5 pasos para ahorrar papel y digitalizarse

El papel y los materiales alternativos como el pergamino alguna vez fueron materiales muy raros y preciosos. Hoy en día, usamos papel en casi todas partes o más bien, donde no se puede reemplazar por el plastico.

La producción de cualquiera de los materiales es una carga para el medio ambiente, aunque el papel, generalmente hecho de madera, es biodegradable y, por lo tanto, es mucho más fácil de reciclar.

La digitalización no solo ahorrará papel y ayudará al medio ambiente, sino que también le ahorrará toneladas de espacio: su escritorio o incluso su refrigerador se verán mucho más limpios. Encontrar documentos será mucho más rápido. ¡Y después de todo, vivimos en la era digital! Así es como comienzas:

1. Escaneo

Todo comienza con el escaneo de sus documentos en papel existentes. Si no tiene un escáner, puede usar su cámara digital, tomar una foto y usar Snapter para corregir la perspectiva y la distorsión. Damien revisó la herramienta en detalle hace un par de meses: Snapter - Escanee sus documentos sin un escáner Snapter - Escanee sus documentos sin un escáner Snapter - Escanee sus documentos sin un escáner

2. Archivo

Asegúrese de encontrar un buen sistema que le permita rastrear fácilmente un documento que pueda necesitar. Siempre pregúntate, “¿Dónde y cómo buscaré esto??”

La forma más fácil de archivar documentos probablemente es tenerlos como archivos PDF, nombrarlos con la fecha y una breve descripción y buscar lo que necesite dentro del contenido por palabras clave.

Dado que la búsqueda de imágenes de texto aún no es un estándar, el nombre del archivo para las imágenes deberá ser muy descriptivo. Alternativamente, puede usar una herramienta llamada JOCR, que extraerá el texto de sus documentos escaneados y los colocará en un archivo de texto. Puede darle al archivo de texto exactamente el mismo nombre que la imagen, archivarlo en la misma carpeta y así podrá rastrear fácilmente el documento respectivo. Varun revisó JOCR: Cómo extraer texto de imágenes Cómo extraer texto de imágenes (OCR) Cómo extraer texto de imágenes (OCR) La mejor manera de extraer texto de una imagen es usar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Le mostramos siete herramientas de OCR gratuitas para el trabajo..

Si esto le parece demasiado problema, también puede archivar los documentos escaneados y archivos PDF con GMail. Simplemente envíe los archivos por correo electrónico y escriba las palabras clave apropiadas y relevantes en el correo electrónico. Solo tenga en cuenta el riesgo de seguridad al que podría estar exponiendo sus archivos, así que trate de no cargar documentos confidenciales.

3. Use herramientas

Usamos mucho papel para notas aleatorias, que luego se quedarán en nuestros escritorios para siempre o hasta que derramemos café sobre ellas. Para ahorrar papel y hacer que su escritorio se vea un poco más ordenado, intente obtener una rutina para usar herramientas.

Recordatorios, notas rápidas, listas de tareas, direcciones pueden organizarse y almacenarse digitalmente. Dependiendo de las herramientas que use, puede tener el beneficio adicional de acceder a ellas donde quiera que esté.

Para notas rápidas, debe usar Stickies, que básicamente es la alternativa digital a las Notas Post-It.

Google Calendar es un excelente calendario en línea y de escritorio. También puede recordarle tareas. Si integra Google Calendar en Thunderbird, incluso puede crear listas de tareas directamente desde su escritorio. En mi artículo Cómo: integrar Google Calendar en Thunderbird Cómo integrar Google Calendar en Thunderbird Cómo integrar Google Calendar en Thunderbird ¿Estás utilizando Thunderbird y Google Calendar y te preguntas cómo puedes unir los dos? Le mostramos cómo integrar completamente Google Calendar con Thunderbird. , verás cómo se hace eso.

Una de las mejores herramientas para mantenerse organizado y deshacerse de las notas y recordatorios en papel es Remember The Milk. Al ser compatible con una variedad de otras aplicaciones, también puede convertirse en su centro central para realizar un seguimiento de las tareas y la información. David cubrió 8 maneras fáciles de administrar tareas con Remember The Milk 8 maneras fáciles de administrar tareas con Remember The Milk.

Además, en el artículo Administre su vida con herramientas gratuitas de administración de tiempo en línea Administre su vida con herramientas gratuitas de administración de tiempo en línea Administre su vida con herramientas gratuitas de administración de tiempo en línea, revisé varias otras herramientas útiles, algunas de las cuales se mencionan anteriormente.

4. Copia de seguridad, copia de seguridad, copia de seguridad

Para dejar de usar papel, tendrá que descartar los documentos en papel originales en algún momento o guardarlos. Por supuesto, hay documentos que debe conservar. Pero para la mayoría, las copias digitales serán lo suficientemente buenas..

Sin embargo, los accidentes suceden. Su disco duro podría corromperse, llevándose consigo las copias digitales de sus documentos. Por lo tanto, es importante crear copias de seguridad periódicas.

Los archivos confidenciales nunca deben salir de su disco duro y debe hacer una copia de seguridad de ellos en unidades externas de forma regular.

¿Qué pasa con los documentos almacenados en su cuenta de GMail? Si bien GMail puede ser un lugar bastante seguro, también debe hacer una copia de seguridad de su cuenta de GMail, solo para estar 100% seguro de que todo se tiene en cuenta.

Hay una manera de hacer una copia de seguridad de GMail usando GMail Backup, como Karl describió en su artículo Cómo hacer una copia de seguridad de su cuenta de Gmail en su computadora Cómo hacer una copia de seguridad de su cuenta de Gmail en su disco duro Cómo hacer una copia de seguridad de su cuenta de Gmail en su disco duro perder el acceso a sus valiosos datos de Gmail. Con tantas opciones disponibles, tiene sentido hacer una copia de seguridad de su Gmail regularmente. Esta guía rápida te muestra cómo. .

Finalmente, tener una copia electrónica de cada documento importante, incluso si no puede descartar el original, es una copia de seguridad en sí mismo. Solo imagine todos sus valiosos documentos en papel perdidos en una inundación o incendio, y todavía tiene un duplicado en un disco duro.

5. Repita

Haga de los pasos anteriores un hábito. Eso es crucial Siga configurando recordatorios para escanear documentos en papel. Haga que el escaneo sea una rutina para todo lo nuevo que viene y trabaje en cosas viejas cuando tenga tiempo. Y repetir.

Entonces, ¿qué le impide convertir completamente de un usuario de papel de la vieja escuela al maestro digital de la nueva era? Háganos saber, digitalmente, en los comentarios..