18 consejos avanzados para páginas, números y notas clave

Es posible que iWork no esté en la misma liga que Microsoft Office, pero sigue siendo una poderosa suite ofimática para tener en su Mac.

Una vez que se familiarice con los conceptos básicos de iWork Cómo funciona iWork: Conceptos básicos de páginas, números y Keynote Cómo funciona iWork: Conceptos básicos de páginas, números y Keynote ¿Siempre ha descartado las aplicaciones de productividad de Apple como inadecuadas para las necesidades de su oficina? ¡Es hora de reconsiderar! , está listo para pasar al siguiente paso, que es descubrir qué más puede hacer dentro de las aplicaciones de iWork y cómo. Ahí es donde entran los siguientes consejos. Destacan algunas de las funciones útiles disponibles en las tres aplicaciones de iWork (Páginas, Números y Keynote).

Sin embargo, antes de llegar a esos consejos de iWork, nos gustaría señalar una diferencia de nomenclatura significativa entre Páginas / Números y Keynote.

Cuidado con esta convención de nomenclatura principal

En Keynote, Apple se refiere a las plantillas como temas. Pero nos referiremos a ellos como plantillas en este artículo para evitar confusiones..

Tenga en cuenta que verá la palabra tema en vez de modelo dentro de las opciones de menú y tal en Keynote. Las opciones mismas se muestran en las mismas ubicaciones que en Páginas y Números; Es solo el nombre que difiere.

Ahora, exploremos algunas características útiles de las aplicaciones de iWork.

1. Cambiar las preferencias de idioma y región

Las aplicaciones de iWork le permiten cambiar la configuración de idioma y región para cada documento. Estos influyen en cómo el documento muestra valores numéricos, monedas, fechas y más.

Puede acceder a la configuración de idioma haciendo clic en Archivo> Avanzado> Idioma y región. Por defecto, están configurados para que coincidan con la configuración del sistema tal como los ve en Preferencias del sistema> Idioma y región.

Cuando cambie a un idioma o región diferente, verá una vista previa de los formatos de datos actualizados justo debajo de la configuración. Golpea el Okay botón para guardar la configuración.

¿Se actualizará automáticamente el contenido del documento para que coincida con el nuevo formato? No todo. Es posible que necesite un punto de prueba y error para averiguar qué cambios exactamente.

Pero cualquier información nueva que ingrese toma el formato especificado por las preferencias actualizadas de idioma y región. Por esta razón, es mejor ajustar esa configuración tan pronto como configure el documento.

2. Personalizar la configuración de autocorrección

La configuración de autocorrección que ha configurado en Preferencias del sistema> Teclado> Texto aplicar a través de macOS. ¿Sabía que puede anularlos para cada aplicación iWork de Preferencias> Corrección automática?

Sí, las páginas, los números y las preferencias de Keynote tienen una pestaña especial con varias configuraciones de autocorrección que puede ajustar como mejor le parezca. Además de tener configuraciones personalizadas para el formato y la ortografía, puede tener listas personalizadas para el reemplazo de texto.

3. Dale a los objetos un cambio de imagen con estilos

iWork tiene combinaciones predeterminadas de colores, fuentes, formas y más para ayudarlo a cambiar la apariencia de los objetos. Encontrarás estos estilos ocultos en el Formato inspector.

Por supuesto, las opciones que ve en el inspector dependen del objeto que haya seleccionado, y el nombre de la pestaña correspondiente también varía. Sin embargo, no se preocupe, porque las pestañas son muy fáciles de encontrar..

Verás un Estilo pestaña para cuadros de texto, formas y medios. Los estilos de tabla aparecen debajo de Mesa estilos de pestaña y gráfico debajo de Gráfico lengüeta. Verá estilos de párrafo y estilos de caracteres debajo de Texto lengüeta.

Para aplicar un estilo, seleccione el objeto en el que desea aplicar una nueva pintura y elija uno de los estilos preestablecidos.

4. Crear estilos personalizados

Las aplicaciones de iWork le permiten crear estilos propios. Para agregar uno, seleccione cualquier objeto cuyo estilo desee guardar y haga clic en Formato> Avanzado> Crear estilo.

¿Prefieres un acceso directo de un clic en lugar de la opción de menú? Haga clic en el + botón que sigue los estilos existentes en el Formato inspector. Y ahora está tu estilo guardado como preestablecido!

