10 maneras de sacarse de los atrasos de tareas

Todos hemos estado allí. La lista de tareas a medio escribir que se extiende a lo largo de su brazo. Las notificaciones incesantes que llaman nuestra atención. La sensación de ahogarse en una lista de tareas interminables, desde una computadora que espera ser configurada, hasta un juego no jugado, hasta una bandeja de entrada terriblemente ocupada. El atraso, tememos, llegó para quedarse. Pero aquí son 10 consejos para salir de esta difícil situación.

Mind Dump Your Tasks

El punto de un volcado mental es lograr tabula rasa. Una pizarra en blanco. Una tabla de inicio limpia que le brinda la claridad para continuar con menos estrés y más productividad. En resumen, dedique algo de tiempo (una o dos horas deberían ser suficientes) para eliminar ese retraso mental al verter cada tarea que pueda pensar en un documento de Word, un pedazo de papel o un montón de notas post-it. Tenga en cuenta que la cantidad de tareas a menudo será muy deprimente. Hice esto hace unos meses, y la lista tenía más de 200 artículos..

Antes de eliminar estas tareas de su mente, naturalmente recibe recordatorios diarios / por hora / minuto por minuto de su cerebro que agregan estrés a su vida de vigilia (y sueño).”Tengo que cortar el césped esta noche!”. “Le prometí a Steve que llamaría la semana pasada”. “Todavía no he arreglado esa lámpara”. “Necesito borrar esa acumulación de correos electrónicos”. Naturalmente, esto es agotador y te distrae de las cosas en las que deberías concentrarte. Entonces, vacíe su mente y escriba cada cosa que necesita hacer, sin importar cuán pequeña sea. A partir de aquí, puede comenzar a organizarse, en lugar de tener esa voz constante y molesta en el fondo de su mente, y finalmente comenzar a hacer las cosas!

Organice su lista de tareas

No soy de los que abogan por la mente y escribir listas bajo la suposición falsa de que esto es “productivo” en sí mismo, pero al tener una lista completa de tareas que está organizada de una manera que es útil para ti, generalmente estará en condiciones de comenzar a martillar esos elementos en un lejos de manera más eficiente que simplemente ir a ciegas.

Sin embargo, cuando se trata de organizar una lista de tareas, no hay una forma correcta, pero hay una serie de opciones. Depende de usted decidir cuál es el mejor para usted. Es posible que desee dividir su lista en personal, laboral, social, etc. Cada una de estas listas se puede organizar de diferentes maneras. Algunos de estos se basan en:

Contexto
Clasifique sus tareas pendientes en función de dónde y cuándo deben hacerse. Por ejemplo, “Desconectado” los elementos se pueden hacer cuando no puede conectarse a Internet. “Ocio” los artículos se pueden hacer cuando estás en casa, en lugar de mirar televisión. “Pueblo” los artículos pueden ser tareas domésticas como ir al banco, recoger / devolver artículos de varias tiendas. “Trabajo” los artículos se hacen, naturalmente, en el trabajo.

Guarde cada una de estas listas en una aplicación de recordatorio / lista que le permita clasificar, como Trello o Apple Reminders, y acceda a estas donde quiera que esté. Entonces, cuando llegue a casa del trabajo, simplemente puede verificar su “Ocio” lista para ver si hay algo en lo que pueda trabajar sin que le recuerden la cantidad horrible de tareas que aún quedan por hacer en el trabajo.

Fecha de vencimiento
Organice su lista de tareas desde los elementos más antiguos primero hasta los más nuevos al final, para que pueda ponerse al día con los plazos vencidos lo antes posible. Es posible que algunos elementos no tengan una fecha de vencimiento específica, pero podría usar una aplicación como Any.do para etiquetarlos como 'hoy', 'mañana', 'próximo' o 'algún día'.

Prioridad
Algunos artículos tendrán mayor prioridad que otros. Por lo tanto, abordar la prioridad más alta primero puede ser la mejor solución para usted. Al dividir las tareas en “Urgente”, “Algo urgente”, y “No urgente” las listas lo ayudarán a elegir qué tarea abordar primero (es decir, a menudo la tarea más difícil e importante).

A medida que se completan algunos elementos de mayor prioridad y se tachan de su lista, debe sentirse mucho menos estresado por el retraso.

