6 mejores prácticas para Outlook para impulsar su flujo de trabajo

Si pasa mucho tiempo usando Outlook, debe investigar su flujo de trabajo. Siempre puede ahorrar pequeños fragmentos de tiempo al considerar la mejor manera de usar el software, ya sea simplemente agrupando la mayor parte de su envío de correo electrónico en bloques designados, o permaneciendo al tanto de su bandeja de entrada cada vez mayor (siempre soy culpable de no adhiriéndose a este último!).

El correo electrónico es una parte vital de las comunicaciones modernas: haga que trabaje aún más duro Cómo enviar correos electrónicos en Microsoft Outlook Cómo enviar correos electrónicos en Microsoft Outlook No permita que sus correos electrónicos monopolicen su día, use estos consejos de Outlook para recuperar el control de tu bandeja de entrada. para ti.

1. Categorizar

Outlook tiene numerosas funciones organizativas integradas, pero no necesita volverse loco para ser más eficiente. Esto puede funcionar como parte de una estrategia de doble enfoque, que es lo que uso.

Primero, deberá crear un sistema muy simple:

• Programe períodos de administración de correo electrónico durante todo el día.
• Dirige tu bandeja de entrada, usando reglas y carpetas de acciones.
• Eliminar donde sea posible, lo más rápido posible.

Programar

Intento revisar y responder mis correos electrónicos en dos puntos a lo largo del día. Esto no funciona para todos, pero ciertamente puede reducir el tiempo dedicado a analizar cuándo, quién y a qué responder primero. Aislar los tiempos de su correo electrónico funciona de manera similar a un proceso de archivo por lotes: todo se soluciona de una vez y no deja nada atrás. Más adelante durante el día, completa el proceso por lotes nuevamente y permanece en la cima de la cresta del correo electrónico.

Reglas

En segundo lugar en la sección de organización categórica están sus Reglas y Carpetas de Acción. Todos tenemos carpetas. Los tendrá para clientes, temas y correos electrónicos personales. Tal vez incluso algunas carpetas específicas de personas, para que no se pierda un correo electrónico de su jefe.

Importante para mantener el flujo de su bandeja de entrada a estas carpetas son “reglas.” Estas son pequeñas declaraciones lógicas si / es Outlook se ejecutará periódicamente mientras el programa esté abierto, moviendo automáticamente cualquier correo electrónico con criterios coincidentes a su nuevo hogar designado.

Por ejemplo, recibo correos electrónicos de mis padres y hermanas, quienes obviamente usan diferentes direcciones de correo electrónico. En lugar de mover manualmente cada correo electrónico, he creado una regla que solicita el análisis de Outlook para sus respectivas direcciones de correo electrónico y, si se encuentra, se moverá automáticamente al “Familia” carpeta.

Para crear una regla, botón derecho del ratón el correo electrónico y navegue hasta Regla. Si recibe regularmente correos electrónicos de esta única dirección, y simplemente lo está moviendo desde su bandeja de entrada a una carpeta con nombre separada, puede seleccionar Siempre muévete a, luego busque y seleccione la carpeta respectiva.

Si tiene varios criterios para el filtrado de correo electrónico, elija Crear regla. Desde aquí, podrá seleccionar entre numerosas opciones, incluso de un remitente específico, utilizando la barra de asunto y a quién se envía el correo electrónico. Si abres el Opciones avanzadas, podrá filtrar en función de un correo electrónico marcado, sensible o que requiera acción, o incluso palabras muy específicas utilizadas en el cuerpo del correo electrónico..

Carpetas de acción

Las carpetas de acción forman el segundo nivel de ubicación del correo electrónico y funcionan extremadamente bien con volúmenes de correo electrónico ligeramente más bajos. Para cada carpeta principal, creo tres subcarpetas, llamadas Que hacer, Pendiente, y Finalizado. Cuando un nuevo correo electrónico ingresa a la carpeta principal, respondo adecuadamente y decido a dónde debe dirigirse:

• Que hacer: Comunicación / situación en curso, sin acción inmediata
• Pendiente: Han respondido, esperando respuesta o acción adicional
• Finalizado: Comunicación / situación ha finalizado, correo electrónico en espera de eliminación o archivo

2. Colores y banderas

La categorización es realmente clave para la productividad de Outlook Más de 25 métodos abreviados de teclado de Outlook para hacerlo más productivo Más de 25 métodos abreviados de teclado de Outlook para hacerlo más productivo Outlook es uno de los clientes de correo electrónico de escritorio más populares que se utilizan actualmente. Si eres uno de esos muchos usuarios de Outlook, los siguientes métodos abreviados de teclado seguramente te ahorrarán mucho tiempo. . Además de la administración real de su carpeta, puede hacer que su bandeja de entrada sea mucho más fácil de mantener utilizando categorías codificadas por colores y banderas de seguimiento.