Para los estilos de párrafo, carácter y lista, encontrará el añadir botón en una ubicación ligeramente diferente. Está en la parte superior derecha de la lista de estilos..

Es una pena que Apple haya abandonado la función de importación con la que puede incorporar estilos personalizados de un documento a otro. Todavía puede hacerlo, pero requiere un poco de esfuerzo adicional, y solo puede mover un estilo personalizado a la vez.

Primero, debe seleccionar el objeto cuyo estilo desea copiar y hacer clic en Formato> Estilo de copia. Entonces, tienes que usar el Formato> Pegar estilo opción en el documento donde desea reproducir el estilo.

5. Agregar hipervínculos

Seleccione el texto para el que desea crear un hipervínculo y visite el Formato> Agregar enlace menú o el menú del botón derecho para comenzar. Verás que puedes crear enlaces a páginas web y direcciones de correo electrónico.

En Keynote, también podrá vincular a diapositivas específicas. Del mismo modo, podrá vincular elementos específicos (llamados marcadores) de un documento en Pages. Por supuesto, deberá tener un marcador en su lugar antes de poder vincularlo.

Para crear un marcador, primero seleccione el elemento al que desea acceder rápidamente. Entonces, en el Marcadores sección de la Documento inspector, haga clic en el Añadir marcador botón. El marcador aparece en la lista justo debajo del botón.

6. Comprimir archivos

Insertar objetos multimedia como fotos y películas en un documento de iWork puede aumentar significativamente el tamaño del archivo. Esto se debe a que el archivo almacena esos objetos en su tamaño y resolución originales, incluso si los ha reducido.

Por supuesto, eso es útil cuando desea restaurar las versiones originales de los objetos multimedia. Pero como compromiso, tienes que lidiar con un archivo más grande.

¿Qué hay de comprimir archivos al permitir que iWork recorte audio / video y reduzca la resolución de la imagen? Haciendo clic en Archivo> Avanzado> Reducir tamaño de archivo Hace el truco. Asegúrese de usar la opción después de que todo en el documento esté en su lugar y que todos los objetos de medios tengan el tamaño que desea.

A continuación, recibirá un cuadro de mensaje que le indicará cuánto reducirá la aplicación el tamaño del archivo. Haga clic en el Reducir botón para seguir adelante con la compresión.

7. Bloquear objetos

¿Con frecuencia terminas moviendo o editando elementos que no querías? Evite eso al fijar objetos en su lugar con el Organizar> Bloquear opción. No tiene que hacer este objeto a la vez; el bloqueo funciona incluso cuando tiene múltiples objetos seleccionados.

A excepción de los cuadros de comentarios, puede bloquear todo tipo de objeto que vea en la barra de herramientas principal de una aplicación iWork. Eso incluye cuadros de texto, tablas, formas, imágenes y videos..

¿No puede bloquear objetos en Pages?? A veces verás el Bloquear opción atenuada en el Organizar menú de la aplicación Páginas. Pruebe esta próxima solución para habilitarla.

Primero, abra el Formato inspector para el objeto seleccionado y cambiar a su Organizar lengüeta. Bajo la Colocación de objetos sección, cambie de Mover con texto pestaña a la Quedate en la pagina lengüeta. Eso debería traer de vuelta el Bloquear opción para el objeto seleccionado.

Si desea mover o editar un objeto que ha bloqueado, primero deberá desbloquearlo haciendo clic en Organizar> Desbloquear.

8. Agrupar objetos

Digamos que desea mover algunos objetos sin alterar su posición relativa entre sí. O tal vez quieras aplicar el mismo estilo a todos ellos. En casos como estos, ayuda si puede tratar esos objetos como un solo elemento. De hecho, puede hacerlo, una vez que los agrupa haciendo clic en Organizar> Grupo.

Para separar los objetos agrupados y volver a editarlos individualmente, todo lo que tiene que hacer es seleccionar el grupo y hacer clic en Organizar> Desagrupar.

También puede agrupar / desagrupar objetos (más bloquearlos / desbloquearlos) con el botón derecho o Controlar-haga clic en el menú.

9. Mantenga las herramientas dispuestas a mano

los Formato el inspector incluye un Organizar pestaña para darle opciones para posicionar objetos con precisión. Pero es tedioso cambiar de una de las otras pestañas cada vez.

