5 herramientas críticas que necesita para una oficina virtual más productiva

Una oficina virtual es una oficina móvil que se encuentra en su computadora o en la nube. Si su trabajo no lo limita a una ubicación específica, puede configurar sus herramientas para trabajar desde cualquier parte del mundo. Para cada vez más personas, trabajar de manera remota se está convirtiendo en una alternativa realista y desafiante para ir al trabajo en una oficina tradicional..

Si bien ofrece una increíble cantidad de libertad, trabajar virtualmente y posiblemente en el camino también requiere una gran disciplina y excelentes habilidades de organización. He estado trabajando y viajando durante más de un año y, por lo tanto, puedo decirle una o dos cosas sobre trabajar desde una 'oficina virtual'.

Comunicación por correo electrónico

La comunicación efectiva es la clave para ser productivo. El correo electrónico sigue siendo una herramienta de oficina virtual esencial para la comunicación profesional y no parece que vaya a ser reemplazado pronto. Su cliente de correo electrónico debe estar configurado para filtrar automáticamente su correo, debe facilitarle el etiquetado y la clasificación de los correos, y debe poder acceder a su correo en línea en caso de que algo le ocurra a su computadora.

Para mí, Google Mail con algunas configuraciones personalizadas y varias funciones de Google Labs habilitadas cumple con todos estos requisitos. Hemos escrito innumerables artículos sobre GMail en MakeUseOf.

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Organización y planificación

Ninguna oficina virtual está completa sin un calendario que le recuerde fechas límite, eventos y citas. Debido a su perfecta integración con GMail, uso Google Calendar.

Los siguientes artículos revelan cómo puede aprovechar al máximo Google Calendar:

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Si necesita más ayuda de la que puede proporcionar un calendario simple, considere configurar su propio sistema de asistente virtual. Pageonce es una excelente solución para administrar sus facturas, detalles de viaje y más. Otra gran herramienta para mantenerse organizado es Remember the Milk, una herramienta para administrar listas, tareas y recordatorios en línea o donde quiera, por ejemplo en GMail.

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Comunicación directa

Es importante conectarse con las personas. La comunicación directa a través de mensajería instantánea, voz, teléfono o videollamadas también ayuda a transmitir información de manera más eficiente que a través de un correo electrónico. De cualquier manera, deberá comunicarse directamente con colegas o clientes.

Skype cubre todo el ancho de banda de comunicación directa. Puede usarlo para mensajes instantáneos, chat de voz o video, y llamar a un número de teléfono.

Consulte los siguientes artículos para obtener consejos y trucos para Skype:

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Como alternativa a Skype, también puede considerar Google Talk o ooVoo.

Almacenamiento y uso compartido de archivos en línea

Si su oficina no solo es virtual, sino también en The Cloud, necesita una herramienta confiable de almacenamiento de archivos en línea. Es posible que también necesite una herramienta para intercambiar o trabajar en colaboración en documentos con sus socios. Dropbox puede hacer todo eso y más.

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Hardware

Finalmente, permítanme mencionar brevemente el hardware que será útil. Obviamente necesita una computadora y posiblemente un teléfono móvil. La selección del dispositivo dependerá en gran medida de las preferencias personales o tal vez dependerá por completo de las computadoras públicas. De cualquier manera, hay dos piezas de hardware accesorio que debe considerar:

• Copia de seguridad y transferencia de archivos
  Para datos que no puede o no desea almacenar en línea, obtenga una tarjeta SD o una unidad flash USB con suficiente capacidad de almacenamiento. También puede instalar aplicaciones móviles en estos dispositivos en caso de que dependa de computadoras públicas.
• Auriculares y / o Auriculares
  Cuando trabajas en un lugar público concurrido y ruidoso, los buenos auriculares pueden ser críticos para tu concentración y cordura. Cuando ocasionalmente necesite hacer llamadas a través de su computadora, asegúrese de obtener auriculares multifuncionales que también funcionen como auriculares..

Conclusión

Una oficina virtual es una configuración altamente individual de hardware de computadora, software de escritorio y servicios en línea. Al igual que en una oficina tradicional, las herramientas de oficina virtual que elija dependen en gran medida de sus requisitos y preferencias personales. Puede mantener la organización simple y efectiva, pero nunca olvide proteger sus datos y hacer una copia de seguridad religiosa.

¿Qué aplicaciones y hardware utiliza en su oficina virtual??

Créditos de imagen: EDHAR