5 formas en que Xero puede ayudarlo con sus finanzas

La contabilidad puede ser confusa Los 12 mejores cursos de contabilidad en línea para cerrar su brecha de habilidades Los 12 mejores cursos de contabilidad en línea para cerrar su brecha de habilidades Gracias a los cursos en línea de alta calidad, económicos y gratuitos, es más fácil que nunca ser su propio CFO para su negocio nuevo o existente . , lento y (si tiene que pagarle a un contador profesional) costoso.

Por lo tanto, no es sorprendente que el software de contabilidad haya comenzado a aumentar en popularidad entre los trabajadores independientes y los propietarios de pequeñas empresas..

Dicho software generalmente se adapta al país en el que lo está utilizando, puede administrar todos los aspectos del proceso de contabilidad y es mucho más rentable que pagarle a un profesional.

Una de las soluciones más populares disponibles es Xero. Echaremos un vistazo a qué es y qué puede hacer con él..

¿Qué es Xero??

Xero se fundó en Nueva Zelanda en 2006 y desde entonces ha crecido hasta tener más de 600,000 usuarios. Ofrecen su producto basado en el uso común “software como servicio” (SaaS), por lo que no necesitará descargar nada para poder usarlo.

Han recibido un gran reconocimiento de la industria, incluidos dos premios Webby Awards en 2009 y uno en 2010, un Fast Company Innovation by Design Award en 2012, y lo más impresionante, el primer lugar en la revista Forbes “Las 100 empresas de crecimiento más innovadoras” lista en 2014.

El producto en sí es una de las piezas de software de contabilidad con más funciones en el mercado actual, que ofrece casi todo lo que una pequeña empresa o un profesional independiente necesita para tener éxito..

Sus características clave incluyen:

• • Gestión del flujo de caja (contabilidad en línea, conciliación bancaria, informes presupuestarios y gestión de inventario)

Facturación (envío, pago y emisión de presupuestos)

• Gestión de pagos (reclamos de gastos, facturas y órdenes de compra)
• Gestión de la nómina (incluidas las hojas de tiempo y las ejecuciones de pago estándar)
• Asistencia tributaria (W-2, 1099, cálculos de impuestos a las ventas y presentación de declaraciones)

¿Pero cuáles son sus cinco características más útiles? Vamos a investigar.

Impuesto

Ah, impuestos ... 940 federales, W-2, 1099, impuestos de empleo, impuestos de desempleo: ¿qué significa todo esto??!

Si bien Xero no puede enseñarle acerca de todos los códigos y formularios de impuestos federales y estatales individuales (aunque tiene una excelente guía de ayuda básica), puede hacer que calcularlos y enviarlos sea mucho más fácil.

Por ejemplo, le permitirá calcular instantáneamente cuánto debe archivarse en W-2 y 1099. Incluso eliminará la confusión interminable sobre la clasificación de 1099 proveedores al permitirle ejecutar un informe y luego hacer los ajustes necesarios.

Aquí hay un vistazo al proceso:

Para presentar un W-2 (posiblemente el formulario de impuestos más común en los Estados Unidos), primero debe crear un empleado. Haga esto haciendo clic Nómina> Agregar empleado y rellenando los datos personales necesarios.

A continuación, deberá completar sus datos de empleo, incluidos los datos salariales y su número de seguro social. Obviamente, ya debería tener toda la información de sus empleados, pero si no la agrega aquí, no podrá agregar a la persona a su nómina.

Finalmente, puede agregar sus detalles de impuestos federales y estatales individuales. Cabe señalar que esto todavía puede ser un campo minado potencial para los no profesionales. Puede ser aconsejable pagarle a un contador para asegurarse de que todo esté configurado correctamente: se autogestiona a partir de entonces, por lo que aún ahorrará mucho en honorarios a largo plazo.

Una vez que tenga un empleado totalmente configurado, también deberá configurar los impuestos de su propia empresa. No podrá crear una nómina (y así generar datos de declaración de impuestos) hasta que haya hecho esto.

