10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente

El mejor consejo que he escuchado sobre el correo electrónico y la productividad del correo electrónico es: no responda los correos electrónicos a primera hora de la mañana. Es un poco paradójico pero cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo entre sí. Si estamos demasiado obsesionados con ello, nuestra bandeja de entrada se convierte en un gran bache de velocidad en la autopista de la eficiencia. Pero no tiene que ser así. Con los hábitos y métodos correctos, podemos domar a la bestia que yace inocentemente esperándonos desde el momento en que nos despertamos. Incluso en tiempos de listas de amigos sociales y actualizaciones de 140 personajes, el “mayor” el correo electrónico sigue siendo el medio preferido de comunicación, quizás solo cuello con cuello con SMS.

Estos consejos no están destinados a llevarlo al Santo Grial de Inbox Zero, sino que están destinados a introducir ligeros cambios en el hábito del correo electrónico que, con suerte, lo harán más eficiente. Abrir bandeja de entrada.

actuar ahora!

Su bandeja de entrada es una línea de montaje. Procese lo que está frente a usted y envíelo. Es decir, su lema desde el momento en que inicia sesión debe leerse, responder, eliminarse (o archivarse). Muchos de nosotros iniciamos sesión en nuestras cuentas de correo electrónico y simplemente leemos los correos electrónicos sin tomar ninguna medida. Tarde o temprano tenemos que volver a ello, y eso solo significa duplicar el trabajo y duplicar el tiempo perdido. Entonces, siempre existe el riesgo de perder un correo electrónico importante en la segunda ejecución. Por lo tanto, es más eficiente leer y responder de inmediato. Archivar correos electrónicos leídos, de modo que la bandeja de entrada contenga los más importantes y procesables.

Los correos electrónicos no son tareas pendientes

Los correos electrónicos se pueden convertir en elementos accionables con etiquetas como en Gmail o banderas como en Microsoft Outlook. Pero es fácil perderlos en el desorden de la bandeja de entrada. Es más eficiente archivar los puntos procesables importantes en un lugar separado y archivar el correo electrónico para cualquier referencia futura. Puede convertir los correos electrónicos en elementos accionables de dos maneras:

Usar tareas en Gmail: Abra el panel Tareas haciendo clic en el menú desplegable junto a Correo. Tareas es una lista de tareas simple pero una herramienta de gestión de proyectos muy eficaz. Simplemente haga clic y escriba para agregar nuevas tareas, establecer fechas de vencimiento o agregar notas, y márquelas cuando haya terminado. Puede aumentar la productividad con teclas de acceso directo. Por ejemplo, con Shift + T, puedes crear una tarea basada en el mensaje abierto.

Use un documento de Google: Puede habilitar la función Crear un documento en los laboratorios de Gmail. Abre un correo electrónico. Haga clic en Más - Crear un documento. El cuerpo del correo electrónico se copia automáticamente en Google Doc. Si tienes atajos de teclado en Gmail, puedes presionar sol y W abrir un documento de Google en blanco mientras está en un correo electrónico.

Crea tu personalidad en una firma

Así es como se ve mi firma oficial de Gmail. Esto fue creado con WiseStamp Cómo darle vida a sus firmas de correo electrónico con WiseStamp Cómo darle vida a sus firmas de correo electrónico con WiseStamp WiseStamp le permite crear múltiples firmas de correo electrónico personalizadas para todas las cuentas estándar de correo web, incluidos Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail y AOL Mail. Además de los datos personales estándar y el perfil de redes sociales ...; la cuenta gratuita le permite crear dos firmas, por lo que tengo una para correos electrónicos personales y otra para el trabajo. Mi firma tiene enlaces a mis perfiles de Twitter, LinkedIn, Facebook y Google+. Con una firma simple, no solo ofrezco mi ID de correo electrónico como referencia de contacto, sino también a otros en los que me pueden contactar. Una firma basada en el perfil ayuda a crear un correo electrónico más profesional y actúa como un puente para las redes sociales. Incluso puede promocionar su trabajo. Las 2 formas fáciles de promover su última publicación de blog con una firma de correo electrónico. Las 2 maneras fáciles de promover su última publicación de blog con una firma de correo electrónico con solo una firma de correo electrónico..

¿Has oído hablar de plantillas??

Se pueden manejar bastantes correos electrónicos que se envían con respuestas repetitivas. Gmail Labs tiene una función llamada Respuestas enlatadas que, como su nombre indica, puede usarse para dar respuestas instantáneas y estándar a correos electrónicos comunes.

Activar respuestas enlatadas de Configuración - Laboratorios - Respuestas enlatadas. Haga clic en Guardar cambios. Redacte un nuevo correo electrónico o una respuesta, haga clic en el botón Respuestas enlatadas que se encuentra justo debajo de la línea de asunto. Su primera respuesta enlatada está configurada. Puede configurar múltiples respuestas enlatadas que pueden usarse como plantillas para correos electrónicos comunes. Mark abordó los usos de las respuestas enlatadas en dos artículos hace unos años, que sigue siendo válido hoy:

• Ahorre tiempo con las plantillas de correo electrónico de Gmail usando “Respuestas preparadas” Ahorre tiempo con las plantillas de correo electrónico de Gmail usando "respuestas enlatadas" Ahorre tiempo con las plantillas de correo electrónico de Gmail usando "respuestas enlatadas"
• Crear una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail Crear una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail Crear una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail

No molestar: apague las notificaciones

La eficiencia del correo electrónico se trata de lo que envía y también de lo que invita. Cada sitio al que inicia sesión con un correo electrónico tiene notificaciones habilitadas de forma predeterminada. No hay nada que sea tan asesino de la productividad como el flujo constante de notificaciones de Facebook, Twitter, Google+, Pinterest y similares. Apágalos. ¿Necesita notificaciones cuando visita los propios sitios? Date cuenta de que es fácil perder el enfoque y es muy difícil recuperarlo.

