5 trucos de Autocompletar de Excel para construir tus hojas de cálculo más rápido

Las funciones de autocompletar de Excel ofrecen las formas más efectivas de ahorrar tiempo al completar hojas de cálculo.

La mayoría de las personas no se dan cuenta de que muchas de las cosas que hacen manualmente pueden automatizarse. Por ejemplo, tal vez desee aplicar una fórmula solo a cada segunda o tercera fila cuando arrastre hacia abajo para autocompletar. O tal vez quieras completar todos los espacios en blanco en una hoja.

En este artículo, le mostraremos cómo lograr cinco de las automatizaciones más efectivas para columnas de autocompletar.

1. Complete todas las celdas

La mayoría de las personas que han usado Excel por algún tiempo saben cómo usar la función de autocompletar.

Simplemente haga clic y mantenga presionado el mouse en la esquina inferior derecha de la celda, y arrástrelo hacia abajo para aplicar la fórmula en esa celda a cada celda debajo de ella.

En el caso de que la primera celda sea solo un número y no una fórmula, Excel simplemente completará automáticamente las celdas contando hacia arriba por uno.

Sin embargo, ¿qué sucede si no desea aplicar la fórmula de autocompletar a cada celda debajo de ella? Por ejemplo, ¿qué sucede si solo desea que cada otra celda concatene el nombre y el apellido, pero desea dejar las líneas de dirección intactas??

Aplicar fórmula a cada otra celda

Puede hacerlo cambiando ligeramente su procedimiento de autocompletar. En lugar de hacer clic en la primera celda y luego arrastrar hacia abajo desde la esquina inferior derecha, resaltará las dos primeras celdas. Luego, coloque el mouse en la esquina inferior derecha de las dos celdas hasta que el cursor cambie a un “+”.

Ahora sostenga y arrastre eso hacia abajo como lo haría normalmente.

Notarás que ahora, en lugar de autocompletar cada celda, Excel solo llena automáticamente cada segunda celda en cada bloque.

Cómo se manejan otras células

¿Qué pasa si esas segundas celdas no están en blanco? Bueno, en ese caso, Excel aplicará las mismas reglas en la segunda celda del primer bloque que resaltó a todas las demás celdas. Por ejemplo, si la segunda celda tiene un “1” en él, Excel completará automáticamente cada otra celda contando hasta 1.

Puede imaginar cómo esta flexibilidad podría mejorar en gran medida la eficiencia con la que puede completar automáticamente los datos en hojas. Es una de las muchas formas en que Excel lo ayuda a ahorrar tiempo. 14 consejos para ahorrar tiempo en Microsoft Excel. 14 consejos para ahorrar tiempo en Microsoft Excel. Si Microsoft Excel ha consumido mucho tiempo en el pasado, permítanos mostrarle cómo obtener algunos de de nuevo Estos simples consejos son fáciles de recordar. mientras maneja muchos datos.

2. Autocompletar al final de los datos

Una cosa que las personas a menudo encuentran cuando trabajan en hojas de trabajo de Excel en un entorno corporativo es tratar con hojas masivas.

Es bastante fácil arrastrar el cursor del mouse de arriba hacia abajo de un conjunto de 100 a 200 filas para rellenar automáticamente esa columna. Pero, ¿qué pasa si en realidad hay 10,000 o 20,000 filas en la hoja de cálculo? Arrastrar el cursor del mouse hacia abajo a través de 20,000 filas tomaría mucho tiempo.

Hay un truco muy rápido para hacer esto más eficiente. En lugar de arrastrar todo el camino hacia abajo de la columna, simplemente mantenga presionada la tecla Mayús en el teclado. Ahora notará que cuando coloca el mouse en la esquina inferior derecha de la celda, en lugar de un ícono más, es un ícono con dos líneas horizontales y paralelas.

Ahora, todo lo que tiene que hacer es hacer doble clic en ese icono y Excel completará automáticamente automáticamente la columna completa, pero solo hasta donde la columna adyacente realmente tiene datos.

Este truco puede ahorrarle innumerables horas. 10 Ahorradores de tiempo de Excel fáciles que podría haber olvidado 10 Ahorradores de tiempo de Excel fáciles que podría haber olvidado. desperdiciado intentando arrastrar el mouse hacia abajo a través de cientos o miles de filas.

3. Complete los espacios en blanco

Imagine que se le ha encomendado la tarea de limpiar una hoja de cálculo de Excel, y su jefe quiere que aplique una fórmula específica 3 Fórmulas locas de Excel que hacen cosas increíbles 3 Fórmulas locas de Excel que hacen cosas increíbles Las fórmulas Excel tienen una herramienta poderosa en formato condicional. Este artículo cubre tres formas de aumentar la productividad con MS Excel. a cada celda en blanco en una columna. No puede ver ningún patrón predecible, por lo que no puede usar el “cada otro x” truco de autocompletar arriba. Además, ese enfoque eliminaría cualquier dato existente en la columna. Qué puedes hacer?

Bueno, hay otro truco que puedes usar para completar solo celdas en blanco con lo que quieras.

