3 scripts impresionantes de Google Docs para automatizar tus documentos

Hay muchas buenas razones por las que debería usar Google Docs basados ​​en la nube en lugar de aplicaciones de procesamiento de texto basadas en aplicaciones como Microsoft Word. Una de las más importantes es que puede crear algunas automatizaciones muy útiles utilizando potentes scripts de Google.

Aquí hay tres scripts que le permiten crear un documento a partir de las indicaciones del usuario, importar Google Analytics en un informe de Google Doc y crear un documento a partir de un archivo de hoja de Google.

1. Use las indicaciones para crear un documento

Si envía el mismo correo electrónico con frecuencia, una plantilla de documento automatizada realmente puede ayudarlo a ahorrar tiempo. Esto podría ser algo así como un informe de ventas mensual para su gerente o actualizaciones semanales para sus colegas. Cualquier cosa que escriba a menudo se puede automatizar con una plantilla de documento y un Google Script.

El primer paso es crear una plantilla de documento. Hacer esto es tan simple como crear un documento de Google. Para las palabras que le gustaría completar, simplemente rodee con dos ## signos, como el siguiente ejemplo.

Dentro de este documento, puede crear un Google Script que se ejecute cuando se abra el documento. Su script le pedirá que ingrese cada uno de los elementos que van al documento..

Para crear su script, haga clic en el Herramientas elemento del menú y haga clic en Editor de guiones.

En la ventana del editor, elimine el código que está allí y reemplácelo con el siguiente script.

Este script llamará a los mensajes cuando se abra el documento, cree un nuevo documento con el nombre de la persona de ventas y la fecha de hoy en el título. Luego completará los campos de la plantilla con la información que ha ingresado.

function myFunction () // Muestra un cuadro de diálogo para cada campo para el que necesita información. var ui = DocumentApp.getUi (); // var response = ui.prompt ('Ingrese el nombre', 'Ingrese el nombre del vendedor', ui.ButtonSet.OK); var nameResponse = ui.prompt ('Ingrese el nombre de la persona de ventas'); var client1Response = ui.prompt ('Ingresar cliente 1'); var sales1Response = ui.prompt ('Ingresar ventas 1'); var client2Response = ui.prompt ('Ingresar cliente 2'); var sales2Response = ui.prompt ('Ingresar ventas 2'); var client3Response = ui.prompt ('Ingresar cliente 3'); var sales3Response = ui.prompt ('Ingresar ventas 3'); var CommissionResponse = ui.prompt ('Introducir comisión'); fecha var = nueva fecha (); // Haga una copia del archivo de plantilla var documentId = DriveApp.getFileById (''). MakeCopy (). GetId (); // Cambie el nombre del archivo copiado DriveApp.getFileById (documentId) .setName (nameResponse.getResponseText () + date + 'Sales Report'); // Obtener el cuerpo del documento como una variable var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); // Inserte las entradas en el documento body.replaceText ('## name ##', nameResponse.getResponseText ()); body.replaceText ('## client1 ##', client1Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales1 ##', sales1Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## client2 ##', client2Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales2 ##', sales2Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## client3 ##', client3Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## sales3 ##', sales3Response.getResponseText ()); body.replaceText ('## Commission ##', CommissionResponse.getResponseText ());  

Reemplace el código de identificación del documento en la secuencia de comandos anterior con la identificación del documento de la plantilla.

Lo encontrará incrustado en la URL cuando edite el documento de plantilla.

En la ventana del editor de Google Script, haga clic en el disco icono para guardar el script.

A continuación, haga clic en el correr icono para probar que funciona.

Cuando ejecuta el script por primera vez, es posible que deba aprobar permisos para que su cuenta de Google ejecute el script.

De vuelta en el documento de la plantilla, verá las ventanas emergentes que aparecen una tras otra. Complete los campos con los datos que desea ingresar al documento.

Cuando haya terminado, el script creará un nuevo documento en su carpeta raíz de Google Drive con toda la información que ha ingresado completada.

Finalmente, solo necesita configurar el script para que se ejecute cada vez que abra el documento de plantilla.