Categorías de colores

Las categorías de colores se pueden usar para brindar una definición inmediata a su bandeja de entrada, pero sugeriría que sea relativamente fácil. No quieres que tu bandeja de entrada se vea como el camino del arco iris!

Tenga en cuenta que las categorías de colores tienen un problema importante: no son compatibles con las cuentas IMAP. Esto significa que tendrá que crear un correo electrónico POP3 IMAP independiente frente a POP3: ¿qué es y cuál debe usar? IMAP vs. POP3: ¿Qué es y cuál debe usar? Si alguna vez configuró un cliente o una aplicación de correo electrónico, seguramente habrá encontrado los términos POP e IMAP. ¿Recuerdas cuál elegiste y por qué? Si no está ... cuenta para usar, o alternativamente, cree un “solo esta computadora” carpeta, ninguna de las cuales es ideal.

Para comenzar su sistema de clasificación de colores, diríjase a Casa pestaña y localice el Etiquetas sección. Aquí deberías poder navegar a Categorizar> Todas las categorías, que abrirá una lista actual de categorías activas. Ahora puede editar los colores, los nombres y las teclas de acceso directo como mejor le parezca.

Si ya tiene una cuenta POP3, pero no puede usar categorías de colores, es posible que deba activarlas. Localice la dirección de correo electrónico en la barra lateral. Haga clic derecho en el nombre de la cuenta y seleccione Propiedades del archivo de datos. En la parte inferior del panel de propiedades debería haber una opción para Actualizar a categorías de color.

Dependiendo del tamaño de su bandeja de entrada existente, esto podría llevar algún tiempo, pero una vez completado, tendrá acceso a la gama completa de categorías de colores..

Si está desesperado por las categorías de colores con una cuenta IMAP, puede usar un Sistema de formateo automático para cambiar los colores y las fuentes de los mensajes entrantes en función de su remitente, asunto y destinatarios, y lo exploraremos con más detalle en un artículo de seguimiento.

Banderas

Las banderas actúan como un sistema prioritario. A medida que llegan sus correos electrónicos, puede asignarles un nivel de prioridad, agregándolos automáticamente a una lista dinámica de tareas pendientes que selecciona mientras trabaja. Las prioridades van desde Hoy a través de Sin cita, con una opción para Personalizado… banderas También puedes usar Agregar recordatorio configurar una notificación cronometrada.

Acceda a la lista dinámica haciendo clic Seguir sobre el Menú lengüeta. Puede buscar todas las banderas, solo ciertos niveles de prioridad.

3. Configure las partes rápidas, use el programador

Estas dos características son a veces las más olvidadas, pero pueden eliminar algunos de los momentos más tediosos de sus comunicaciones por correo electrónico..

Partes rapidas

Si regularmente reutiliza frases estándar que hacen que sus dedos lloren con su repetición, esto evitará que su mente se deteriore más..

Guarde sus frases cansadas como una parte rápida resaltando el texto dentro de la ventana del compositor, cambie a Insertar pestaña, haga clic en el Partes rapidas menú desplegable y seleccione Guardar selección en la galería de piezas rápidas.

En el futuro, cuando comience a escribir la frase, aparecerá como una sugerencia de autocompletar. Ahora solo tendrás que volver a leer la maldita cosa. Y otra vez. Y otra vez.

Programador

El programador es otra característica excelente, y debo admitir que acabo de empezar a usar. Me di cuenta de lo útil que era esto durante un episodio de enfermedad infantil. Al darme cuenta de que no estaría en casa para enviar algunos correos electrónicos específicos del trabajo que vencen en una fecha determinada, creé el correo electrónico, adjunté los archivos relevantes y programé la fecha requerida.

Escriba su correo electrónico, luego cambie a Opciones lengüeta. Hacer clic Entrega atrasada. Debajo Opciones de entrega, comprobar No entregar antes, e ingrese sus requisitos, seguido de Cerca.

Ahora, si está utilizando un servidor de Exchange, puede continuar y cerrar Outlook. Sin embargo, si está utilizando una cuenta IMAP o POP, Outlook debe permanecer ejecutándose hasta que se cumpla el tiempo de programación del correo electrónico.

4. Crear una carpeta de búsqueda

En lugar de escribir constantemente la misma búsqueda con la barra de búsqueda de Outlook, puede crear una carpeta de búsqueda. Puede especificar la Carpeta de búsqueda para buscar una variedad de criterios usando una de las plantillas de Outlook, o crear una búsqueda personalizada para satisfacer sus necesidades.