Motivación
Organice sus listas para que tenga ciertas tareas que saber puedes abordar cuando estás lleno o con energía. Tenga otra lista de tareas que abordar cuando se sienta letárgico después de un día difícil en la oficina o una noche pesada en la ciudad. A menudo, cuando las personas se sienten cansadas, pueden evitar el trabajo a toda costa, pero si sabe que hay algunas tareas que se pueden completar sin ejercer mucha energía mental, es más probable que recurra a ellas en lugar de volver a Netflix.

Recuerde mantener siempre estas listas actualizadas. Cuando se presente una nueva tarea, agréguela a la etiqueta / lista correcta lo antes posible para que no vuelva a acumular ese retraso mental..

Proceso por lotes Tareas similares

Pasar de una tarea a otra completamente diferente pasa factura. Algunos incluso dicen que la multitarea puede reducir su productividad en un 40%. Entonces, en lugar de cambiar constantemente de una tarea a otra con la vana esperanza de que ser “ocupado” es lo mismo que ser “productivo”, intente agrupar tareas similares para eliminarlas de una sola vez.

Por ejemplo, lea artículos / blogs durante un período de tiempo asignado, en lugar de durante todo el día. Use herramientas como Instapaper para guardar artículos para leer más tarde, y Digg Reader para mantenerse al día con sus blogs favoritos en un momento conveniente (por ejemplo, durante su viaje). Al organizar sus tareas de esta manera (según el contexto, como se detalla más arriba), puede ingresar a 'la zona' y realizar tareas similares de una sola vez y obtener esa sensación ultra satisfactoria de rascarse rápidamente una serie de tareas pendientes. al mismo tiempo.

En una línea similar, tome “Justo a tiempo” aprendizaje, en lugar de “Por si acaso” leyendo, para ahorrarte tiempo ahora. Esto significa guardar artículos útiles utilizando herramientas como Evernote Web Clipper para leer solo cuando los necesitas en lugar de leerlos por si acaso necesitarás el conocimiento en el futuro.

Eliminar distracciones

Cuando se concentre en la tarea acumulada, elimine todas las distracciones que pueda. Dígale a su familia que no lo moleste durante las próximas horas. Apaga tu teléfono. Si eso no es posible, al menos póngalo en modo silencioso o desconéctelo de Internet. Muchas tareas requerirán toda su atención. Según un estudio de Basex, las interrupciones le cuestan a las empresas estadounidenses $ 588 mil millones por año, lo que sugiere cuánto tiempo se desperdicia si se abre a estas distracciones.

Cumplir con la regla de los dos minutos

Cuando tenga su lista completa de tareas pendientes frente a usted o esté revisando su bandeja de entrada, trate de cumplir con la regla de los 2 minutos. En pocas palabras, si solo tomará 2 minutos o menos, hazlo ahora. No lo pospongas. No lo clasifique en una lista separada. Hazlo ahora. Cuando revise una bandeja de entrada de más de 150 correos electrónicos no leídos, se sorprenderá de cuántos de estos mensajes se pueden tratar en dos minutos o menos. Cuando se dé cuenta de esto, alcanzar Inbox Zero 4 Pasos simples para lograr y mantener Inbox Zero en Gmail 4 Pasos simples para lograr y mantener Inbox Zero en Gmail se vuelve mucho menos desalentador.

La regla de los 2 minutos también es sorprendente para llevarte al estado de ánimo adecuado para abordar una tarea mucho más grande. Si tiene un informe difícil de escribir, convénzase de gastar solo 2 minutos en el informe La inercia que acumulará a menudo a partir de estos dos minutos será suficiente para que continúe durante 30, 90, 120 minutos o incluso más. Si estás tratando de dominar un nivel en cierto juego, prueba solo por dos minutos. Si tiene que tomar una decisión difícil, tome un bolígrafo y papel y haga una lluvia de ideas durante solo 2 minutos. Esta promesa de dos minutos para ti mismo a menudo es suficiente para que trabajes y progreses en los elementos que pueden haber estado en tu lista de tareas pendientes, sin tocar, por meses.

