Harry James
0 
1445
168
A veces, las cosas más pequeñas marcan la mayor diferencia. Establezca la duración de la Recuperación automática a la perfección y podrá recuperar un documento sin guardar sin aleteo. Intenta eso con una tarea de verano.
Microsoft Office 2016 presenta un frente simple, pero debajo de todo es un potente motor con muchos engranajes y tuercas. Muchas de las características de Office están ocultas. 10 características ocultas de Microsoft Word que le facilitarán la vida. 10 características ocultas de Microsoft Word que le facilitarán la vida. Microsoft Word no sería la herramienta sin sus características productivas. Aquí hay varias características que pueden ayudarlo todos los días. porque no sabemos sobre ellos Y si no los conocemos, entonces no podemos usarlos para nuestra productividad.
Este artículo trata sobre eso: descubrir características poco conocidas de Microsoft Office. Pero no puedo profundizar en su importancia sin extraer sus beneficios para usted. Entonces, aquí está mi intento de explicar “extraño” Características de Microsoft Office de la manera más simple posible.
1. Dime
Para Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 y Access 2016.
Ya no es tan poco conocido como el nuevo “Dime que quieres hacer” Esta es quizás la mejora más útil en Microsoft Office 2016 13+ razones por las que debe actualizar a Microsoft Office 2016 13+ razones por las que debe actualizar a Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 está aquí y es hora de que tome una decisión. La pregunta de productividad es: ¿debería actualizar? Le brindamos las nuevas funciones y las razones más frescas para ayudarlo ... El campo de texto en la cinta de opciones es la forma más rápida de acceder a las funciones que desea utilizar o las acciones que desea realizar. Escriba una palabra o frase natural que se relacione con lo que desea hacer y el cuadro responde con un menú desplegable con coincidencias sugeridas. Seleccione la función que considere correcta y Office abre el cuadro de diálogo correcto para ayudarlo a hacerlo.
Piense en ello como una forma más dinámica de obtener ayuda en cualquier comando de Office. Puede continuar ayudando haciendo clic en Obtenga ayuda sobre como se muestra en la captura de pantalla anterior. Eso abre el visor de ayuda tradicional.
2. Mantenga la fecha y hora del documento actual
Para Word 2016 y PowerPoint 2016.
Agregar la fecha actual a su documento es tan simple como escribir y permitir que Microsoft Office complete automáticamente el resto. Cuando reutiliza el mismo documento en otra fecha, cambiar la fecha y la hora es una tarea pequeña para una sola fecha, pero una grande si ha agregado algunas más. Por ejemplo, en el pie de página de cada página.
También es algo que podrías olvidar. Microsoft tiene una función simple que actualiza la fecha automáticamente. Eso es suficiente para salvarte de tu olvido.
Coloque el cursor donde desea insertar la fecha. Luego ve a Cinta de opciones> Insertar> Fecha y hora.
En el cuadro de diálogo, elija el formato de fecha que desea usar. Habilitar el Actualizar automáticamente casilla de verificación para garantizar que la fecha se mantenga actualizada cada vez que abra el documento.
3. Piezas rápidas
Para Word 2016.
Las partes rápidas son “Bloques de construcción” disponible en Word y Outlook. Piense en ellas como plantillas que aún no han crecido. Como su nombre lo indica, son piezas reutilizables de cualquier contenido que desee usar en Microsoft Word. Pueden ser párrafos de texto únicos o múltiples, cuadros de texto, tablas, listas, portadas, marcas de agua, bibliografías o cualquier otra forma de contenido. Estos bloques de construcción, como cualquier plantilla reutilizable, pueden ahorrar mucho tiempo, especialmente en áreas donde los formatos y el contenido son repetitivos.
En Word y Outlook, use la Galería de piezas rápidas para almacenar estos fragmentos de contenido reutilizables. Ir Cinta> Insertar lengüeta > Texto Grupo > Piezas rápidas.
El menú desplegable incluye tres tipos diferentes de Quick Parts y el Building Block Organizer. El Autotexto puede ser inmediatamente útil, ya que le permite reutilizar cualquier contenido una y otra vez como un acceso directo. Por ejemplo, estoy usando “Microsoft Office” como Autotexto para evitar escribirlo repetidamente en este documento.
Para guardar cualquier cosa en la Galería de piezas rápidas, seleccione el contenido. Hacer clic Insertar> Piezas rápidas, y luego haga clic Guardar selección en la galería de piezas rápidas. Cambie el nombre y agregue una descripción si lo desea. Hacer clic Okay.
Para reutilizar esta porción de contenido, coloque el cursor en la ubicación correcta de su documento, haga clic en Insertar> Piezas rápidas, y luego elija la selección guardada.
Utilizar el Organizador de bloques de construcción enumera todos los componentes básicos disponibles en Word. Siempre puede editar sus propiedades, eliminar e insertar nuevos bloques de construcción.
Este artículo de soporte de Microsoft Office explica brevemente los diferentes tipos de partes rápidas.
4. Marca de agua
Para Word 2016.
