los estás usando.

Si usa Evernote pero odia la interfaz, Alternote para Mac es increíble, especialmente para la escritura de formato largo. Https://t.co/ET3q0l2VS5

- Ryan Delk (@delk) 4 de febrero de 2016

Por supuesto, puede encontrar algunas aplicaciones demasiado útiles para renunciar debido a una interfaz mal ejecutada. Lo mejor que puede hacer en este caso es buscar un cliente de terceros con una interfaz más fluida.

5. Abastecerse de plantillas y accesos directos

Las plantillas de datos, los atajos de teclado y las automatizaciones de tareas merecen todos los elogios que reciben, y es hora de que los convierta en una parte clave de su flujo de trabajo. Configurarlos podría resultar un poco lento, pero la medida en que suavizan su flujo de trabajo lo compensa..

Por ejemplo, tengo una plantilla configurada para mis artículos. Incluye una sección en blanco para experimentar con títulos, una lista de encabezados de sección genéricos (Sección 1, Sección 2, etc.) y una lista de verificación de elementos que necesito buscar (enlaces rotos, imágenes faltantes, etc.). La plantilla termina con una sección en blanco para notas..

He guardado esta plantilla en el expansor de texto incorporado de mi Mac ¿Qué es la expansión de texto y cómo puede ayudarlo a ahorrar tiempo? ¿Qué es la expansión de texto y cómo puede ayudarlo a ahorrar tiempo? Si pudieras ahorrarte incluso una pequeña fracción del tiempo que pasas escribiendo, podrías ahorrar horas de tu tiempo cada semana. Para eso es exactamente la expansión de texto. . Ahora, cada vez que estoy listo para comenzar un nuevo artículo, escribo rpt (abreviatura de Plantilla de publicación regular) y presiona la barra espaciadora. Y hay un esqueleto listo para usar del artículo que estoy a punto de escribir. Es un punto de partida sensato y es mucho mejor que la temida página en blanco Facing Writer's Block? ¿Obtener las ideas que fluyen con estos 3 rituales diarios frente al bloqueo del escritor? Obtenga las ideas que fluyen con estos 3 rituales diarios Con solo unas pocas actividades regulares, los escritores pueden reducir su constante lucha por las ideas. Aquí hay tres de esos rituales que pueden darle un flujo constante de ideas para su próxima pieza creativa. que solía gemir por siempre.

También tengo un atajo para agregar créditos de imagen. Me da un fragmento de código HTML estándar que incluye la URL de la imagen, el propietario de la imagen y la fuente de la imagen. Todo lo que necesito hacer es reemplazar esos datos predeterminados con los datos de atribución relevantes para cada imagen que uso.

6. Tener una carpeta o dos para datos temporales

Mis centros de datos digitales (carpetas del disco duro, almacenamiento en la nube, bandejas de entrada) se llenan demasiado rápido con datos entrantes que tienen una vida útil corta, como archivos adjuntos que descargo, capturas de pantalla que tomo, correos electrónicos sobre productos que solicito, etc..

Cada vez que quería un archivo o correo electrónico importante, tenía que leer todos estos otros datos que eran mucho menos útiles. Podría haberlo canalizado en carpetas apropiadas con un sistema automatizado o un montón de recetas IFTTT, pero eso parecía demasiado esfuerzo para datos que ni siquiera son útiles o relevantes a largo plazo.

Ahora vuelco esos datos en una carpeta etiquetada Temp (para temporal) en el disco duro de mi Mac. Cualquier archivo entrante que conozca no será útil más allá de unos días o un mes, lo arrastro y lo dejo caer en la carpeta Temp. Cada semana, más o menos, echo un vistazo rápido a esta carpeta temporal, clasifico los archivos por tipo y desorganizo la carpeta rápidamente eliminando en masa los archivos que ya no son útiles..

Incluso tengo una carpeta temporal para correos electrónicos. Cualquier correo electrónico que pongo en él, lo guardo tan pronto como deja de ser relevante. Por ejemplo, si recibo una confirmación de pedido para una compra en línea, la dejo en esta carpeta Temp. Elimino ese correo electrónico el día que recibo el producto..

Use menos herramientas inteligentes

Algunas personas son profesionales en el manejo del caos digital. Si ese no es usted, ajustar, optimizar y administrar sus herramientas y actividades digitales probablemente lo abrume. Entonces, ¿no tiene sentido tener menos de ellos para ajustar, optimizar y administrar en primer lugar? Ese es el enfoque que me ha funcionado muy bien durante el año pasado más o menos. Tal vez sea adecuado para ti también. Pruébalo y lo sabrás!

Que seria tú ¿recomienda eliminar o reducir para tener un flujo de trabajo más manejable? Cuéntanos qué funcionó para ti.

Créditos de imagen: caja de cartón vacía de omphoto a través de Shutterstock