Declarar bancarrota por correo electrónico

Si uno de sus principales dolores de cabeza es una bandeja de entrada que se desborda incesantemente y que está constantemente llena hasta el borde y no muestra signos de alivio, tiene dos opciones. Primero, limpie sus suscripciones de correo electrónico utilizando un servicio como Unroll.me. Puede pasar fácilmente por toda una vida de suscripciones a boletines informativos y darse de baja, o agregar a un 'rollo' (un correo electrónico diario agregado) en cuestión de minutos, para reducir la cantidad de correos electrónicos innecesarios que llegan a su bandeja de entrada cada día.

Si esto simplemente no es suficiente, puede ser hora de declararse en bancarrota por correo electrónico. Michael Hyatt dice:

Sabes que es hora de la bancarrota por correo electrónico cuando:

• Tienes más de quinientos mensajes de correo electrónico no leídos en tu bandeja de entrada.
• Sus colegas se quejan de su falta de capacidad de respuesta..
• Has tenido a alguien decir más de una vez en la última semana, “¿Recibiste el correo electrónico que te envié? No he tenido noticias tuyas.”
• Te sientes ansioso o abrumado cada vez que piensas en el correo electrónico.

Desde aquí, puede ir con la opción extrema de seleccionar cada correo electrónico no leído (? -A en la Mac o Ctrl-A en la PC), o puede optar por utilizar el enfoque de Michael Hyatt y ordenar sus correos electrónicos por nombre, responder a algunos correos electrónicos importantes, pero después de 15-30 minutos, deje de responder, seleccione todo y archívelo todos. Cada. Soltero. Email.

El punto aquí es que si algo es realmente importante, simplemente recibirá otro recordatorio por correo electrónico al respecto. Si no es así, te has ahorrado un montón de tiempo. Disfruta de la vista de una bandeja de entrada completamente vacía. Es una vista rara. De ahora en adelante, trate de estar al tanto de estos correos electrónicos y nunca permita que la acumulación de correos electrónicos llegue a extremos tan largos nuevamente!

Cumplir con sus ritmos naturales

Todos tenemos horas productivas en las que nos sentimos motivados, con energía y listos para asumir nuestros proyectos más difíciles. También tenemos horas en las que sentimos todo lo que no sea la televisión sin sentido. Al aprender sobre cuando estas horas ocurren en nuestras vidas, podemos organizar nuestra lista de tareas pendientes en torno a ellas para asegurarnos de que lo que hay que hacer, se haga.

Para un poco de historia, nuestros cuerpos corren en varios ritmos circadianos y ultradianos. Los ritmos circadianos generalmente duran alrededor de 24 horas (es decir, responden a la luz del día y la noche). Los ritmos ultradianos son mucho más cortos, generalmente ciclos de ondas cerebrales de 90-120 minutos.

Al aprender sobre los ritmos de su propio cuerpo, puede aprovechar su natural “subidas y bajadas”. Por ejemplo, cuando sientes un estado de alerta natural, es probable que sea el comienzo de tu ritmo ultradiano. Aproveche esto, pero esté atento al reloj. Cuando hayan transcurrido unos 90 minutos y empieces a sentirte más somnoliento, tómate un descanso. Es durante este período que es más probable que postergue y cometa errores. Para ayudarlo con esto, pruebe algunas de estas aplicaciones de Pomodoro Procrastinación corta con estas aplicaciones y software de la técnica Pomodoro Procrastinación corta con estas aplicaciones y software de la técnica Pomodoro La procrastinación es una enfermedad que afecta a estudiantes y trabajadores en todos los rincones del mundo y infecta a aficionados y profesionales por igual. Como escritor, sufro de dilaciones a diario. Algunas personas ... para recordarle cuándo tomar descansos cortos y cuándo tomar descansos largos.

Ernest Rossi dice de este tema:

La idea básica es que cada hora y media más o menos necesita tomar un descanso, si no lo hace, puede estar bien encaminado hacia el Síndrome de Estrés Ultradiano: se cansa y pierde su concentración mental, tiende a comete errores, se irrita y tiene accidentes: si continúa ignorando su necesidad de tomar un descanso, puede experimentar más y más estrés hasta que realmente se enferme.

