3 consejos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Show & Tell]

La mayoría de nosotros sufre de sobrecarga de información. Estar abrumado con correos electrónicos privados puede no ser un gran problema e ignorar la mitad de los correos electrónicos es realmente aceptable hasta cierto punto. Sin embargo, en la vida profesional, no solo se espera que encuentre formas de hacer frente a todos los canales entrantes, sino que también debe procesar la información, es decir, reenviar, responder, discutir, realizar un seguimiento y hacer un seguimiento.

En MakeUseOf hemos escrito muchos artículos sobre diferentes formas de usar Google Mail y cómo aprovecharlo al máximo. ¿Pero qué características y técnicas utilizan realmente las personas que reciben cientos de correos electrónicos a la semana? ¿Cómo hacemos un seguimiento de docenas de tareas y, sin embargo, nos mantenemos al tanto de la inundación diaria de correo? Si bien no puedo hablar por mis colegas, ciertamente puedo hablar por mí mismo. Utilizo Google Mail para manejar correos electrónicos y la mayoría de mis tareas y con este artículo me gustaría compartir mis 'trucos de magia' contigo.

Filtrado de correo entrante

Para mí, un paso clave para lidiar con las inundaciones fue establecer filtros para el correo entrante. Si recibe más de tres o cuatro correos electrónicos al día y si recibe repetidamente correos electrónicos específicos, por ejemplo, notificaciones, boletines o recordatorios, le recomiendo que configure los filtros.

He configurado más de 20 filtros, que clasifican el correo bajo 15 etiquetas clave (similares a las carpetas), por ejemplo, para atender notificaciones de comentarios, correos electrónicos relacionados con MakeUseOf Answers, incluidas preguntas nuevas y publicadas, o correos electrónicos relacionados con Sound Sunday.

Recibo muchos correos que realmente no tengo que leer, al menos no en mi bandeja de entrada, por ejemplo, nuevas preguntas enviadas a MakeUseOf Answers. Sin embargo, todavía me gusta tener una copia en mi bandeja de entrada, por ejemplo, para enviar una pregunta a un colega o responderla por correo electrónico. Sin embargo, como no tengo que leer estos correos electrónicos, he configurado un filtro para ordenarlos y marcarlos como leídos.

Entonces, cada vez que veo un número en negrita junto a una de mis etiquetas, sé que hay un correo que debo leer. Dependiendo de cuál sea la etiqueta, la leo de inmediato (por ejemplo, Bandeja de entrada) o dejo un poco de tiempo para leer todos los correos electrónicos de esa categoría colectivamente (por ejemplo, notificaciones de comentarios).

Si desea obtener más información sobre la configuración de filtros en Google Mail, le recomiendo el artículo 3 Grandes ejemplos de uso de filtros de Gmail para la productividad 3 Grandes ejemplos de uso de filtros de Gmail para la productividad 3 Grandes ejemplos de uso de filtros de Gmail para la productividad. Contiene algunos consejos excelentes para configurar listas de tareas por correo electrónico, administrar recordatorios o filtrar eventos del calendario de Google.

Priorizando

Entonces, ¿ha configurado filtros para los correos electrónicos que recibe regularmente, pero su bandeja de entrada todavía tiende a estar llena de cosas menos importantes? Google Mail tiene una solución para eso y se llama Priority Inbox. Es fácil de configurar en> Configuraciones > Bandeja de entrada. De forma predeterminada, mostrará las siguientes etiquetas en la parte superior de su bandeja de entrada: Correo importante y no leído, Correo destacado y Todo lo demás en su bandeja de entrada. Puede personalizarlo para incluir otra etiqueta importante o cambiar o eliminar uno de los mencionados anteriormente.

Para obtener una introducción completa a la Bandeja de entrada prioritaria, consulte el artículo La Bandeja de entrada prioritaria de Gmail resuelve el problema de Bacn La Bandeja de entrada prioritaria de Gmail resuelve el problema de Bacn La Bandeja de entrada prioritaria de Gmail resuelve el problema de Bacn .

Hacer un seguimiento

Puede realizar un seguimiento de diferentes correos electrónicos etiquetándolos automática o manualmente. Sin embargo, si tiene que marcar manualmente docenas de correos electrónicos todos los días, el etiquetado puede ser bastante pesado porque requiere varios clics del mouse y cierta coordinación. Lo que funciona mucho mejor para mí es protagonizar correos electrónicos.

Una de mis principales tareas editoriales es realizar un seguimiento de los comentarios. Esto incluye cualquier comentario en MakeUseOf que deba abordarse, comentarios notables en general, los mejores comentarios del personal, los mejores comentarios para el concurso Mejor respuesta de la semana (Respuestas MakeUseOf) y los comentarios ganadores de ese concurso. Por lo general, tengo entre 50 y 100 comentarios marcados en un momento dado y utilizo cinco etiquetas diferentes para diferenciarlos. Puedo acceder a todos los correos marcados a través de la etiqueta Destacados, lo que me permite tratarlos rápidamente, y esa etiqueta tiende a ser muy colorida..

Para fechas límite o correos electrónicos que deseo seguir, convierto los correos electrónicos en tareas, como se describe en este excelente artículo: 4 pasos simples para lograr y mantener Inbox Zero en Gmail 4 pasos simples para lograr y mantener Inbox Zero en Gmail 4 pasos simples para Lograr y mantener Inbox Zero en Gmail

Todas las cosas pequeñas

He configurado una serie de configuraciones pequeñas que me facilitan el manejo de correos electrónicos. No hace falta decir que uso la vista de conversación enhebrada. La mayoría de las otras configuraciones pequeñas se proporcionan a través de las funciones de Google Labs y a continuación hay una lista de mis favoritos.

• Avance automático...
  para mostrar automáticamente la siguiente conversación después de procesar el correo electrónico anterior.
• Predeterminado 'Responder a todos'...
  porque la mayor parte de mi correo saliente está destinado a más de un destinatario.
• Vista previa de la bandeja de entrada...
  porque no puedo esperar a ver qué me espera mientras se carga GMail.
• Mover columna de icono...
  ya que me resulta más fácil escanearlos cuando están en el lado izquierdo.
• Enviar y archivar...
  para guardar un clic y vaciar esa bandeja de entrada más rápido.

Conclusión

Si todavía estás esperando un truco de magia, me temo que tengo que decepcionarte. ¡No hay magia involucrada en mantenerse al tanto de las cosas! Por lo general, solo se requieren algunas estrategias simples y mucha disciplina.

Si realmente esperabas un buen truco, prueba este 1 increíble consejo de Gmail que no conoces. 1 Consejo impresionante de Gmail que no conoces. Seriamente. 1 Consejo impresionante de Gmail que no conoces. Seriamente.

Y muchos más buenos consejos se pueden encontrar aquí:

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¿Cuántos correos electrónicos recibe por día y cómo los maneja? ¿Tienes algún consejo o truco de GMail que no cubrí? ¿O hay una razón por la que está utilizando un cliente de correo electrónico diferente??