14 consejos para ahorrar tiempo en Microsoft Excel

Microsoft Excel es una herramienta robusta y con todas las funciones para libros y hojas de cálculo. Ya sea que lo use en el trabajo o en el hogar, el uso de funciones que le ahorran tiempo significa que puede pasar a su próxima tarea más rápido.

Aquí hay varias maneras convenientes de navegar rápidamente por sus libros de trabajo, hojas de cálculo y tareas relacionadas..

1. Plantillas para ahorrar tiempo

Uno de los mejores ahorradores de tiempo para la mayoría de las tareas es el uso de una plantilla. Puede usarlos en Microsoft Word Cómo administrar su proyecto con plantillas de Word Cómo administrar su proyecto con plantillas de Word En la administración de proyectos, la preparación es la mitad de la batalla. Para organizar y documentar su proyecto, es posible que necesite muchos informes, formularios o planes diferentes. Hemos compilado una selección de plantillas de Word para comenzar. para agendas de reuniones, boletines o informes. En Excel, las plantillas son igual de útiles. Para los cronogramas, calendarios, facturas, presupuestos y más del proyecto, aprovechar estas prácticas herramientas preformateadas definitivamente puede ahorrarle tiempo..

Obtención de plantillas Cómo hacer que su proyecto sea un éxito con las plantillas de Excel Cómo hacer que su proyecto sea un éxito con las plantillas de Excel Las plantillas de Excel son una herramienta esencial en la cartera de un administrador de proyectos eficaz. Incluso en el proyecto más pequeño, las plantillas pueden facilitarle la vida y ahorrarle mucho tiempo. Hemos compilado una selección. que necesita es tan fácil como usarlos. El sitio web de Microsoft ofrece una variedad de plantillas de Excel para calendarios, planificadores, rastreadores de gastos y hojas de tiempo. Vertex42 tiene una buena selección de horarios, presupuestos, listas de tareas y balances. Otro gran recurso es la Hoja de cálculo 123 para facturas, inventario, hojas de registro y formularios de asistencia..

2. Filas y columnas congeladas

Si tiene una larga hoja de cálculo que contiene toneladas de datos, es posible que tenga que desplazarse demasiado hacia abajo o incluso hacia adelante para verlo todo. Esto significa que perderá de vista sus encabezados y se encontrará constantemente desplazándose hacia atrás para verlos. Sin embargo, si congela las filas y columnas, esos encabezados permanecerán a medida que avanza por su hoja de cálculo.

1. Navega hasta el Ver pestaña y seleccione Paneles Congelados en la cinta.
2. En el menú desplegable Congelar paneles, seleccione Congelar la fila superior, Congelar primera columna, o elija ambos si es necesario.

Ahora, cuando se desplace hacia arriba, hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda, notará que sus encabezados permanecerán visibles. Para descongelar esas filas y columnas Cómo administrar columnas en Excel Cómo administrar columnas en Excel ¿Necesita agregar, mover, ocultar o cambiar columnas en una hoja de cálculo compleja? No entres en pánico. Le mostraremos operaciones básicas de columna de Excel para organizar sus datos. , solo selecciona Paneles Congelados comando de nuevo y haga clic Descongelar paneles.

Tenga en cuenta que en versiones anteriores de Excel, el proceso es un poco diferente. Seleccione la celda que es común tanto a la fila como a la columna que desea congelar y luego haga clic en Paneles Congelados.

3. Funcionamiento de la manija de llenado

El controlador de relleno en Excel puede ahorrar mucho tiempo cuando necesita llenar varias celdas y hay algunas maneras diferentes en que esta función puede usarse. Primero, puede crear rápidamente una lista de números que cuentan al ingresar 1 en la primera celda y 2 en la celda debajo de ella. Luego, seleccione ambas celdas y cuando aparezca el controlador de relleno, simplemente arrastre para llenar las celdas según sea necesario.

Al usar la función para fechas, puede llenar fácilmente una columna o fila en incrementos de un día. Por ejemplo, puede ingresar 25/12/16 en la celda, seleccionar esa celda y cuando aparezca el controlador de relleno simplemente arrastre para agregar fechas posteriores. Esta maniobra también funciona con los días de la semana y los meses del año, así como hacia abajo a través de una columna y a través de una fila..