¿Por qué no hacer el Organizar herramientas de fácil acceso? Dales un panel portátil dedicado haciendo clic en Ver> Mostrar herramientas de organización. También puedes poner Colores y Ajustar imagen herramientas en paneles emergentes similares haciendo clic en el apropiado mostrar opción en el Ver menú.

10. Acceda a las opciones de visualización rápidamente

Mira ese pequeño Ver botón de barra de herramientas en el extremo izquierdo? Oculta un menú útil para alternar la visibilidad de elementos clave en pantalla como reglas, comentarios y Buscar y reemplazar caja.

Según la aplicación iWork en la que se encuentre, puede usar esa barra de herramientas Ver menú para acceder a algunas funciones especiales también. Por ejemplo, en Páginas puede ocultar miniaturas y revelar el recuento de palabras desde ese menú. En Keynote, puede cambiar entre varios diseños y también comenzar a editar diapositivas maestras.

11. Ocultar el selector de plantillas

Cuando abre cualquier aplicación iWork, le muestra un conjunto de plantillas ordenadas y que ahorran tiempo para elegir.

Si bien las plantillas son útiles, es posible que prefiera comenzar con un documento en blanco cada vez. En ese caso, el selector de plantillas se convierte en una ventana emergente molesta. Ocultarlo es fácil.

Primero ve a la aplicación Preferencias sección con el atajo Comando + Coma. Bajo la Para nuevos documentos sección de la General pestaña, seleccione el botón de radio para Usar plantilla.

En páginas y números, la plantilla predeterminada es Blanco, mientras que en Keynote, es Gradiente. Sin embargo, no tiene que quedarse con estos. Selecciona el Cambiar plantilla botón debajo de Usar plantilla opción para seleccionar un nuevo valor predeterminado. También puede crear una nueva plantilla por completo para usar como predeterminada. Veremos cómo hacerlo en la siguiente sección.

Desea acceder al selector de plantillas después de haberlo ocultado? Tráelo al mantener presionado el Opción clave cuando estás creando un nuevo documento. Opción + Cmd + N es el atajo correspondiente.

12. Crear nuevas plantillas

Supongamos que ha configurado un documento de iWork así, y ahora desea utilizarlo como punto de partida para futuros documentos. Puede, una vez que guarde ese documento modelo como plantilla. Para hacerlo, haga clic en Archivo> Guardar como plantilla. (En Keynote, verás Guardar tema en vez de Guardar como plantilla.)

En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Agregar al selector de plantillas para guardar la plantilla en la ubicación predeterminada. Luego aparecerá en el Mis plantillas sección del selector de plantillas. Si desea guardar la plantilla en una ubicación diferente, haga clic en el Salvar botón en su lugar.

13. Crear marcadores de posición para texto y medios

Si está trabajando con una plantilla personalizada, debe seleccionar los fragmentos de texto existentes cada vez que desee reemplazarlos. No tendrá este problema si los fragmentos de texto en la plantilla son marcadores de posición. Cuando lo estén, puede comenzar a escribir el texto de inmediato sin tener que seleccionar primero el texto existente..

Del mismo modo, si define marcadores de posición para los medios, puede reemplazarlos con medios nuevos en un instante. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el añadir imagen botón en la parte inferior derecha del marcador de posición (ver captura de pantalla a continuación).

Esto abre el explorador de medios emergente desde el cual puede seleccionar la imagen o el video que necesita. No tendrá que molestarse en cambiar el tamaño o rediseñar los nuevos medios; toman el mismo estilo que el marcador de posición.

Como puede ver, tener marcadores de posición para texto y medios ahorra mucho tiempo y querrá usarlos mientras crea plantillas. Hacerlo es bastante sencillo.

Seleccione cualquier fragmento de texto que desee definir como marcador de posición y haga clic en Formato> Avanzado> Definir como marcador de posición de texto. Si desea establecer una imagen o un video como marcador de posición, elija el Definir como marcador de posición de medios opción del mismo menú en su lugar.

14. Importar plantillas confeccionadas

No tiene que crear plantillas personalizadas. ¿Por qué no importar algunas increíbles de iWorkCommunity? ¡Son de uso gratuito! (Tú también puedes “pedir prestado” plantillas de amigos y familiares por correo electrónico).

iWorkCommunity tiene plantillas para hojas de tiempo, eventos para recaudar fondos, revistas y muchos otros tipos de documentos. Descargue la plantilla que desee y ábrala con la aplicación iWork correspondiente.

