5 pasos de acción para curar tu bandeja de entrada Zero Email Frenzy

Inbox Zero es una de las palabras de moda más populares en la comunidad de productividad. Aplicaciones como el popular cliente de correo electrónico de iPhone, Mailbox Lleve su buzón de entrada a cero con el buzón para el iPhone Lleve su buzón de entrada a cero con el buzón para el iPhone El cliente de correo predeterminado para el iPhone se ha vuelto obsoleto en mi opinión, o ciertamente no lo es tan avanzado como el hardware en el que reside. El correo no es divertido de navegar, y sus últimas características ... le facilitan el manejo rápido de todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada. Si realmente está sobrecargado, ¿puede incluso utilizar un servicio como Mailstrom Buried In Emails? Reduzca su bandeja de entrada masiva a cero con Mailstrom enterrado en correos electrónicos? Reduzca su bandeja de entrada masiva a cero con Mailstrom Hemos ofrecido una serie de soluciones a través de los años para administrar su cuenta de Gmail y limpiar una bandeja de entrada desordenada. Nada es más conveniente que una solución central en línea como Mailstrom. para eliminar correos electrónicos en masa. La idea de declarar quiebra de correo electrónico - simplemente borrando todo y comenzando de nuevo, se está considerando seriamente en algunos círculos.

Todo este enfoque en la limpieza de su bandeja de entrada, en el logro, la esquiva, Inbox Zero, pierde dos de los problemas fundamentales con la sobrecarga de correo electrónico. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, necesita ir más allá de Inbox Zero y abordar los problemas subyacentes:

• Por qué su bandeja de entrada se desborda en primer lugar.
• Cómo es tu relación con el correo electrónico.

El problema de sobrecarga de correo electrónico

La mayor parte de la conversación sobre la sobrecarga del correo electrónico no logra distinguir entre el correo electrónico deseado y el no deseado. Tratar cada elemento en su bandeja de entrada como un objetivo para ser ignorado ignora la realidad de la situación. Claramente, un correo electrónico de su jefe que le brinda comentarios sobre una presentación no es lo mismo que un correo electrónico de Groupon que ofrece ofertas en la ciudad que dejó el año pasado. Del mismo modo, un correo electrónico de un viejo amigo probablemente sea bienvenido, mientras que un correo electrónico de Facebook que le dice que el mismo amigo lo etiquetó en una foto probablemente no.

Si tiene cien correos electrónicos en su bandeja de entrada, todos los cuales quería recibir pero que aún no ha solucionado, tiene un problema de gestión del tiempo que ninguna aplicación de correo electrónico puede resolver. Si en su lugar tiene diez correos electrónicos no deseados, tiene un problema de correo electrónico, pero nuevamente, ninguna aplicación de correo electrónico lo resolverá por usted.

La mayor parte de la conversación sobre la sobrecarga de correo electrónico no logra distinguir entre el correo electrónico deseado y el no deseado

Para la mayoría de las personas, las dos causas más frecuentes de correo electrónico no deseado son las notificaciones de redes sociales, boletines por correo electrónico y correos electrónicos redundantes. Si usted es una figura pública, también puede estar sujeto a una gran cantidad de correos electrónicos no solicitados o solicitudes de asesoramiento..

El spam ya no es el problema que alguna vez fue, si está utilizando un servicio de correo electrónico moderno como Gmail, rara vez verá spam en su bandeja de entrada.

El correo electrónico pavloviano

Inbox Zero, como concepto, tampoco aborda la relación de la mayoría de las personas con el correo electrónico. Tener una bandeja de entrada vacía porque la revisas cada 20 minutos o cada vez que recibes una notificación y respondes a todo de inmediato no es algo bueno. Del mismo modo, si pasa 4 horas al día en intercambios de correo electrónico de ida y vuelta, no será productivo incluso si llega a la bandeja de entrada cero al final del día.

Ivan Pavlov fue un científico ruso ganador del Premio Nobel, famoso por su trabajo en el condicionamiento clásico. Al tocar una campana cada vez que alimentaba a un perro, podía lograr que el perro salivara incluso sin que hubiera comida allí. Como licenciada en psicología, ahora salivo cada vez que hablo de Pavlov!

El quid del condicionamiento clásico es que mientras más veces un estímulo es seguido por una respuesta, más difícil es separarlos. Cada vez que revisas tus correos electrónicos a primera hora de la mañana, o cuando llega una nueva notificación, te estás condicionando para seguir haciendo lo mismo..