En la ventana de Google Script Editor, haga clic en Editar> Desencadenantes del proyecto actual.

Haga clic en el Agregar disparador botón en la esquina inferior derecha. Asegurarse Seleccionar tipo de evento es En abierto.

Desplácese hacia abajo y haga clic Salvar, y tu estas listo.

2. Importar Google Analytics en un informe de documento

Ya sea que tenga un sitio web o trabaje para alguien que lo posee, un requisito frecuente es medir el tráfico y el rendimiento del sitio web Verificar el tráfico del sitio web con estas 7 herramientas principales Verificar el tráfico del sitio web con estas 7 herramientas principales Verificar el tráfico de su sitio web no es difícil con Las herramientas adecuadas. Este artículo resume siete de los mejores sitios de análisis de tráfico. y proporcionarlo dentro de un informe formateado.

Puede usar el mismo enfoque de plantilla que la sección anterior para exportar datos del sitio web desde Google Analytics y enviarlos a un informe de Google Docs bien formateado.

Primero, cree una plantilla de informe tal como lo hizo en la sección anterior. En este ejemplo, la plantilla se configurará para proporcionar el total de usuarios, sesiones y páginas vistas durante la semana pasada..

A continuación, vaya al Editor de secuencias de comandos de Google Docs siguiendo los mismos pasos que en la sección anterior..

Habilite el acceso a los datos de Google Analytics siguiendo los pasos a continuación..

1. En la ventana del editor de guiones, seleccione Recursos, y entonces Servicios avanzados de Google
2. Hacer clic encendido apagado cerca de API de Google Analytics
3. Debajo del cuadro de diálogo, haga clic en el Panel de API de Google Cloud Platform enlazar
4. En la ventana de Cloud Platform, haga clic en Habilitar API y servicios
5. Buscar Analítica, y haga clic en API de análisis
6. Haga clic en el Habilitar botón para habilitar esta API para su script
7. Regrese a la ventana del editor de scripts y haga clic en Okay para cerrar la ventana de Servicios avanzados de Google

Ahora que ha habilitado la integración con la API de Google Analytics, está listo para crear automáticamente su informe.

Pegue el siguiente código dentro de la ventana de código del editor de scripts.

function myFunction () var tableId = 'ga:'; var startDate = getLastNdays (7); // Hace 1 semana. var endDate = getLastNdays (0); fecha var = nueva fecha (); resultados var = Analytics.Data.Ga.get (tableId, startDate, endDate, 'ga: users, ga: sessions, ga: pageviews', 'dimension': 'ga: date'); datos var = []; var totals = results.totalsForAllResults; for (metricName en totales) data.push (totales [metricName]);  usuarios var = datos [0] sesiones var = datos [1] páginas vistas var = datos [2] // Salida a Google Doc. // Haga una copia del archivo de plantilla var documentId = DriveApp.getFileById ("). MakeCopy (). GetId (); // Cambie el nombre del archivo copiado DriveApp.getFileById (documentId) .setName (date + 'Website Report'); // Obtenga el cuerpo del documento como una variable var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); // Inserte las entradas en el documento body.replaceText ('## startdate ##', startDate); body.replaceText ( '## enddate ##', endDate); body.replaceText ('## users ##', users); body.replaceText ('## sessions ##', sessions); body.replaceText ('## pageviews # # ', páginas vistas); función getLastNdays (nDaysAgo) var today = new Date (); var before = new Date (); before.setDate (today.getDate () - nDaysAgo); return Utilities.formatDate (before,' GMT ',' aaaa-MM-dd ');

Reemplace el código de identificación del documento en la secuencia de comandos anterior con la identificación del documento de la plantilla. También reemplace la ID de Analytics con la ID que se muestra para su sitio web en Google Analytics.

En la ventana del editor de Google Script, haga clic en el disco icono para guardar el script.

Haga clic en el correr icono para probar que funciona.

Cuando ejecuta el script por primera vez, deberá aprobar los permisos para que su cuenta de Google ejecute el script.