En resumen, preste atención a los ciclos de su cuerpo y no se esfuerce demasiado. A menudo, es mejor superar una acumulación de tareas durante un período de semanas en lugar de unos pocos días, ya que esto puede dejarlo agotado y agotado, lo que lleva a que se acumule otra acumulación de trabajo a medida que intenta recuperarse.

Use Trello para un flujo de trabajo Kanban

Personalmente yo amor Trello para la gestión de tareas, especialmente utilizando la plataforma para un flujo de trabajo Kanban. Trello es un sistema gratuito donde puedes configurar tableros, cada uno de los cuales contiene cartas. Cada una de estas tarjetas es un elemento en su lista de tareas. Para configurar esto como un sistema Kanban (que es bastante popular con Toyota), simplemente comience con tres listas verticales etiquetadas (de izquierda a derecha), “Reserva”, “En proceso”, y “Terminado” (por supuesto, puede agregar más, en el orden correcto, como “Prueba”, “revisión”, dependiendo de la situación). Puede leer una explicación más detallada del flujo de trabajo de Kanban Trello aquí, pero el objetivo básico es trabajar para mover cada elemento de la izquierda (acumulación) a la derecha (completado). Una vez que un elemento llega a la secuencia más a la derecha, sabe que está completo y puede archivarlo..

Este enfoque no solo le ayuda a ver en qué necesita trabajar, en qué se está trabajando actualmente y qué se ha hecho, sino que agrega un poco de “gamificación” elemento de su trabajo atrasado y lo mantiene motivado de esa manera “reserva” La lista se hace cada vez más pequeña. Ah, y también puede utilizar este enfoque para mantenerse en contacto con todos sus conocidos..

Use árboles de decisión para una toma de decisiones más fácil

A menudo podemos pasar camino demasiado tiempo con decisiones. Los árboles de decisión se pueden utilizar para ayudar a que este proceso sea más fácil y más eficiente para que pueda pasar rápidamente del proceso de toma de decisiones y continuar con cosas más importantes. Mire este video para una introducción interesante:

Responsabilidad pública

Al anunciar públicamente su objetivo ¿Cómo matar a los vampiros de la succión de motivación y terminar lo que comienza? ¿Cómo matar a los vampiros de la succión de motivación y terminar lo que comienza? ¿Proyectos de vida estancados? Sí, todos los tenemos. La historia es siempre la misma. Comenzamos con una idea pero nunca la vemos. Rompe los frágiles obstáculos y persevera con estos consejos. decir, “llegar a Inbox Zero antes de las 6 p.m.”, o “Completar mis 2 tareas más importantes antes de las 2 p.m.”, tienes muchas más probabilidades de tener éxito. Ya sea que le envíe un mensaje de texto a un amigo, publique una publicación en Facebook, twittee o use una aplicación como Lift, donde otros usuarios pueden brindarle accesorios para lograr un hábito diario, ese nivel adicional de responsabilidad lo motivará a tener éxito.

Cómo mantener su cartera de pedidos manejable

Una vez que haya logrado controlar su trabajo atrasado, tenga cuidado de mantenerlo así. Algunos consejos (además de mantener las sugerencias anteriores) son:

• Mantenga sus listas de tareas actualizadas. Asegúrate de que puedes confiar en ellos, de modo que tu mente esté clara para continuar con las tareas en cuestión.
• Vive según tu calendario. Aprenda a confiar en su calendario y trátelo como sagrado. Si algo está programado debe hacer, de lo contrario, la acumulación de pedidos simplemente crece. Y crece Y crece.
• Construir en revisiones regulares. Revise sus tareas todos los días, semanas o meses. Elimine todo lo que no sea necesario y agregue todo lo que falta. Sepa lo que hay que hacer y cuándo.
• Aprende a decir no. Para mantener su cartera de pedidos bajo control, debe aprender a decir “no” más a menudo. Un gran libro para leer para una comprensión más completa de esto es Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, por Greg McKeown

Todos sabemos lo que es sentir que te estás ahogando en un mar de tareas, pero espero que estas sugerencias puedan ayudarte a usar algunos enfoques diferentes para abordar esa lista creciente y mantenerla bajo control.!

¿Qué otras estrategias y tácticas has utilizado para avanzar de manera eficiente a través de tu trabajo atrasado? Por favor, hágamelo saber en los comentarios!