Otro uso útil para el controlador de relleno Cómo ahorrar tiempo en Excel mediante el controlador de relleno Cómo ahorrar tiempo en Excel mediante el controlador de relleno El dominio del controlador de relleno es el primer paso para convertirse en un asistente de Excel. es si necesita llenar una columna completa con el mismo valor para su hoja de cálculo. Si ingresa una palabra o letra, por ejemplo, seleccione la celda y haga doble clic en el controlador de relleno. Esto ingresará ese valor en las celdas restantes de la columna tan abajo como su hoja de cálculo tenga datos.

4. Transposición de columnas y filas

Si tiene una hoja de cálculo que utiliza encabezados en columnas o filas (o ambas) y decide que funcionarían mejor de la manera opuesta, hay un proceso fácil para realizar el cambio. Esto le ahorra tener que volver a escribir esos encabezados. Estos son los pasos para mover celdas de encabezados de fila a encabezados de columna.

1. Seleccione las celdas en la columna que contienen los encabezados.
2. Haga clic derecho y seleccione Dupdo o haga clic en el Dupdo botón en el Casa pestaña de la cinta.
3. Seleccione la celda en la fila y columna donde desea que comiencen los encabezados.
4. Haga clic derecho y seleccione Pegado especial o haga clic Pegar y entonces Pegado especial sobre el Casa pestaña de la cinta.
5. Seleccione la casilla de verificación cerca de la esquina inferior derecha que dice Transponer.
6. Hacer clic Okay.

5. Accediendo a la calculadora

Si bien puede usar un complemento que muestre una calculadora en la barra lateral de su hoja de cálculo, también puede aprovechar la función de calculadora incorporada. Esto es conveniente cuando desea realizar cálculos rápidos que no están formulados en su hoja de cálculo ¿Haciendo sus impuestos? ¿5 fórmulas de Excel que debes saber al hacer tus impuestos? 5 Fórmulas de Excel que debe conocer Pasan dos días antes de que vencen sus impuestos y no desea pagar otra tarifa de presentación tardía. Este es el momento de aprovechar el poder de Excel para poner todo en orden. . Y puede agregar la calculadora a su cinta o barra de herramientas de acceso rápido.

Para agregar la calculadora a cualquier ubicación, comience seleccionando Archivo> Opciones. Luego elija cualquiera Personalizar la cinta o Acceso rapido a la barra de herramientas, dependiendo de donde lo quieras. En el Elija comandos de cuadro desplegable, elegir Todos los comandos. Desplácese hacia abajo, haga clic Calculadora, y luego golpear el Añadir botón para insertarlo en la barra de herramientas. Tenga en cuenta que si elige agregarlo a su cinta, deberá crear un grupo personalizado y agregarlo allí.

6. Vinculación a pestañas o celdas

Si su libro de trabajo contiene varias hojas de cálculo con datos con referencias cruzadas entre ellos, la creación de un enlace directo proporciona un acceso rápido. Esto es especialmente útil si está compartiendo un libro de trabajo para que otros puedan saltar a esos datos rápidamente. Siga estos sencillos pasos para crear el enlace:

1. Seleccione la celda que contiene los datos que desea vincular.
2. Haga clic derecho y seleccione Hiperenlace o ir a la Insertar pestaña y haga clic Hiperenlace en la cinta.
3. En la ventana emergente, seleccione Colocar en este documento.
4. Luego ingrese el texto para mostrar en esa celda, una referencia de celda específica si lo desea, y la hoja de cálculo en el libro de trabajo con los datos que está vinculando.
5. Hacer clic Okay.

7. Uso de atajos de teclado

Si usted es un ávido usuario de Excel, entonces los atajos de teclado pueden ahorrarle tiempo 3 Atajos de Excel esenciales para ahorrar tiempo que debe conocer 3 Atajos de Excel esenciales para ahorrar tiempo que debe saber Excel puede ser un dolor de cabeza para los no iniciados, pero con estos atajos en ¡mano, te ahorrarás un montón de tiempo en el futuro! . Si bien hay demasiados atajos de teclado para enumerar, aquí hay varios que pueden acelerar sus tareas.

• F4 (o Fn + F4) para repetir el último comando, incluidos los cambios de formato, como el color o la fuente.
• Alt + H, mi, UNA para borrar el contenido, el formato y otros datos adjuntos a las celdas seleccionadas.
• Ctrl + W para cerrar una hoja de cálculo y Ctrl + O abrir uno.
• Ctrl + Shift + Colon para ingresar la hora actual y Ctrl + Shift + Semicolon para la fecha actual.
• Shift + F9 para calcular la hoja de trabajo activa.
• Shift + Tabulador para pasar a la celda u opción anterior.
• Ctrl + Inicio para ir al comienzo de la hoja de cálculo.
• Ctrl + Av Pág para pasar a la siguiente hoja de cálculo en un libro de trabajo y Ctrl + Re Pág para pasar al anterior.

