10 consejos para cada usuario de Dropbox que quiera compartir un archivo

Si trabajas en una computadora, en un equipo de personas, o si eres un profesional independiente, Dropbox es la parte predeterminada de tu vida ahora. Pero Dropbox es mucho más que un simple lugar para guardar y sincronizar sus archivos de trabajo 15 cosas que no sabía que podía hacer con Dropbox 15 cosas que no sabía que podía hacer con Dropbox Los servicios de almacenamiento en la nube han ido y venido, pero Dropbox es probablemente el que lleva más tiempo aquí. Y ahora ha mejorado su juego con una serie de nuevas características. Vamos a explorar. entre su computadora portátil y dispositivos móviles.

Dropbox se ha convertido en un ecosistema para colaborar en proyectos, recopilar documentos y compartir archivos importantes. Pero a medida que toda su vida laboral se traslada a Dropbox, puede ser difícil administrar las diferentes partes de Dropbox. La estructura de carpetas simplista definitivamente no ayuda cuando desea compartir sus archivos. Ahí es donde entran nuestros consejos y trucos..

1. Comparta instantáneamente cualquier archivo con cualquier persona

Dropbox solía tener un sistema separado para compartir archivos desde su cuenta de Dropbox. Tenías que usar la carpeta Public y automáticamente generaría enlaces públicos para cualquier cosa en la carpeta. Ahora, Dropbox ha simplificado el flujo de trabajo.

Ahora hay varias formas de compartir un archivo o carpeta en Dropbox.

Al ver un archivo, puede ir rápidamente a Compartir sección y crea un enlace. Ahora cualquiera con el enlace puede acceder al archivo.

Si está buscando colaborar con personas en un archivo o una carpeta, es mejor agregarlos directamente al uso compartido de Dropbox.

2. Restaurar archivos borrados

¿Eliminó accidentalmente un archivo de Dropbox? No se preocupe, hay una manera fácil de recuperarlo, siempre que hayan transcurrido menos de 30 días desde el proceso de eliminación. Si desea conservar los archivos eliminados hasta 120 días, deberá actualizar a Dropbox Professional.

Abra el sitio web de Dropbox, vaya a Archivos sección y haga clic en Recientemente eliminado. Al igual que la Papelera de reciclaje en su computadora, verá una lista de archivos que ha eliminado recientemente. Seleccione los archivos revenant y haga clic en el Restaurar botón para devolverlos a su lugar original.

3. Volver a una versión anterior de un archivo

Una de las mejores características de Dropbox es su historial de revisiones. Si es escritor o editor, apreciará la facilidad con la que puede volver instantáneamente a una versión anterior del mismo documento..

Haga clic en el botón de menú al lado del archivo y seleccione Historial de versiones. Verá una lista de cada versión diferente del archivo que guardó Dropbox, junto con la marca de tiempo y el usuario que realizó el cambio. Haga clic en una versión para obtener una vista previa. Utilizar el Restaurar botón para volver a él.

4. Solicitud de archivos

Si está utilizando Dropbox para recopilar diferentes tipos de archivos de diferentes usuarios, la función Solicitar archivos La forma más fácil de recibir archivos directamente en Dropbox La forma más fácil de recibir archivos directamente en Dropbox Recibir archivos de otros nunca ha sido tan fácil gracias a este nuevo y Impresionante característica de Dropbox. te ahorrará mucho tiempo Con esta función, puede crear un enlace y una carpeta única asociada a él..

Puede enviar este enlace a cualquiera y ellos pueden agregar cualquier archivo a la carpeta. Ni siquiera necesitan ser usuarios de Dropbox.

Desde la barra lateral, haga clic en Solicitudes de archivo y luego usar el Solicitar archivos botón para comenzar. Ingrese el nombre de la carpeta, dónde guardarla, establecer una fecha límite, generar el enlace y enviarlo!

5. Destaca las carpetas importantes para un acceso rápido

Dropbox puede ser un repositorio de todos sus archivos de trabajo importantes, documentos de archivo, documentos domésticos e incluso su biblioteca de fotos. Si simplemente usa la estructura de carpetas de Dropbox para organizarlo todo, pasará mucho tiempo buscando la carpeta correcta.