Para ir realmente más allá de la bandeja de entrada cero, debe lograr el control sobre cómo recibe y responde el correo electrónico-necesitas romper el ciclo pavloviano. Una bandeja de entrada vacía es simplemente un posible paso en el camino para lograr esto.

Los cinco principios

Afortunadamente, la resolución de la sobrecarga de correo electrónico no deseado y la relación pavloviana se realiza fácilmente. Hay un par de principios simples que si pone en práctica se asegurará de que desea recibir casi todo el correo electrónico y de que tiene control sobre cuándo y dónde lo revisa..

Principio uno: silos no superpuestos

Para resolver el problema de notificación de redes sociales, utilizo la idea de silos no superpuestos. Todas las notificaciones de Facebook deben permanecer en Facebook al final de la historia. No deberían aparecer en mi bandeja de entrada de correo electrónico, en el menú de notificaciones de mi teléfono ni en ningún otro lugar que no sea Facebook. Ninguna notificación de Facebook será tan importante como un correo electrónico de mi editor, por lo que no se les debe dar el mismo tratamiento.

Pasos de acción

Dedique 30 minutos a iniciar sesión en todas sus cuentas de redes sociales y anule la suscripción de cada correo electrónico de notificación. Puede que se sorprenda de cuántas casillas de verificación necesita desmarcar. Mi compañero escritor de MakeUseOf, Justin, ha escrito un gran artículo sobre cómo detener los molestos correos electrónicos de las redes sociales con NotifyMeNot. NotifyMeNot lo lleva a través de los pasos para darse de baja de todas las notificaciones por correo electrónico de los principales sitios de redes sociales.

Principio dos: tratar o eliminar

El problema del boletín es un poco más difícil de manejar. El problema es que, en muchos casos, se suscribió activamente a un boletín porque contenía información que deseaba recibir. Si eres un acaparador digital como yo, puedes tratar de convencerte de que aún quieres obtener esas ofertas diarias de Groupon. El principio de acuerdo o eliminación lo ayuda a superar estos instintos de acumulación.

Pasos de acción

Reserve 15 minutos todos los días para revisar todos los boletines por correo electrónico en su bandeja de entrada. Para cada uno, debe leerlo en su totalidad o darse de baja. Si no lo lees durante el tiempo reservado para hacer eso, nunca lo harás.

En el transcurso de dos semanas, me anulé de casi tres cuartos de los boletines a los que me había suscrito. Ahora, cada vez que veo que los boletines no leídos comienzan a aparecer en mi bandeja de entrada, restablezco el trato o lo elimino..

Principio tres: tiempo máximo de correo electrónico

Para muchas personas, incluyéndome a mí cuando no estoy cuidando, revisar el correo electrónico es una acción reflexiva. Si no está haciendo nada de manera activa o distraído durante una fracción de segundo, abra su bandeja de entrada y revise sus correos electrónicos. Si bien puede no parecer un gran problema, interrumpe tu flujo y te sorprenderá cuánto tiempo pasas revisando el correo electrónico. días, y está siendo astuto al respecto. Puede recuperar el control de su tiempo. Calcule cuánto tiempo dedica al correo electrónico en este momento y vuelva a robarlo. .

Mucho mejor, como recomienda mi compañero escritor Akshata, es asignar horarios establecidos y solo revisar el correo electrónico. Iría más allá y sugeriría que para abordar tanto la sobrecarga de correo electrónico como la relación pavloviana - establecer un tiempo máximo de correo electrónico.

Si está a medio camino de responder un correo electrónico cuando se acabe el tiempo, guárdelo en borradores y recójalo al día siguiente.

Pasos de acción

Elija una o dos veces para revisar el correo electrónico por día y calcule cuánto tiempo le toma manejar sus correos electrónicos importantes; Este es su tiempo máximo de correo electrónico. Algo más de 45 minutos es probablemente demasiado largo. Solo revise el correo electrónico en esos momentos y no exceda su tiempo máximo de correo electrónico. Si está a medio camino de responder un correo electrónico cuando se acabe el tiempo, guárdelo en borradores y recójalo al día siguiente.

Si bien esta es una solución extrema, si establece un tiempo de correo electrónico máximo razonable, podrá manejar todos los correos electrónicos realmente importantes mientras ignora los que son simplemente urgentes. Si no puede manejar el volumen de correos electrónicos, debe usar algunos de los principios de este artículo para reducir la cantidad que recibe.

Principio cuatro: pregúntate “Por qué?”