La ejecución del script creará un nuevo documento en su carpeta raíz de Google Drive con toda la información de rendimiento del sitio web de la última semana completada.

Finalmente, solo necesita configurar el script para que se ejecute cada semana.

En la ventana de Google Script Editor, haga clic en Editar y Desencadenantes del proyecto actual.

Haga clic en el Agregar disparador botón en la esquina inferior derecha. Cambio Seleccionar fuente de evento a Tiempo impulsado. Cambio Seleccione el tipo de disparador basado en el tiempo a Temporizador semanal.

Desplácese hacia abajo y haga clic Salvar, y su script se ejecutará todas las semanas y creará un nuevo informe semanal.

3. Crear un documento a partir de una hoja de Google

Hay momentos en los que necesita transferir información de una hoja de cálculo a un documento, por ejemplo, para desarrollar informes o registrar información.

Si te encuentras haciendo esto con frecuencia, puedes ahorrar tiempo integrando Google Sheets con Google Docs. Para esta secuencia de comandos, utilizará el Editor de secuencias de comandos de Google dentro de Hojas de cálculo de Google, ya que de allí provendrán los datos..

Primero, creará su plantilla de documento de ventas tal como lo hizo en la primera sección de este artículo, incorporando variables rodeadas por el ## símbolo.

Los datos para estos informes provendrán de su hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google, que puede parecerse a este ejemplo.

Para crear su secuencia de comandos, dentro de Hojas de cálculo de Google, haga clic en el Herramientas elemento del menú y haga clic en Editor de guiones.

Pegue la siguiente secuencia de comandos en la ventana de secuencia de comandos del editor.

function myFunction () var date = new Date (); // Abre SS por su ID var ss = SpreadsheetApp.openById (""); var sheet = ss.getSheetByName ('Sam'); // o como se llame la hoja // Haga una copia del archivo de plantilla var documentId = DriveApp.getFileById (''). makeCopy (). getId (); // Cambie el nombre del archivo copiado DriveApp.getFileById (documentId) .setName ('Sam' + date + 'Sales Report'); // Obtener el cuerpo del documento como una variable var body = DocumentApp.openById (documentId) .getBody (); rango var = sheet.getRange ("A2: B4"); body.replaceText ('## name ##', 'Sam'); para (var i = 1; i<4; i++)  cell = range.getCell(i,1); client = cell.getValue(); body.replaceText('##client' + i + '##', client); cell = range.getCell(i,2); sales = cell.getValue(); body.replaceText('##sales' + i + '##', sales);  

Reemplace la ID del documento en el script anterior con la ID del documento de la plantilla. También reemplace la ID de la hoja de Google con la ID de su hoja de Google de datos.

En la ventana del editor de Google Script, haga clic en el disco icono para guardar el script.

Haga clic en el correr icono para probar que funciona.

Recuerde, cuando ejecuta el script por primera vez, deberá aprobar los permisos para que pueda acceder a su cuenta de Google.

Cuando ejecute el script, creará un nuevo documento en su carpeta raíz de Google Drive con todos los datos de ventas de la hoja de cálculo.

También es posible recorrer las pestañas de las hojas y crear un nuevo documento de salida de ventas para cada vendedor de su equipo..

¿Por qué no jugar con el script anterior y ver si puedes lograrlo??

Usando Google Scripts y Google Docs

Google Docs parece un simple procesador de texto, pero como puede ver cuando integra Google Analytics, multiplica la funcionalidad de esta aplicación en la nube.

Las plantillas en Google Docs son una parte central de lo que hace que todo esto funcione. Te sorprendería cuánto usar plantillas en Google Docs 24 Plantillas de Google Docs que te harán la vida más fácil 24 Plantillas de Google Docs que te harán la vida más fácil Estas plantillas de Google Docs que te permitirán ahorrar tiempo te ayudarán a terminar tus documentos en lugar de luchar por Póngalos juntos. puede hacer que todo lo que haces sea mucho más eficiente. Pruébelos y, mientras lo hace, agregue también sus propias automatizaciones creativas de Google Script.