Aquí es donde entra el protagonismo. Elija un par de carpetas que usa con frecuencia y Estrella ellos. La próxima vez que abra el sitio web de Dropbox o la aplicación, verá estas carpetas en la parte superior.

6. Guardar archivos para uso sin conexión

No puede estar conectado a Internet todo el tiempo. Es una buena idea guardar un par de archivos importantes para su uso sin conexión. Si usa una cuenta de Dropbox Basic, puede guardar archivos individuales sin conexión (usando la aplicación iOS y Android), de forma gratuita. Para guardar carpetas, deberá actualizar a una cuenta de Dropbox Professional.

Toque el botón de menú cuando esté viendo un archivo y toque el Hacer disponible sin conexión botón para guardar el archivo en su dispositivo.

7. Utilice la sincronización selectiva para ahorrar espacio de almacenamiento

Una vez que haya instalado Dropbox en su Mac o PC con Windows, diríjase a Configuraciones y encontrar el Sincronización selectiva opción. Con esta función, puede elegir sincronizar solo un número seleccionado de carpetas con su computadora en lugar de toda su cuenta de Dropbox.

Esta es una buena manera de asegurarse de que su copia de seguridad de fotos u otros archivos grandes no ocupen espacio en su computadora.

8. Cambiar URL para obtener el enlace de descarga directa

Aquí hay un pequeño truco genial para evitar la interfaz de usuario de Dropbox para obtener una vista previa de un archivo. En lugar de esquivar una ventana emergente que le pide que inicie sesión en Dropbox, simplemente cambie un poco la URL. Al final de una URL compartida de Dropbox, reemplace el “dl = 0” parte con “dl = 1“. Vuelva a cargar y el archivo se descargará al instante.

9. Use autenticación de 2 factores y bloqueo de PIN

Si eres como yo, estás usando Dropbox para sincronizar no solo documentos importantes sino también una bóveda de contraseñas para servicios como 1Password Los 5 mejores administradores de contraseñas para tu iPhone Los 5 mejores administradores de contraseñas para tu iPhone ¿Luchas para recordar tus contraseñas? Necesitas un administrador de contraseñas. Aquí están los mejores administradores de contraseñas para tu iPhone. . Esto significa que querrás proteger tu cuenta de Dropbox. Y una contraseña compleja no es suficiente.

Lo mejor que puede hacer es habilitar la autenticación de 2 factores (con un SMS OTP o Google Authenticator). Ir a tu Configuraciones personales > Seguridad y encender Verificación de dos pasos.

En su teléfono iPhone o Android, vaya a Configuraciones sección de la aplicación Dropbox y habilite la función de bloqueo. Puedes usar un bloqueo de PIN, huella dactilar o incluso autenticación de Face ID en tu iPhone X ¿Es buena la Face ID en el iPhone X? ¿Face ID en el iPhone X es bueno? Se fue el botón de inicio. Atrás quedó el escáner de huellas digitales. Es hora de dar paso a Face ID. .

10. Escanear documentos directamente a Dropbox

Dropbox es probablemente donde terminan sus documentos escaneados. No importa si usa una aplicación de escáner de terceros como CamScanner Escanee documentos en su teléfono con CamScanner para Android Escanee documentos en su teléfono con CamScanner para Android Puede usar esta práctica aplicación para escanear cualquier documento directamente desde su teléfono. . Ahora, puede eliminar al intermediario y cargar directamente documentos escaneados utilizando la aplicación Dropbox en su iPhone o teléfono inteligente Android.

Después de abrir la aplicación, toque el + botón y seleccione Escanear documento. Siga las indicaciones en la pantalla para capturar una imagen y convertirla a formato de documento escaneado. Luego, elija dónde desea guardar el documento.

Ahora, Master Dropbox Paper

Ahora que ya tienes una idea de Dropbox, es hora de adquirir Dropbox Paper. El papel es la respuesta de Dropbox a Google Docs. Es una versión moderna de una herramienta de colaboración de documentos y en realidad es bastante agradable. En muchos sentidos (el diseño, las menciones, la gestión de tareas incorporada), es francamente mejor que Google Docs 11 Razones convincentes para probar Dropbox Paper 11 Razones convincentes para probar Dropbox Paper Tenemos 11 razones de peso para que pruebes Dropbox Paper. La nueva herramienta de documentos en línea ha tenido un buen comienzo con características para uso personal y trabajo colaborativo.. .