En la hoja de arriba, tu jefe quiere que completes cualquier celda en blanco con la cadena “N / A”. En una hoja con solo unas pocas filas, este sería un proceso manual fácil. Pero en una hoja con miles de filas, te tomaría un día entero.

Entonces, no lo hagas manualmente. Simplemente seleccione todos los datos en la columna. Entonces ve al Casa menú, seleccione el Buscar y seleccionar icono, seleccione Ir a especial.

En la siguiente ventana, seleccione Espacios en blanco.

En la siguiente ventana, puede ingresar la fórmula en la primera celda en blanco. En este caso, solo escribirás N / A y luego presione Ctrl + Enter para que lo mismo se aplique a cada celda en blanco encontrada.

Si quisieras, en lugar de “N / A”, puede escribir una fórmula en la primera celda en blanco (o hacer clic en el valor anterior para usar la fórmula de la celda que está justo encima de la celda en blanco), y cuando presione Ctrl + Entrar, aplicará la misma fórmula a todos las otras celdas en blanco.

Esta característica puede hacer que limpiar una hoja de cálculo desordenada sea muy rápido y fácil.

4. Rellenar con macro de valor anterior

Ese último truco en realidad toma algunos pasos. Debe hacer clic en un montón de elementos del menú, y reducir los clics es de lo que se trata cada vez más eficiente, correcto?

Así que tomemos el último truco un paso más allá. Automaticemos con una macro. La siguiente macro básicamente buscará en una columna, buscará una celda en blanco y, si está en blanco, copiará el valor o la fórmula de la celda que se encuentra arriba.

Para crear la macro, haga clic en el Desarrollador elemento de menú y haga clic en el Macros icono.

Asigne un nombre a la macro y luego haga clic en Crear macro botón. Esto abrirá una ventana del editor de código. Pegue el siguiente código en la nueva función.

FirstColumn = InputBox ("Ingrese la letra de la columna"). FirstRow = InputBox ("Ingrese el número de fila".) LastRow = Range (FirstColumn & "65536"). End (xlUp) .Row For i = FirstRow To LastRow If Range (FirstColumn & i) .Value = "" Then Range (FirstColumn & (i - 1)). Copiar Range (FirstColumn & i) End If Next i 

El enfoque en el script anterior es hacer que sea flexible, de modo que permita al usuario de la hoja especificar en qué columna y fila comenzar. Así que ahora cuando tienes una hoja que se ve así:

Desea rellenar los espacios en la columna G rellenando la celda en blanco con la misma fórmula que la celda que se encuentra sobre ella, simplemente puede ejecutar su macro. Después de responder a las instrucciones para comenzar la columna y la fila, completará todos los espacios en esa columna sin tocar los datos existentes.

Es esencialmente un autocompletar la columna, dejando solo los datos existentes. Esto no es algo fácil de hacer simplemente arrastrando el mouse hacia abajo en la columna, pero usando el enfoque guiado por menú descrito anteriormente o el enfoque macro descrito en esta sección, es posible.

5. Cálculos iterativos Macro

Un cálculo iterativo es un cálculo realizado en base a los resultados de la fila anterior..

Por ejemplo, las ganancias de la compañía del próximo mes pueden depender de las ganancias del mes anterior. En ese caso, debe incorporar el valor de la celda anterior en el cálculo que incorpora datos de toda la hoja o el libro de trabajo..

Lograr esto significa que no puede simplemente copiar y pegar la celda, sino realizar el cálculo en función de los resultados reales dentro de la celda.

Modifiquemos la macro anterior para realizar un nuevo cálculo basado en los resultados de la celda anterior..

FirstColumn = InputBox ("Ingrese la letra de la columna") FirstRow = InputBox ("Ingrese el número de la primera fila") LastRow = InputBox ("Ingrese el número de la última fila") Para i = FirstRow To LastRow Range (FirstColumn & i) .Value = 5000 + (Range (FirstColumn & (i - 1)). Value * 0.1) Next i 

En este script, el usuario proporciona el primer y el último número de fila. Como no hay datos en el resto de la columna, el script no tiene idea de dónde comenzar. Una vez que el script recibe el rango, realizará un cálculo interactivo utilizando el valor anterior y completará la columna completa con los nuevos datos..

Tenga en cuenta que este es solo un enfoque alternativo a los cálculos iterativos. Puede hacer lo mismo escribiendo una fórmula directamente en la siguiente celda vacía e incluir la celda anterior en la fórmula. Luego, cuando complete automáticamente esa columna, incorporará el valor anterior de la misma manera.

El beneficio de usar una macro es que si quisieras, podrías agregar algo de lógica avanzada al cálculo interactivo, lo que no podrías hacer dentro de una fórmula de celda simple.

Puede obtener más información sobre esto en nuestro artículo sobre la automatización de sus hojas de cálculo 5 Recursos para macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo 5 Recursos para macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo ¿Está buscando macros de Excel? Aquí hay cinco sitios que tienen lo que estás buscando. con macros de Excel.

Autocompletar columnas de Excel es una brisa

Como puede ver, el enfoque que adopta cuando autocompleta columnas realmente puede reducir su carga de trabajo. Esto es especialmente cierto cuando se trata de hojas de cálculo masivas con miles de columnas o filas..