8. Trabajando con AutoSum

Algunos podrían pensar que trabajar con fórmulas en Excel requiere demasiado tiempo para entrar. Pero incluso para ecuaciones simples, estas funciones integradas definitivamente pueden mover su hoja de cálculo más rápido.

A menos que lo haya movido o eliminado de su cinta, el Autosuma el botón debe estar en su Casa lengüeta. Esta práctica función le brinda las fórmulas más comunes con un clic. Puede agregar, contar o promediar un grupo de números u obtener el mínimo o el máximo de ellos. Simplemente haga clic en la flecha en el Autosuma botón para elegir tu fórmula.

Además de la función AutoSum, su Fórmulas La pestaña contiene aún más opciones. Cada fórmula se agrupa en una categoría para que sea fácil de encontrar. Puede seleccionar entre funciones financieras, lógicas, matemáticas, estadísticas o de ingeniería..

Pero para las fórmulas más utilizadas, la función AutoSum es rápida y conveniente.

9. Uso de formato condicional simple

El formato condicional es otra de esas características de Excel que muchos pueden encontrar intimidante. Sin embargo, para los datos que desea ver aparecer en la página, es una gran herramienta.

Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de cálculo de datos de una encuesta y, de un vistazo, desea ver cuántos Sí respuestas que tienes en lugar de No respuestas Estos pasos le muestran cómo aplicar un formato simple.

1. Seleccione las celdas que contienen el Si no respuestas.
2. Sobre el Casa pestaña, haga clic en el Formato condicional caja desplegable.
3. Escoger Resaltar reglas de celdas y entonces Texto que contiene.
4. Escribe la palabra Sí en el cuadro de la izquierda y elija el formato del cuadro de la derecha.
5. Siga los mismos pasos para No respuestas.

Luego verá todos los Sí y No Las respuestas se formatearon de la manera que usted eligió, lo que facilita su detección.

Si planea continuar agregando datos, también puede aplicar este formato condicional a toda la columna o fila en lugar de solo un grupo de celdas. De esta forma, los datos futuros se formatearán automáticamente a medida que los ingrese. ¿Ansioso por aprender más? Eche un vistazo a nuestro artículo dedicado sobre formato condicional Formatear datos automáticamente en hojas de cálculo de Excel con formato condicional Formatear datos automáticamente en hojas de cálculo de Excel con formato condicional La función de formato condicional de Excel le permite formatear celdas individuales en una hoja de cálculo de Excel en función de su valor. Te mostramos cómo usar esto para varias tareas cotidianas. .

10. Insertar rápidamente gráficos

La función Gráficos dentro de Excel es una excelente herramienta para mostrar sus datos visualmente. Además, puede elegir entre una variedad de tipos de gráficos, como tarta, barra, línea, columna y muchos otros..

Usando el ejemplo anterior de formato condicional para Si no respuestas, puede insertar un gráfico con solo unos pocos clics.

1. Seleccione las celdas que contienen el Si no respuestas.
2. Sobre el Insertar pestaña, haga clic Gráficos recomendados. Con esta opción, Excel tomará sus datos y los colocará en el tipo de gráfico que mejor se ajuste.
3. Si te gusta el gráfico, haz clic Okay y se insertará en tu hoja de cálculo.

Esta es la forma más fácil y rápida de crear un gráfico en Excel y solo lleva un minuto. Sin embargo, si no le gusta el gráfico creado para usted, puede hacer clic en el Todos los gráficos pestaña en la ventana emergente y experimente con otros tipos.

Para obtener más información sobre el formato de su gráfico, aprenda todo sobre la creación de un gráfico circular. Cómo crear un gráfico circular en Microsoft Excel Cómo crear un gráfico circular en Microsoft Excel Todos pueden crear un gráfico circular simple. ¿Pero puedes formatearlo a la perfección? Te guiaremos a través del proceso, paso a paso.. .

11. Ordenar con filtros

Cuando tiene una hoja de cálculo que contiene muchas columnas de datos, es posible que desee ordenar o filtrar todo por una determinada columna. Si bien hay un par de maneras de hacerlo, usar un filtro es la forma más rápida y segura de hacerlo.