Siéntate un día ... y cancela la suscripción

Uno de los principales culpables del desorden del correo electrónico son los boletines, las suscripciones profesionales y las fuentes de noticias. Si realiza una auditoría de todo a lo que se ha suscrito, es posible que la mayoría de ellos sean innecesarios. Pero se han convertido en el bosque para el que te faltan los árboles. La bandeja de entrada prioritaria de Gmail La bandeja de entrada prioritaria de Gmail resuelve el problema de Bacn La bandeja de entrada prioritaria de Gmail resuelve el problema de Bacn ayuda en cierta medida. Pero la mejor manera es darse de baja manualmente. Lleva mucho tiempo, pero obtienes una bandeja de entrada más limpia. También puede administrar sus suscripciones utilizando servicios como - Unroll.me y Swizzle

Deshazte de los hilos

Las conversaciones en cadena son geniales. Facilitan la lectura del correo electrónico, pero también tienen la costumbre de convertirse en una cadena larga, a veces difícil de manejar. Es posible que haya notado que la mayoría de los correos electrónicos generalmente tienen toda la conversación en el último correo electrónico enviado / recibido. Por lo tanto, puede conservar solo el último correo electrónico y eliminar el resto que vino antes.

Ser breve

Una de mis manías son las respuestas de una sola palabra que no dicen nada más que un “Okay”, o un “Gracias”. Abrirlos y leerlos le quita una fracción de minuto y durante un día ocupado, podría sumar. Sí, pero mantenga sus correos electrónicos breves. Ayuda tanto al remitente como al receptor. Recorte su correo electrónico para que aborden lo esencial. Además, estructura tu correo para una mejor legibilidad. El uso de puntos con viñetas o párrafos bien definidos ayuda a escanear un correo electrónico más rápido. Es bueno recordar la regla de cinco oraciones de Guy Kawasaki -

“Todo lo que debe hacer es explicar quién es usted, qué quiere, por qué debería obtenerlo y cuándo lo necesita.”

Y luego, el siguiente consejo es siempre sacrosanto.

Sujeto ... sujeto ... sujeto

En mi experiencia, me he perdido correos electrónicos importantes. También he abierto correos electrónicos que parecía importante. Ambos tenían una cosa en común: una línea de asunto mal construida. Toma unos segundos pensar una línea de asunto inteligente que refleje el mensaje. Nuevamente, ayuda tanto al remitente como al receptor, ya que es más fácil recuperar el correo electrónico más tarde, ya sea con una búsqueda o incluso de forma manual. Recuerda - “Jajaja” no es un tema!

Mira ma, sin manos!

La eficiencia del correo electrónico desafortunadamente requiere lo contrario. Su eficiencia mejorará drásticamente si aprende los atajos de teclado en lugar de depender del clic del mouse. Los clientes de escritorio como Outlook y Thunderbird admiten accesos directos de teclado, y con ellos es fácil navegar a través de los hilos de conversación. ¿Qué hay de Gmail? Estos consejos deberían cubrirlo todo, y algunos más:

• DESCARGAR Atajos útiles de Gmail
• Atajos de teclado para Gmail: una extensión útil que lo guía sobre los atajos de teclado para su cuenta de Gmail [Chrome]
• Aprenda rápidamente los atajos de teclado de Gmail con KeyRocket para Gmail Aprenda rápidamente los atajos de teclado de Gmail con KeyRocket para Gmail Aprenda rápidamente los atajos de teclado de Gmail con KeyRocket para Gmail Obtenga el máximo provecho de Gmail aprendiendo todos sus atajos de teclado. Con Keyrocket para Gmail, se le mostrará una notificación cada vez que use el mouse en lugar de un atajo de teclado, ayudándole ...

Los correos electrónicos son tal vez como el tipo de socios con los que no quieres vivir, pero que tampoco puedes vivir sin ellos. Pero al igual que cualquier socio, también puede ser uno para su productividad. Necesitamos jugar bien. Gestión del correo electrónico 6 trucos simples para reducir el estrés del correo electrónico 6 trucos simples para reducir el estrés del correo electrónico Tratar con el correo electrónico es la mejor parte de mi día. Nunca dijo nadie. ¿Necesita todos los consejos que puede obtener para administrar su bandeja de entrada de correo electrónico? ¡Podemos ayudarte! ha sido uno de nuestros temas favoritos aquí en MakeUseOf.com. No le faltarán consejos, pero más que eso esperamos los suyos. Dos advertencias aquí: he basado la mayor parte de esta publicación en Gmail, ya que es la opción popular, y también he evitado mencionar el uso de carpetas, etiquetas y filtros, y otros consejos de flujo de trabajo más obvios.

Entonces, ¿cuál es la mejor sugerencia que puede ayudarnos a todos a enviar correos electrónicos de manera más eficiente??

Crédito de la imagen: dibujos animados a través de Shutterstock | si pudieras enviarme un correo electrónico a través de Shutterstock