Dirígete a la Carpeta pestaña y debajo Nuevo seleccionar Nueva carpeta de búsqueda. Esto abrirá el panel de criterios Nueva carpeta de búsqueda. Las plantillas de Outlook completan tareas habituales, como mover el correo marcado o el correo de personas específicas, pero si desea más control, la carpeta de búsqueda personalizada proporciona una amplia gama de opciones detalladas para la personalización.

5. Haga su bandeja de entrada propia

Por sorprendente que sea el correo electrónico, puede ser una distracción indudable. Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de enviarlo Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de enviarlo ¿Alguna vez presionó enviar y arrepentirse momentos después? Todos hemos estado allí, deseando poder deshacer el envío. Le mostramos cómo recuperar un correo electrónico en Outlook o retrasar el envío en Gmail. Especialmente en organizaciones grandes, los individuos pueden terminar incluidos en largas cadenas de correo electrónico, aunque el asunto no tiene nada que ver con ellos..

Si esto le sucede, puede usar reglas personalizadas para filtrar cualquier correo electrónico que no lo incluya como remitente directo a una carpeta separada para su posterior inspección. Sobre el Menú pestaña, seleccione Reglas, Crear regla, seguido por Opciones avanzadas. Pon un cheque al lado de donde está mi nombre en el cuadro Cc y selecciona Siguiente. Pon un cheque al lado de moverlo a la carpeta especificada, y luego haga clic en el enlace para definir una carpeta.

Cambiar el nivel de filtro de correo no deseado

Outlook tiene su propio filtro de spam, gracias a Dios. Pero no siempre capta parte de la basura evidentemente obvia que llega a nuestras bandejas de entrada, y lidiar con esta basura literalmente nos quita minutos de nuestras vidas. Por defecto, el Filtro de correo no deseado está activado, pero configurado en bajo.

Para cambiar el nivel de protección de correo no deseado, diríjase a Correo pestaña, donde encontrarás el Borrar opciones. Seleccionar Basura, seguido por Opciones de correo no deseado. Ahora puede seleccionar el nivel de filtrado que considere apropiado para su bandeja de entrada, cuenta por cuenta, si es necesario.

Como se señaló en Outlook, establecer el filtro de correo no deseado en Alto podría hacer que parte de su correo regular se sincronice desde su bandeja de entrada, así que asegúrese de revisar regularmente su correo basura!

Si moverlos no es suficiente, hay una opción para Eliminar permanentemente el correo no deseado sospechoso en lugar de pasar a la carpeta de correo no deseado casilla de verificación Tenga en cuenta que cuando se usa con un Alto Nivel de filtro Cualquier correo legítimo movido accidentalmente a esa carpeta será irrecuperable.

6. Crear copias de seguridad

Outlook contiene más datos de lo que generalmente pensamos. Lo más probable es que tenga varios correos electrónicos importantes al acecho en su cuenta en algún lugar que tenga la intención de hacer una copia de seguridad en una ubicación segura, pero que aún no haya administrado del todo. Bueno, te digo HAZLO AHORA!

Exportar es extremadamente fácil en Outlook. Seleccione la cuenta que desea respaldar y diríjase a Archivo> Abrir y exportar> Importar / Exportar. Seleccionar Exportar a un archivo, seguido por Archivo de datos de Outlook (.pst). (Saber cómo combinar archivos PST de Outlook Cómo combinar archivos PST de Microsoft Outlook: 5 métodos fáciles Cómo combinar archivos PST de Outlook de Microsoft: 5 métodos fáciles Un archivo PST de Outlook contiene todos los datos de su bandeja de entrada. Si tiene varios archivos PST de Outlook, ¿Cómo puedes fusionarlos a todos? Será útil aquí.)

A continuación, seleccionará qué carpeta (s) desea hacer una copia de seguridad o puede hacer una copia de seguridad de toda la raíz del directorio de correo electrónico. Finalmente, elija dónde guardar la copia de seguridad. Use las opciones avanzadas si solo desea hacer una copia de seguridad de aspectos específicos de su cuenta.

La mejor práctica de todas

¡La mejor práctica de todas es hacer todo lo anterior (o no, al parecer)! Algunas de las prácticas aquí se adaptarán a algunos lectores, otras no, pero administrando y manteniendo una bandeja de entrada eficiente y sin estrés 10 Consejos rápidos para mejorar en Outlook 10 Consejos rápidos para mejorar en Outlook ¿Está utilizando Outlook en todo su potencial? Conviértete en un maestro de Outlook con nuestra selección de consejos y trucos menos conocidos y observa cómo despega tu productividad. puede ayudarlo a tener un día libre de distracciones.

Y no se olvide de lo básico, como crear una firma en Office 365 Cómo agregar una firma de correo electrónico en Microsoft Office 365 Cómo agregar una firma de correo electrónico en Microsoft Office 365 A continuación se explica cómo puede agregar una firma de correo electrónico a la aplicación web de Microsoft Outlook en Microsoft Office 365. .