1. Seleccione la hoja completa haciendo clic en el botón del triángulo al lado de su primera columna en la esquina superior izquierda.
2. Sobre el Casa pestaña, haga clic Filtro de clasificación.
3. Escoger Filtrar.

¡Eso es! Este movimiento rápido colocará una flecha en la primera fila para cada una de sus columnas. Cuando hace clic en una flecha, puede ordenar toda la hoja por esa columna de la manera que elija. Si es un campo de fecha, puede ordenar del más antiguo al más nuevo y si es un campo de texto, puede ordenar alfabéticamente.

Además, puede filtrar los datos para ver solo las entradas que desee. Cuando haga clic en una flecha, verá casillas de verificación junto a sus entradas. Marcar y desmarcar estos cuadros filtrará los datos para que vea exactamente lo que necesita.

Lo bueno de usar el Filtrar La característica es que no afecta negativamente al resto de sus datos. Si ordena una hoja completa, Excel ajustará todas las columnas. Y si filtra, Excel simplemente ocultará lo que no desea ver.

12. Usando el pintor de formatos

Si utiliza otras aplicaciones de Microsoft Office, como Word, es posible que ya esté familiarizado con el pintor de formatos. En Excel, esta práctica herramienta le permite aplicar el mismo formato de una o más celdas a otras con un solo clic.

1. Seleccione la celda, grupo de celdas, fila o columna en la que desea copiar el formato. desde.
2. Sobre el Casa pestaña, haga clic Pintor de formato.
3. Seleccione la celda, grupo de celdas, fila o columna en la que desea copiar el formato. a.

Esta es una forma fantástica de aplicar rápidamente el formato útil de celdas a otros sin trabajo manual.

13. Cambio y visualización de Windows

¿Hay momentos en los que necesita trabajar con más de un libro de Excel al mismo tiempo? Tal vez necesite revisar datos, compararlos o incluso copiar datos de un libro de trabajo a otro. Excel proporciona un conjunto útil de funciones de visualización para ayudar. Dirígete a la Ver pestaña para ver estas opciones.

• Arreglar todo: Cuando hace clic en este botón, puede organizar todos sus libros abiertos en una pantalla. Elija entre una vista en mosaico, horizontal, vertical o en cascada.
• Ver de lado a lado: Esta opción le permite elegir dos libros abiertos para ver uno al lado del otro, lo cual es perfecto para realizar comparaciones.
• Cambiar de Windows: Haga clic en este botón cuando tenga muchos libros de Excel abiertos a la vez y desee cambiar entre ellos rápidamente. No es necesario minimizar y maximizar las ventanas con esta increíble característica.

14. Instalación de complementos prácticos

Los complementos de Office son similares a las extensiones de navegador, ya que son herramientas para mejorar la experiencia, los datos y la eficiencia de su aplicación. Y en Excel, tiene muchos complementos útiles para elegir según sus necesidades.

Selecciona el Insertar pestaña y haga clic Almacenar. Luego puede consultar las herramientas por categoría. Por ejemplo, la categoría Productividad contiene complementos para la automatización de documentos y una galería de plantillas. Y, la categoría de gestión de proyectos tiene complementos para diagramas de Gantt y temporizadores de actividad.

Algunos complementos son gratuitos, mientras que otros son de pago, así que asegúrese de verificar los detalles antes de instalar uno. Y si está buscando complementos gratuitos de Excel 8 Complementos gratuitos de Excel para crear hojas de cálculo visualmente agradables 8 Complementos gratuitos de Excel para crear hojas de cálculo visualmente agradables Estos complementos de Microsoft Excel pueden ayudarlo a convertir datos en cuadros y gráficos visualmente agradables . Deje que sus hojas de cálculo hablen por sí mismas. para ayudar con las visualizaciones, lo tenemos cubierto.

¿Cuáles son sus características favoritas para ahorrar tiempo??

A medida que todos seguimos usando Microsoft Excel, seguimos descubriendo pequeños trucos Cómo ajustar su hoja de cálculo de Excel a su pantalla Cómo ajustar su hoja de cálculo de Excel a su pantalla ¿Está cansado de cambiar el tamaño de las hojas de cálculo de Excel para que se ajusten a su pantalla? Aquí hay tres soluciones rápidas que pueden hacer que su hoja de cálculo sea mucho más fácil de ver. eso nos ayuda a ahorrar tiempo.

¿Tienes tus propios trucos que usas regularmente y te gustaría compartir con otros? Por favor comparta esos consejos útiles en los comentarios a continuación!

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