Algunas personas no tendrán el lujo de declarar que solo revisan el correo electrónico en ciertos momentos; si usted es uno de ellos, aún puede abordar la verificación incesante del correo electrónico. A lo largo del día habrá momentos en los que deberá revisar su correo electrónico; tal vez su jefe le haya preguntado si John envió un informe. Pero también habrá momentos en los que solo lo esté verificando sin ninguna razón real.

Pasos de acción

Si no puede establecer horarios para revisar los correos electrónicos, cada vez que mire su bandeja de entrada pregúntese por qué lo está haciendo y escriba la respuesta en un archivo de texto o en una hoja de papel. Cuenta todas las buenas razones - “el jefe me pidió que”, “lejos del escritorio por una hora” - y todas las malas razones- “postergar”,”en el teléfono y lo busqué”, “respondiendo a una notificación” - al final del día. El objetivo es minimizar la cantidad de malas razones. Una vez que estés al tanto de por qué está revisando el correo electrónico, puede asegurarse de hacerlo solo cuando haya una razón clara para hacerlo.

Principio cinco: minimizar las entradas

Si ha puesto en práctica todos los principios anteriores y todavía está nevado con correos electrónicos, debe abordar las entradas. La principal fuente restante de correo electrónico no deseado es de compañeros de trabajo felices por el gatillo; Hay dos etapas para abordarlo: la primera es cambia los correos electrónicos que envías, el segundo es habla con tus compañeros de trabajo.

Pasos de acción

Considere cada correo electrónico que escriba. Si es un correo electrónico de una palabra como “Perfecto” o “Gracias” no lo envíes; Si actúa de acuerdo con la información en el correo electrónico que recibió, será evidente que lo leyó y, por lo tanto, la confirmación no es necesaria. Si hay alguna ambigüedad, quítela; en lugar de preguntar si alguien está libre por la tarde, pregunte si está libre a una hora determinada.

Si hay posibilidades de ir y venir, levante su teléfono y llame en su lugar; lo que puede tomar cinco correos electrónicos para resolver puede tomar menos de un minuto en el teléfono.

Considera cada correo electrónico que escribes.

Termine sus correos electrónicos diciendo lo que espera del destinatario. Infórmeles que no buscará una respuesta, pero supondrá que comenzarán a trabajar en lo que ha enviado. Asegúrese de proporcionarles todo lo que necesitarán para que no necesiten volver a usted.

Una vez que haya estructurado sus correos electrónicos para que no responda innecesariamente y minimice la necesidad de que otros respondan, es hora de hablar con sus colegas. Comenzando con los peores delincuentes, cortésmente pida que no se les envíe CC a los correos electrónicos a menos que sean importantes y relevantes. Del mismo modo, pida que, cuando sea posible, las personas respondan solo al remitente en lugar de presionar responder a todos.

Una nota sobre fan-mail

Si eres conocido o percibido como un experto, recibirás correos electrónicos de extraños que te pedirán consejo. La clave para lidiar con este tipo de correos electrónicos es considerar si son deseados o no; Si bien puede ser una carga pasar una hora al día respondiendo a solicitudes de asesoramiento no solicitadas, si estas personas son clientes potenciales o actuales, es probable que desee saber de ellos..

Si, por otro lado, no gana nada al responder, debe considerar cómo tienen acceso a su correo electrónico en primer lugar. Si se publica públicamente en su sitio web, elimínelo. Si no puede, y el volumen de correos electrónicos es inmanejable, puede considerar delegar todas las tareas de correo electrónico sin importancia a un asistente, virtual o de otro tipo.

La mayoría de los días recibo correos electrónicos de personas que han leído los tutoriales que escribí. Mientras me despierto para una diatriba que explica por qué el Software X es mejor que el Software Y y que soy un idiota por escribir sobre Y es desagradable, en general, me encanta recibir comentarios de personas que han leído mi trabajo; Tengo buenas ideas para seguir los tutoriales de sus preguntas.

Conclusión

Inbox Zero es una gran idea en principio, pero no aborda el quid de la cuestión del correo electrónico: asegurarse de que solo reciba el correo electrónico que desea recibir y que lo maneje en sus propios términos. Pasar cualquier cantidad de tiempo eliminando notificaciones de redes sociales, boletines de correo electrónico no leídos y correos electrónicos de trabajo innecesarios solo para llegar a Inbox Zero no tiene sentido; mucho mejor tomarse unos minutos al día por un corto tiempo y aplicar algunos de los principios de este tutorial y abordar su relación con el correo electrónico de una vez por todas.

Créditos de imagen: Harry Guinness, Perro de Pavlov (Shutterstock), Spam (Shutterstock)