Owen Little
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Outlook sigue siendo una de las plataformas de correo electrónico más populares en el lugar de trabajo, y viene con muchas herramientas excelentes de productividad que pueden ahorrarle mucho tiempo. Si está buscando más consejos para agregar a su arsenal de Outlook, aquí hay tres formas en que puede usar el cliente de correo electrónico para mantenerse al día.
1. Marcar correos electrónicos como leídos inmediatamente
Cuando hace clic en un correo electrónico no leído en Outlook y lo elimina sin pasar a otro mensaje, permanece sin leer. Esto es particularmente molesto porque terminarás pensando que hay mensajes no leídos en tu papelera..
Ir Expediente > Opciones > Correo. Debajo Paneles de Outlook haga clic en el Panel de lectura y aparecerá un cuadro de diálogo con algunas opciones. La única configuración que necesita cambiar es Marcar elementos como leídos cuando se ven en el Panel de lectura. Asegúrese de que la casilla esté marcada e ingrese 0 0 el número de segundos que esperar antes de marcar un artículo como leído.
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo y nuevamente en la configuración de Correo. Ahora, cuando hace clic en un correo electrónico en Outlook, se marcará como leído al instante.
2. Cree instantáneamente nuevos correos electrónicos con texto copiado
Si ha copiado texto de su navegador, un documento, de otro correo electrónico o de cualquier otro lugar de su computadora, puede crear instantáneamente un nuevo correo electrónico con ese texto en el cuerpo de su correo electrónico simplemente presionando el atajo de teclado Ctrl + V en cualquier lugar de Outlook.
Para los correos electrónicos, querrás estar en la pestaña Correo. Si está en las pestañas Calendario, Contactos o Tareas, el texto aparecerá en un nuevo cuadro de diálogo de elemento para esa pestaña respectiva.
3. Desactiva las notificaciones con excepciones
Si necesita concentrarse y las notificaciones de correo electrónico de Outlook lo distraen, puede desactivarlas. Pero si aún quiere estar atento a los correos electrónicos relacionados con el proyecto en el que está trabajando, o de personas específicas, puede crear excepciones a la regla.
Primero ve a Expediente > Opciones > Correo. Debajo Mensaje de llegada asegúrese de que todas las opciones para las notificaciones estén desmarcadas, luego haga clic en Aceptar.
A continuación, querrá crear excepciones para contactos específicos. Hay varias formas de hacer esto..
Si solo le interesan las notificaciones de contactos específicos, la forma más fácil de hacerlo es navegar a un correo electrónico desde ellos, hacer clic con el botón derecho y seleccionar Reglas> Crear regla. En el cuadro de diálogo que aparece, asegúrese de que debajo Cuando recibo un correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas la Desde La opción está marcada. por Haz lo siguiente Asegúrate de eso Mostrar en la ventana de alerta de nuevo elemento está chequeado. Si lo desea, también puede habilitar la notificación de sonido y también entrar en Opciones avanzadas para más condiciones, como texto en la línea de asunto y nivel de importancia.
Si lo desea, puede elegir entre más condiciones además del remitente, pero para esto tendrá que ir al menú con pestañas en la parte superior de la pantalla, haga clic en el Reglas botón e ir a Administrar reglas y alertas. Haga clic en el Nueva regla botón. Debajo Estar al día haga clic en la opción Mostrar el correo de alguien en la ventana de alerta de nuevo artículo y haga clic próximo.
Encontrará una lista de varias condiciones para los tipos de correos electrónicos que recibe: por remitente (un individuo o un grupo), por palabras específicas en el asunto, enviadas solo a usted, marcadas como importantes o marcadas, con palabras específicas en el cuerpo, con archivos adjuntos, y mucho más.
Marque la casilla de la condición que desea usar en el Paso 1, y en el Paso 2 verá el texto vinculado para cada elemento. Haga clic en cada enlace y siga las instrucciones sobre el tipo de contenido para ingresar. Una vez que haya hecho todas sus elecciones, haga clic en próximo.
Luego puede seleccionar su acción. Para las notificaciones, puede configurarlo para que Outlook muestre un mensaje de alerta específico de su elección, notificaciones de escritorio y / o reproduzca un sonido. Una vez que haya hecho su selección, haga clic en Terminar. Verá que la regla aparece en la lista de Reglas y Alertas.
Si ha terminado de enfocar y desea volver a activar las notificaciones, simplemente vuelva a Expediente > Opciones > Correo Y debajo Mensaje de llegada volver a activar las notificaciones.
¿Qué consejos y trucos de Outlook utiliza para mantenerse productivo? Compártelos con nosotros en los comentarios.