Las marcas de agua se pueden usar para establecer una marca o como medida de seguridad. Incluso puede usar texto o una imagen para mostrar el estado de un documento. Una marca de agua común es “Borrador”.
Ir Cinta de opciones> Diseño> Marca de agua. Use cualquiera de las cuatro marcas de agua predeterminadas o cree las suyas propias.
Hacer clic Marca de agua personalizada> Marca de agua de texto. Seleccione uno de la lista o escriba su propio texto. Luego, modifique la marca de agua configurando la fuente, el diseño, el tamaño, los colores, la orientación y la transparencia..
Hacer clic Marca de agua personalizada> Marca de agua de imagen y busque una imagen. Se ilumina automáticamente para no interferir con el texto del documento a menos que desactive la casilla Fracaso caja.
Puedes guardar tus creaciones en el Galería de marca de agua. Tenga en cuenta que el comando Marca de agua personalizada solo está habilitado en la vista Imprimir.
Crear marcas de agua en Excel 2016 y PowerPoint 2016 no es tan automático como muestra la información de soporte.
5. Facilidad de lectura Flesch
Para Word 2016 y Outlook 2016.
¿La forma más rápida de hacer que sus documentos y correos electrónicos sean más legibles? Use el puntaje de legibilidad para medir el nivel de legibilidad de sus documentos Cómo obtener el puntaje de legibilidad de cualquier documento de Word Cómo obtener el puntaje de legibilidad de cualquier documento de Word Saber lo difícil que es entender su documento puede ayudarlo a convertirse en un mejor escritor. Aquí le mostramos cómo hacer que Microsoft Word le brinde información de legibilidad. . Word y Outlook usan dos medidas:
- Prueba de facilidad de lectura de Flesch
- Prueba de nivel de grado de Flesch-Kincaid
los Facilidad de lectura prueba mide el número promedio de sílabas por palabra y palabras por oración en una escala de 100 puntos. Cuanto más alto sea el puntaje, más fácil será comprender el documento. Apunte a la gama 60-70.
los Nivel de grado la prueba compara el contenido con los niveles escolares de EE. UU. Por ejemplo, un puntaje de 7.0 significa que un alumno de séptimo grado puede entender el documento. Apunte de 7.0 a 8.0.
En Word: vaya a Cinta de opciones> Archivo> Opciones y haga clic Pruebas.
Debajo Al corregir ortografía y gramática en palabra, Asegúrate que Revisar gramática con ortografía casilla de verificación está seleccionada.
Seleccionar Mostrar estadísticas de legibilidad.
(En Outlook: vaya a Archivo> Opciones y haga clic en Correo> Redactar mensaje> Ortografía y Autocorrección.)
Después de Corrector ortográfico, el cuadro de diálogo mostrará el nivel de legibilidad del documento.
6. Vista de marcado simple
Para Word 2016.
Uso de documentos de oficina Cambio de camino para monitorear los cambios cuando un equipo colabora en un documento. Estos incluyen indicadores como ediciones de contenido, cambios de formato, comentarios y otras inserciones y eliminaciones. Cuantos más autores haya en un documento, mayor será el desorden visual. Ir Cinta de opciones> Revisar> Seguimiento grupo para ajustar los cambios que se supervisan.
Si cree que el documento es difícil de leer, enciéndalo Marcado simple. El desorden visual desaparecerá, y solo una vertical roja cerca del margen indicará que se han realizado cambios. Word muestra un pequeño globo para un comentario.
Al hacer clic en la barra vertical roja (se convierte en una barra vertical gris), el documento vuelve a Todas las vistas de marcado con todos los cambios seguidos visibles de nuevo. Haga clic en la barra gris para volver a alternarla Marcado simple ver.
7. Línea de firma
Para Word 2016, Excel 2016 y PowerPoint 2016
Una línea de firma es un marcador de posición simple para un documento que planea enviar digitalmente o imprimir. Pero viene con un beneficio más. Puede incluir su información personal o cualquier otra instrucción para el firmante que considere necesaria.
Ir Cinta de opciones> Insertar> (Grupo de texto)> Línea de firma.
La línea de firma se puede personalizar desde Configuración de firma caja.
El firmante puede usar sus ID digitales para firmar el documento haciendo clic derecho en el marcador de posición y haciendo clic Firmar.
Si no está utilizando una firma digital, puede crear su propio formato de firma y guardarlo como un componente básico y reutilizarlo desde Quick Parts en cada documento.
8. Firma digital invisible
Para Word 2016, Excel 2016 y PowerPoint 2016.
Las firmas digitales no son firmas electrónicas ¿Es legal su firma electrónica en todo el mundo? ¿Es legal su firma electrónica en todo el mundo? ¿Las firmas electrónicas son válidas y legales en todo el mundo? ¿Son más preferibles a la firma manuscrita entintada en un mundo sin papel? Nos fijamos en lo que dice la ley a nivel mundial. . Son herramientas de autorización más potentes y están encriptadas para proteger sus documentos. Puede agregar sus propias firmas digitales invisibles en Word, Excel o PowerPoint para proteger un documento.