Navegar a Configuración> Impuestos y complete su información federal y estatal:

Eso es. Simplemente ejecute su nómina cada mes, y el software retendrá automáticamente los impuestos cuando corresponda y lo registrará todo en el sistema. Al final de cada año fiscal, podrá emitir los formularios W-2 necesarios y cualquier otro formulario estatal que pueda ser necesario..

Puede seguir exactamente la misma metodología para contratistas independientes, solo que esta vez deberá emitir un formulario 1099..

Lo mejor de todo es que ni siquiera tiene que preocuparse por enviar los formularios de impuestos 1099. El 6 Mejor software de impuestos gratis para presentar su declaración de impuestos este año El 6 Mejor software de impuestos gratis para presentar su declaración de impuestos este año Si está cansado de pagando para presentar sus impuestos, este es el mejor software de impuestos gratuito para presentar sus declaraciones de impuestos estatales y federales. , una vez que los haya completado, puede archivarlos desde el software utilizando Track1099.

En realidad, hay muchos más problemas fiscales con los que Xero puede ayudarlo, además de los formularios del IRS.

Por ejemplo, calculará automáticamente el impuesto a las ventas en función de su ubicación, y la integración de Xero con Avalara TrustFile significa que puede preparar y enviar declaraciones de impuestos a las ventas casi instantáneamente (vaya a Configuración> Configuración general> Configuración financiera para ingresar su información).

Incluso puede exportar los archivos de Xero a copias impresas si prefiere más “Bricolaje” enfoque para la presentación de impuestos ¿Haciendo sus impuestos? ¿5 fórmulas de Excel que debes saber al hacer tus impuestos? 5 Fórmulas de Excel que debe conocer Pasan dos días antes de que vencen sus impuestos y no desea pagar otra tarifa de presentación tardía. Este es el momento de aprovechar el poder de Excel para poner todo en orden. .

Nómina de sueldos

Ejecutar la nómina semanal, quincenal o mensualmente puede ser casi tan confuso y lento como calcular sus impuestos.!

Hay varios aspectos de Xero que ayudarán a que sus nóminas sean menos dolorosas..

En primer lugar, incluye software de hoja de horas de empleados. Los empleados pueden ingresar sus propios datos, o usted (u otro empleado) puede hacerlo en su nombre, y viene con amplias herramientas de informes que le permitirán ver datos basados ​​en ganancias por hora, tipo de ingresos y dinero gastado por empleado o por tiempo período.

En segundo lugar, viene con software de pago. En la práctica, esto significa que puede ejecutar y aprobar la nómina de los empleados en una fecha fija, nóminas únicas a mitad del ciclo e iniciar depósitos directos en las cuentas bancarias de sus empleados. Incluso puede imprimir cheques y recibos de pago, los cuales se pueden personalizar con la marca de su propia empresa.

Tenga en cuenta que deberá configurar empleados, información fiscal, ubicaciones de trabajo, cronogramas de pagos e información de la cuenta bancaria antes de poder ejecutar las nóminas completas.

Por último, hay una gran cantidad de aplicaciones de terceros que pueden proporcionar una funcionalidad adicional. Por ejemplo, si tiene empleados que trabajan en países que no están cubiertos de forma nativa por Xero, puede usar complementos para poder pagarlos..

Gastos

Bien, entonces el apogeo de usar las cuentas de gastos de la compañía para pagar todo, desde la cena hasta las vacaciones exóticas, puede haber pasado hace mucho tiempo, pero siguen siendo una parte vital de la configuración de un negocio moderno..

La gestión de gastos 10 Usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos 10 Usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos Trello es una delicia para los amantes de la lista. Su enfoque de estilo Kanban no estaba destinado solo a la gestión de proyectos. ¿No nos crees? Mire estos diez usos únicos de Trello. La función de Xero es muy impresionante, lo que le permite administrar sus propios gastos personales y reembolsar a sus empleados los costos..

Desde la perspectiva del usuario, le permitirá a usted (y a sus empleados) agregar gastos mientras está fuera de casa con solo tomar una fotografía de un recibo y enviarlo a través de la aplicación móvil, por lo que es menos probable que se pasen por alto los costos.