La plantilla se abre como un archivo normal. Para instalarlo, deberá guardarlo como una plantilla personalizada como vimos en la sección anterior. Una vez que lo haces, aparece en el Mis plantillas sección del selector de plantillas como de costumbre.

15. Restaurar versiones de archivos anteriores

Las aplicaciones de iWork guardan automáticamente su trabajo a intervalos regulares, después de haber guardado un archivo una vez al nombrarlo. Puede ver y restaurar cualquiera de las versiones de archivo anteriores con el Archivo> Volver a> Examinar todas las versiones opción. Eso pone en acción el sistema de versiones de archivos en macOS.

Si hay alguna versión particular del archivo que le gustaría guardar como punto de restauración, haga clic en Archivo> Guardar o golpear Comando + S para guardar esa versión manualmente. Luego aparecerá junto con las versiones guardadas automáticamente y puede restaurarlo en cualquier momento.

16. Copia de seguridad de archivos en formatos de Microsoft Office

Si desea garantizar la máxima compatibilidad para sus archivos de Office en la mayoría de las plataformas y versiones de software, guarde una copia de:

• Documentos de páginas como archivos DOC (Word),
• Números de hojas de cálculo como archivos XLS (Excel) y
• Presentaciones principales como archivos PPT (PowerPoint).

Puede perder algunas configuraciones de archivos con este enfoque, pero sus datos están más o menos intactos y son compatibles con versiones anteriores. Ahora veamos cómo exportar esos archivos.

Mira debajo del Archivo> Exportar a menú para buscar la aplicación de Microsoft Office correspondiente para exportar su archivo. Cuando el Exporte su documento aparece el cuadro de diálogo, seleccione el formato relevante del Opciones avanzadas sección.

Tenga en cuenta que DOC, XLS y PPT son formatos de archivo heredados que Microsoft ha reemplazado hace mucho tiempo por los formatos DOCX, XLSX y PPTX respectivamente. Explore este último con nuestro artículo sobre formatos de archivos de Office raros.

17. Proteja los archivos con contraseñas o Touch ID

Las aplicaciones de iWork le permiten ocultar sus archivos detrás de una contraseña. Haga clic en Archivo> Establecer contraseña para comenzar a configurar uno. Asegúrese de agregar una pista de contraseña para recuperarla fácilmente. Si desea que Keychain recuerde la contraseña por usted, marque esta casilla: Recordar esta contraseña en mi llavero. Golpea el Configurar la clave botón para terminar de bloquear su archivo.

Si su Mac admite Touch ID para desbloquear huellas digitales, puede usar esa función para desbloquear archivos de iWork. Pero primero, necesitará configurar páginas, números y notas clave para usar Touch ID. Para hacer esto, en el Preferencias sección de cada una de estas aplicaciones, seleccione la casilla de verificación para Usar Touch ID.

Touch ID solo funciona en conjunto con una contraseña de texto, por lo que no puede usar solo Touch ID para bloquear / desbloquear un archivo. Primero deberá configurar una contraseña de texto, y mientras lo hace, podrá seleccionar el Abrir con Touch ID opción.

18. Descubre qué hay de nuevo

¿Quiere saber qué le depara la última actualización de iWork? Haga clic en Ayuda> Novedades en en cualquier aplicación de iWork para ver los aspectos más destacados en un cuadro emergente. Golpea el Continuar botón para salir de la caja. Si desea conocer todas las nuevas características principales, haga clic en el Lista completa de funciones enlace para visitar la página de soporte de Apple relevante.

Comparta un secreto de iWork o dos usted mismo

Si abandona Microsoft Office por iWork 5 Razones por las que debe usar iWork en lugar de Microsoft Office 5 Razones por las que debe usar iWork en lugar de Microsoft Office Muchos usuarios de Office de mucho tiempo no estarán dispuestos a abandonar las aplicaciones con las que están tan acostumbrados a trabajar , pero es hora de darle otra oportunidad a iWork. o use ambas suites de oficina, una al lado de la otra, depende de usted. En cualquier caso, aprender los mejores consejos y trucos para iWork seguramente le ahorrará mucho tiempo..