Obtenga una identificación digital propia. Microsoft se ha asociado con algunos servicios de firma digital más aparte de DocuSign.
Ve a la Pestaña Archivo> Información> Proteger documento, Proteger libro de trabajo o Proteger presentación y haga clic Agregar una firma digital.
En el Firmar cuadro de diálogo, indique el motivo de la firma en el Propósito cuadro y haga clic Firmar.
Después de firmar digitalmente el documento, aparece el botón Firmas y el archivo ahora es de solo lectura para evitar modificaciones.
Este artículo de soporte de Microsoft explica el método para Outlook 2016.
9. Comprobador de accesibilidad
Para Word 2016, Excel 2016 y PowerPoint 2016.
Accessibility Checker te ayuda a crear contenido legible para personas con discapacidades. Se muestra como un informe de problemas que encuentra en un documento, y también explica por qué cada problema podría ser un problema para alguien con una discapacidad.
Por ejemplo, a una imagen que le falta texto alternativo, será difícil para un lector de pantalla y una persona con discapacidad visual. También se proporcionan soluciones que lo ayudan a crear documentos sin errores para todos y no solo para alguien con discapacidad.
Ir Archivo> Información. Cualquier problema de accesibilidad se mostrará como un mensaje al lado del Verificar problemas botón.
Para ejecutar y reparar los problemas en su archivo, haga clic en Verificar problemas> Verificar accesibilidad.
El panel de tareas del Comprobador de accesibilidad muestra posibles problemas y soluciones sobre cómo solucionar cualquier problema en los documentos.
Ejecutar un documento a través de una verificación de accesibilidad a menudo revela errores que pueden hacer o deshacer un documento profesional. Por ejemplo, faltan encabezados o problemas de formato.
10. Archivos PDF etiquetados
Para Word 2016, Excel 2016 y PowerPoint 2016.
PDF etiquetado no es lo mismo que agregar “etiquetas” para organizar archivos PDF. Un PDF etiquetado es una función de asistencia para crear archivos PDF más fáciles de usar. Haga que sus archivos PDF sean más accesibles y fáciles de leer con estos consejos. Haga que sus archivos PDF sean más accesibles y fáciles de leer. Estos buenos PDF deben ser accesibles para comunicar ideas. siga estos consejos para asegurarse de que su documento llegue al objetivo. de Microsoft Office. El PDF etiquetado también es importante para crear documentos reembolsables que funcionan en todo tipo de pantallas. De la manera más simple, “Etiquetas” Definir la estructura de un PDF. Piense en ellos como mapas que explican las relaciones lógicas entre los diferentes elementos en un documento PDF complejo. Por ejemplo: listas, tablas e imágenes..
Microsoft explica los conceptos básicos de los archivos PDF etiquetados:
El etiquetado agrega una capa de información llamada “semántica” a un documento PDF, que indica qué tipos de objetos están incluidos [en] un archivo, por ejemplo: encabezados, párrafos, imágenes y tablas. Cuando guarda su archivo como PDF, la semántica se identifica y etiqueta por la aplicación de Office que está utilizando y se agrega al archivo.
Microsoft Office etiqueta automáticamente el documento cuando se convierte a PDF, pero debe tener en cuenta la configuración que lo controla.
Hacer clic Archivo> Guardar como y busca una ubicación.
En el Guardar como cuadro de diálogo, elija PDF en el Guardar como tipo lista.
Haga clic en Mas opciones. En el Guardar como cuadro de diálogo, nuevamente elija PDF y haga clic en el Opciones botón. Asegurar la Etiquetas de estructura de documento para accesibilidad casilla de verificación está seleccionada y haga clic Okay.
Las características poco conocidas son los estímulos de productividad
Piense en una característica poco común que descubrió de un consejo. Tal vez, era un atajo de teclado pequeño. 60 Atajos de teclado esenciales de Microsoft Office para Word, Excel y PowerPoint 60 Atajos de teclado esenciales de Microsoft Office para Word, Excel y PowerPoint. Cientos de atajos de teclado están disponibles en Office, pero estos son los más importantes. debes saberlo porque te ahorrarán mucho tiempo. o algo más fuerte como el cifrado o la protección con contraseña Cómo proteger con contraseña y cifrar sus archivos de Microsoft Office Cómo proteger con contraseña y cifrar sus archivos de Microsoft Office ¿Le importaría si alguien se asoma a través de sus cuadernos OneNote o tiene acceso a sus documentos de Word? Si su respuesta es sí, permítanos mostrarle cómo proteger sus archivos de Office. . Tal vez, es la capacidad de publicar sus documentos de Office en Docs.com.
Cada nueva característica incorporada a nuestros flujos de trabajo personales no solo nos hace apreciar un software, sino que también agrega un paso a nuestra curva de aprendizaje.
Ahora es su turno de contarnos sobre la característica de Microsoft Office que es casi tan importante como su mano derecha. ¿Cuántas de las características anteriores de la lista anterior fueron “nuevo” para ti?