Desde la perspectiva de la administración, los recibos de los viajes se agrupan para que pueda ver fácilmente el costo total, y puede aprobar y rechazar un reclamo como mejor le parezca..

Todos estos datos se pueden exportar a la función de nómina para que el día de pago sea aún más sencillo.

Los trabajadores independientes también pueden estar al tanto de sus gastos (y su situación de flujo de efectivo más amplio) mediante el uso de la función de conciliación bancaria.

En primer lugar, deberá agregar una cuenta bancaria. Para hacerlo, navegue hasta Cuentas> Cuentas bancarias> Agregar cuenta bancaria. Los bancos populares se enumeran automáticamente, y también puede agregar servicios como PayPal y tarjetas de crédito..

Ingrese su número de cuenta y dele un nombre a la cuenta, luego se le presentará una pantalla que le permitirá importar todos sus feeds bancarios.

Una vez hecho esto, puede importar todos los datos de su banco y se reconciliarán automáticamente con los de Xero. Se puede acceder a los datos a través de la aplicación móvil para la reconciliación sobre la marcha, puede crear reglas personalizadas para ayudar a igualar transacciones más complejas y se admiten más de 160 monedas..

Reportes financieros

Es muy difícil obtener una comprensión clara de cuán saludable es su negocio sin informes financieros claros y efectivos..

Afortunadamente, Xero proporciona más de 40 informes financieros básicos y avanzados. Estos incluyen todos los más comunes, como ganancias y pérdidas, declaraciones de impuestos a las ventas y balances, pero también los más inusuales (pero igualmente útiles) como ganancias y pérdidas en moneda extranjera. Evite ser estafado al intercambiar monedas o enviar dinero al extranjero Evite Ser estafado al intercambiar monedas o enviar dinero al extranjero Si ha enviado dinero al extranjero o ha intercambiado monedas antes de unas vacaciones, probablemente tenga un mal trato. Aquí hay algunas mejores alternativas a los bancos y las casas de cambio. y horarios de depreciación.

Los informes también ofrecen rastreadores de presupuesto 5 aplicaciones de presupuesto que debe usar si realmente desea ahorrar dinero 5 aplicaciones de presupuesto que debe usar si realmente desea ahorrar dinero Estas son las aplicaciones de presupuesto más efectivas disponibles actualmente. Elige el que más te guste. (para que pueda preparar esquemas y comparar el rendimiento real con el rendimiento previsto), y la capacidad de agregar categorías de seguimiento (lo que le brinda una manera fácil de comparar y contrastar secciones individuales de su negocio).

Todos estos informes se pueden preparar e imprimir en cuestión de clics..

Facturación

¿De qué sirven todas estas características sofisticadas si no puede gestionar fácilmente las facturas? Son la base de administrar un negocio, pero pueden complicarse rápidamente Cómo usar Internet para perseguir facturas impagas Cómo usar Internet para perseguir facturas impagas Si trabaja para usted mismo, existe la preocupación constante de que eventualmente uno de sus clientes va a dejar de pagar una factura. Aquí hay algunos consejos en línea para recuperar el dinero perdido. si tienes muchos clientes.

La función de facturación de Xero cuenta con muchas características interesantes. Por ejemplo, puede agregar notas de crédito y recargar fácilmente los gastos a los clientes mediante el uso de una etiqueta especial, y las notas de crédito se pueden emitir cuando corresponda.

Sus clientes también podrán pagar sus facturas con solo un clic, ya sea con tarjeta de crédito o PayPal, y se lo alertará cuando los clientes abran sus facturas (¡para que sepa si simplemente lo están ignorando!).

Finalmente, al igual que el software de nómina, podrá personalizar y personalizar todas sus facturas con sus propios logotipos y marcas..

¿Has usado Xero??

¿Has usado Xero? ¿Qué funciones y características te gustaron? ¿Cuál necesitaba más trabajo? ¿Falta algo que le gustaría ver a los desarrolladores presentar??

Puede hacernos saber sus pensamientos y comentarios en la sección de comentarios a continuación.